Ален Дэвид » Getting Things Done

Ветра и воды всегда помогают умелым капитанам.  

Эдвард Гиббон  

Традиционный подход к тайм-менеджменту и самоорганизации был актуален в былые времена. Он действительно давал дельные рекомендации по поводу организации труда ещё тогда, когда он трансформировался из обслуживания линий сборки в новый вид работы, где необходимо было принимать решения, что и когда делать. Когда же время само по себе превратилось в средство производства, персональные календари стали основным рабочим инструментом. (Ещё в конце 80-х многие специалисты считали карманный ежедневник вершиной самоорганизации, но даже и сегодня многие люди считают его главным инструментом самоконтроля). Вместе с дискретизацией (discretionary) времени появилась и необходимость принимать правильные решения о том, что надо делать. «АВС»-листы приоритетов и «to-do» – списки заняли позиции ключевых техник, которые люди использовали, чтоб разобраться и принять осмысленное и логичное решение.  

Вы, должно быть, убедились, что ежедневник, несмотря на то, что он действительно немаловажен, на самом деле помогает организовать лишь малую часть ваших дел. Да и ежедневные «to-do» – списки и листы приоритетов оказались неспособны справиться с полным объемом разнородных дел, которые приходится решать каждому профессионалу. Рабочий день множества людей состоит из десятков и даже сотен писем, и нет никакой возможности проигнорировать ни одну просьбу, ни одну жалобу и ни одно распоряжение. Очень немногие могли бы (да и должны бы были) распределять свои обязанности в три колонки приоритетов. А, В и С, или составить «to-do» – список, не опасаясь, что первый же телефонный звонок или распоряжение начальника не дискредитируют весь этот план.  

Наполеоновские планы против каждодневной серости.  

С другой стороны множество книг по менеджменту, методов, семинаров и гуру пропагандируют «взгляд в перспективу» в качестве решения проблем в этом безумном мире. Когда вы проясните для себя цели и ценности, ваше сознание само начнет выдавать распоряжения, направляя работу в нужное русло. На практике же упражнение по обдумыванию цели не приносит ожидаемых результатов. Я не однажды видел подобные провальные попытки. А случалось это по одной из трех приведенных ниже причин:  

1. В ежедневной рутине слишком много отвлекающих факторов, которые не позволяют сконцентрироваться на более важных позициях.  

2. Неэффективные системы самоорганизации создают огромное подсознательное неприятие к начинанию новых ещё более масштабных проектов, которые, скорее всего, также будут организованы ни к черту и приведут к ещё большим беспорядкам и стрессам.  

3. Когда перспективные приоритеты уже ясны, перед нами откуда ни возьмись возникает целый ряд второстепенных позиций, напоминая о том, что куда гораздо больше вещей требуют перемен. Уже на этом этапе нас начинает раздражать непомерное число дел, за которые надо взяться. А суть работы, суть-то расписана в первых позициях списка приоритетов. Наши приоритеты! Концентрация на приоритетах вам не поможет. Да, они обеспечивают значимость и основное направление движения, но они же создают и дополнительные трудности.  

Концентрация на основных приоритетах и ценностях – это действительно надо, не спорю. Но это вовсе не значит, что делать больше и нечего. Совсем наоборот – это повышает ставки в игре, которую придется вести каждый день. Для менеджера по персоналу, например, решение работать с quality-of-work-life issues с целью привлечь и удержать талантливого сотрудника не упрощает задачи.  

В нашей новой культуре интеллектуального труда есть существенный пробел – система с логичной цепью поведенческих моделей и инструментами, которые работают эффективно только на том уровне, где реально идет работа. А на самом деле система эта должна объединять результаты взгляда в перспективу и детали, все, даже самые мелкие; должна учитывать множество уровней приоритетов; должна контролировать сотни потоков новой информации, поступающих каждый день – должна, в конце концов, упрощать процесс выполнения задач.  

Обещание: «Готовое состояние» мастера восточных единоборств.  

Представьте на секунду, что было бы, если бы ваша самоорганизация действительно постоянно находилась под контролем. Что, если бы вы действительно могли уделить 100 % внимание тому, что выполняете в данный момент, без отвлечений?  

И это возможно. Владеть ситуацией, оставаться спокойным и расслабленным и выполнять значимые дела с минимальными усилиями – все это реально. Ваша способность держать ситуацию под контролем прямо пропорциональна вашей способности расслабляться.  

Вы можете узнать на себе то, что мастера восточных единоборств называют «сознание, кристально чистое, как вода», а атлеты-чемпионы – «зоной», внутри сложного мира, в который мы все вовлечены. На самом деле, все вы испытывали это состояние время от времени.  

В жизни всему удается уделить очень мало внимания: будь то мытье окон или написание шедевра…  

Надя Буланжер.  

Это процесс работы, выполнения и существования, когда сознание ясно и происходят только конструктивные вещи. Это состояние может достичь каждый, каждый, кому необходимо работать эффективно в сложных условиях жизни в двадцатом веке. Вскоре это состояние станет обыкновенным требованием для профессионалов, которые хотят соблюдать баланс и получать существенные позитивные результаты работы.  

Гребец мирового класса, Крейг Ламберт описал ощущение кристально чистого сознания:  

У гребцов есть свое название состояния в отсутствии всякого сопротивления: естественный ход… Вспомните детский восторг от качания на качелях во дворе: легкость движении, импульс, приходящий от самих качелей. Качели несут нас: мы не прикладываем к этому никаких усилий. Мы качаем ногами, чтобы взлететь повыше, но гравитация выполняет основную работу за нас. Мы прикладываем не так уж много усилий, основная работа выполняется сама собой. Лодка несет вас – она будто хочет двигаться быстрее. Наша задача – работать с лодкой в паре – перестать, наконец, останавливать её, силясь разогнаться своими силами. Будете стараться слишком сильно – это замедлит лодку. Попытки становятся стремлением, а стремление дискредитирует само себя. Social Climbers силятся стать аристократами. Но аристократы-то ничего уже не пытаются – они уже аристократы. Также и естественный ход – все происходит само собой.  

Сравнение с кристально чистым сознанием.  

В карате есть символ, обозначающий позицию полной готовности: «кристально чистое сознание». Представьте, как бросают гальку в стоячую воду. Что происходит с водой? Ответ таков: движение воды целиком зависит от силы броска и величины камешка, а потом она вновь становится спокойной. Фонтана не будет, но и отсутствия кругов по воде не ждите.  

В карате важнейшую роль играет скорость удара, а не его сила. Вот почему люди не могут научиться ломать доски и раскалывать кирпичи руками: для этого не надо брутальной силы, а только способность верно установить скорость. Но напряженные руки не могут совершать быстрых движений. Итак, последняя ступень тренировок восточных единоборств требует баланса и расслабленности как ничего другого. Кристальная ясность мысли и гибкость – самое главное.  

Все, что заставляет вас бурно реагировать или реагировать вяло, способно оказывать на вас воздействие. И оказывает. Неадекватный ответ на письмо, напряженный разговор с начальником, с подчиненными, непрочитанные вами журналы, постоянно крутящиеся в голове мысли о невыполненной работе, оставленные без внимания дети – все это приведет к худшим результатам, нежели вы ожидали. Большинство людей, как правило, уделяют больше или меньше внимания, чем следовало бы, вещам, которые того заслуживают, только потому, что они не обладают кристальной ясностью мысли.  

Если ваше сознание пусто, оно в любую минуту готово принять что угодно, оно открыто для всего.  

Сбанри Сузуки  

Можете ли вы прийти в свое «состояние продуктивной работы», когда это необходимо?  

Вспомните, когда вы в последний раз продуктивно поработали. Скорее всего, у вас было чувство, что вы контролируете ситуацию, на вас не давили, вы были сосредоточены на том, что вы делали, время, казалось, пролетело мгновенно (может, это было время обеда?), и вы чувствовали, что существенно приблизились к желаемому результату. Хотели бы Вы это повторить? А если вы чувствуете себя совсем, ну совершенно не так – чувствуете, что утратили контроль над ситуацией, вас выбило из колеи, внимание рассеяно, вам скучно – можете ли вы вернуться в это состояние? Именно теперь все, что заставляет вас бурно реагировать или реагировать вяло может взять над вами верх. И оно это частенько делает.  

Мы можем делать только что-то одно. Счастливчики же могут сделать это, используя только свой внутренний потенциал.  

Мы можем быть в теме.  

Мы можем… можем уделить все свое внимание открывшимся перед нами возможностям.  

Марк  

Методология выполнения окажет сильнейшее влияние на вашу жизнь, показав как сохранять кристальную ясность мысли, работая при этом в полную силу.  

Принцип: эффективные действия с внутренними обязанностями.  

За двадцать лет практики я пришел в банальнейшей истине – главная причина стресса заключается в том, что люди неправильно распределяют и обращаются с обязанностями, «дырами», которые навязывают сами себе и которые им приходится выполнять. Без сомнения, те, кто не находится в состоянии стресса постоянно, смогут легче расслабляться, быстрее концентрироваться и работать с большей энергией, как только они научатся распутывать свои «гордиевы узлы».  

Наверняка вы, не отдавая себе отчета, не раз приводили себе кучу аргументов и доводов, гораздо больше, чем кажется, и каждый из них, пусть даже самый мелкий, был целиком прослежен подсознанием. Это и есть те самые «дыры» и обязательства, которые я определил бы как нечто, отвлекающее ваше внимание, нечто, что крутится совсем не там, где ему быть положено. Такими дырами может стать что угодно, начиная от таких позиции в «to-do» – листе, как «Накормить голодающее Поволжье», через пункт «Нанять нового ассистента» до таких мелочей, как «Заменить электроточилку». Вполне возможно и сейчас у вас на задворках сознания идет больше мыслительных процессов, чем кажется. Подумайте только, как много деталей вам надо продумать, если на вас лежит пусть даже некрупная обязанность. Например, у вас постоянно маячит мысль о том, что надо разобраться со всей электронной почтой и голосовыми сообщениями.  

Все, что лежит не на месте – это «дыра», отвлекающая ваше внимание.  

И уж конечно, существует множество проектов, которые находятся в вашей ведомости, целей, непроясненных ещё задач, да и вообще жизнь, которую надо бы просто прожить.  

И вы установили некий уровень внутренней ответственности за все в вашей жизни и за работу, которая тоже, в общем-то, является «дырой».  

Соберите и рассортируйте все то, что постоянно напоминает о себе, и запланируйте, как со всем этим справиться, если хотите, чтобы ваша работа была эффективной. Несмотря на кажущуюся простоту, большинство людей не представляют, как это можно осуществить.  

Основные требования для организации обязательств.  

Организация обязательств требует выполнения некоторых основных действий и особого поведения:  

§ Во-первых, если вы держите обязательства в голове, то сознание уже не может быть кристально чистым. Все, что вы считаете на данный момент незавершенным, должно быть собрано и упорядочено где-то, но не в голове, в каком-то месте, куда вы будете периодически заглядывать.  

§ Во-вторых, вы должны четко уяснить для себя, в чем состоит ваше обязательство и что именно вы должны проделать, чтобы продвинуться ближе к результату.  

§ В-третьих, когда вы расписали все дела, которые необходимо выполнить, надо расставить на них напоминания.  

Важное упражнение: проверка этой модели.  

Я предлагаю вам расписать на бумаге ваш проект или ситуацию, в которой вы сейчас работаете. Какие позиции вас постоянно раздражают? Что вас отвлекает, а что напротив, интересует? Это может быть рабочий проект, лежащий на вас в данный момент или просто ситуация, которую вам необходимо разрулить, и чем скорее, тем лучше. Возможно, вам предстоит путешествие в качестве отпуска и вам необходимо расквитаться с оставшимися делами. Или же вам в наследство достались 6 миллионов долларов, и вы не знаете, как поступить с наличкой. Без разницы.  

Понятно? Отлично! Теперь, в одном предложении опишите успешный результат, к которому вы стремитесь. Иначе говоря, как все должно выглядеть, чтоб вы смело могли сказать «работа окончена». Можно написать что-то просто, вроде «уехать в отпуск на Гаваи», «разрулить ситуацию с заказчиком ХХХ», «Пересмотреть ситуацию в школе у Сьюзан», «Прояснить новую структуру разделения менеджмента». Все понятно? Супер!  

Теперь запишите ваше следующее действие, которое вы собираетесь предпринять, чтобы сделать первый шаг в деле. Вам вообще уже больше нечего делать, но вы застопорились на этом. Что сейчас сделаете? Какой совершите шаг? Может, возьмете трубку и позвоните? Может, напишите электронное письмо? Сядете за стол, вооружившись ручкой и бумагой, и устроите сам с собой мозговой штурм? Поговорите с супругом, с секретарем, с адвокатом, с начальником? Пойдете в магазин стройматериалов и купите гвозди? Что?  

Ответили на этот вопрос? Двигаемся дальше.  

Была ли для вас польза в тех двух минутах размышлений? Если вы, как и большинство слушателей моих семинаров, выполнили это упражнение, то это уже поможет вам, по крайней мере, расслабиться, сконцентрироваться и наладить усиленный контроль. Вы также получите неплохую мотивацию предпринять что-либо по проблеме, о которой вы до этого едва ли задумывались.  

Если вы извлекли из этого упражнения хоть что-то полезное для себя, задумайтесь: что изменилось? Что такого случилось, что создались улучшенные условия для вашей работы? Проблема уже стала материальной, по крайней мере, в физическом мире вещей. На самом же деле вы просто получили четкий вид результата и вашего следующего действия, не более того. Но что это породило? Ответ: размышление. Не так уж много. Но достаточно для того, чтоб определить вашу обязанность и ресурсы, необходимые, для её выполнения.  

Думайте, как человек дела, действуйте, как человек разума.  

Генри Бергсон.  

Реальный труд интеллектуального труда.  

Добро пожаловать в реальный мир интеллектуального труда, где действует основной принцип: «Должно обдумывать свою работу тщательней, чем вы считает нужным, но не так уж въедливо, как вы с ужасом представляете». Питер Друкер пишет: «В интеллектуальном труде нет задач. Их надо поставить. Каковы ожидаемые результаты работы?» – вот основной вопрос, по которому определяется продуктивность интеллектуального труда. И отвечая на этот вопрос, вы в любом случае рискуете. Обычно, правильного ответа не существует, но есть из чего выбрать. И результаты должны быть четко определены, тогда работа будет эффективной.  

Большинство людей жалеет сил на то, чтобы прояснить для себя свои проблемы и дела. Нас никогда нигде не учат, что прежде, чем приступать к работе, необходимо её обдумать: большая часть дневных перемещений уже определена за нас горой вещей, которые ещё не сделаны. Они наваливаются на нас, как только мы приходим на работу; это семья, которую нужно кормить; грязное белье, которое нужно перестирать; дети, которых надо хорошо одеть. Очень немногие считают своим долгом конструктивное обдумывать желаемый результат. На самом деле, обдумывание результата – это самый эффективный способ сделать мечты реальностью.  

Почему дела крутятся в голове.  

Чаще всего причиной того, что что-то крутится в ваших мыслях, является ваше желание изменить это что-то, однако:  

§ Вы ещё не определил четко желаемый результат  

§ Вы ещё не решили, каким будет ваш следующий шаг, что вы собираетесь предпринять  

§ Вы не поставили напоминания.  

Постоянное, непродуктивное раздумывание над делами, которые следовало бы сделать – это самый прожорливый поглотитель времени и сил.  

Келли.  

Вот почему это постоянно крутится у вас в мыслях. До тех пор, пока мысли не упорядочились, решения не были приняты и желаемые результаты не были рассортированы по привычной вам схеме, вы будете постоянно мысленно возвращаться к проблеме, сознание так просто от неё не отделается. Вы можете обмануть кого угодно, но только не свое сознание. Оно-то уж точно знает, пришли вы или нет к нужным решениям, выписали ли вы желаемые результаты и расставили ли напоминания так, чтобы их легко было редактировать. Пока вы этого не проделали, сознание не отключится. Даже если вы определились со следующим шагом, ваше сознание вас не отпустит, пока вы не поставите напоминания, да так, чтобы точно быть уверенным, что она сработает. Необходимость сделать это будет давить на вас и только усилит стресс.