Ален Дэвид » Getting Things Done

§ Специальные события с определенным временем (Например начало разработки нового продукта)  

§ Регулярные события, к которым вам нужно подготовиться, например, просмотр бюджета, ежегодные конференции, планирование событий или митинги (когда вам нужно добавить «ежегодную конференцию по продажам» следующего года в список «Проекты»?)  

§ Ключевые даты для определенных людей (дни рождения, юбилеи, праздники)  

События, в которых вы хотите принять участие Наверное, вы постоянно получаете напоминания о семинарах, конференциях, социальных и культурных событиях, на которые вы собираетесь сходить. Решите, когда придет время и добавьте напоминание в календарь на конкретную дату – например:  

«Завтрак завтра в обществе предпринимателей»  

«Билеты на распродажу сегодня»  

«Специальное предложение по Австралии сегодня в 20:00»  

«Барбекю в церкви в следующую субботу»  

Если вы хотите сделать что-то из этого, внесите напоминания в свою систему прямо сейчас.  

Катализаторы решений Вам нужно принять важное решение, которое вы не можете (или не хотите) принять сразу. Все в порядке, если вы решили, что дополнительная необходимая вам информация должна прийти из внутреннего, а не внешнего источника (т. е. вам нужно подумать об этом).  

В порядке вещей, если вы решите не решать – в том случае, если у вас есть система для этого.  

(Очевидно, что дополнительные данные, которые вам нужны для принятия решения, должны быть отнесены к «Следующим действиям» или в список «Ожидающие».) Но чтобы перейти на допустимый уровень нерешенности, вам лучше иметь безопасную систему, которой вы можете доверять, чтобы вернуться к ее решению в будущем. Напоминания в календаре могут вам в этом помочь.  

Вот некоторые типичные области в этой категории:  

§ Нанять/уволить  

§ Погрузиться/приобрести/продать/отделить  

§ Поменять работу/карьеру  

Это слишком большой вопрос, я знаю, но забегите впереди спросите себя: «Есть ли такой вопрос, для которого следует создать напоминание в будущем, так чтобы я почувствовал себя комфортно, забыв о нем на некоторое время?» Если есть, поставьте напоминание в календарь.  

«Система Напоминаний»  

Один из элегантных путей для управления тем, что нельзя сделать сейчас, но можно будет сделать в будущем – это «Система напоминаний». Трехмерная версия календаря позволяет хранить физические напоминания того, что вы хотите увидеть или вспомнить – не сейчас, а в будущем. Это может быть очень функциональным, позволяющим вам создать свою собственную почту и «высылать» письма самому себе в назначенный день. Я использую систему напоминаний годами и не могу себе представить, как без нее обойтись.  

Система напоминаний – это простая система папки с файлами, которая позволяет использовать бумагу и другие физические напоминания так, что все, что вы хотите увидеть в определенный день в будущем «автоматически» появляется в ваших входящих.  

Если у вас есть секретарь или ассистент, вы можете доверить как минимум часть этого задания ему или ей, если у него/ее есть рабочая версия подобной системы. Вот типичные примеры:  

§ «Напомни мне эту повестку дня в то утро, когда у меня будет встреча».  

§ «Верни мне это в понедельник для повторного обдумывания».  

§ «Напомни мне о поездке в Гонконг за две недели, и мы спланируем ее».  

Затем каждый день недели нужно вытаскивать и пересматривать папку данного дня.  

Пока вы можете (и наверно, должны) утилизировать данные, чтобы держать их столько, сколько необходимо, я рекомендую это, если вы можете интегрировать это в свою жизнь, создайте свою «Систему напоминаний». В ней много полезных функций, некоторые из них вы можете использовать для себя в тех делах, за которые ассистент не отвечает. Я использую «Систему напоминаний» для управления: покупкой билетов для путешествий и подтверждений; бумажными указаниями к путешествиями, распорядками дня и картами; напоминаниями о событиях, которые приходят по почте; информацией о том, что «возможно, захочу купить» и т. д.  

Хочу подчеркнуть, что «Система напоминаний» требует одной секунды в день, чтобы она работала, а отдача будет значительно больше, чем затраченные усилия.  

Установка «Системы напоминаний»Вам понадобится 43 папки: 31 дневной файл, помеченные от «1» до «31», и еще 12 с названием месяцев года. Дневные файлы хранятся впереди, начиная с файла с завтрашней датой (если сегодня 5 октября, тогда первой будет файл «6»). Дальше следуют файлы с оставшимися днями месяца (с «6» до «31»). После файла «31» следует файл со следующим месяцем («Ноябрь»), а за ним – дневные файлы от «1» до «5». Затем файлы следующих месяцев (с «Декабря» по «Октябрь»). Следующий дневной файл переносится во входящие каждый день, и папка перемещается в конец дневных файлов. Таким же образом, когда впереди оказывается папка с месяцем (31 октября, после того, как вы опустошите файл, следующим будет файл «Ноябрь», а за ним дневные файлы с «1» по «31»), он переносится во входящие и переставляется в конец после других месяцев, чтобы представлять собой ноябрь следующего года. Это вечный файл, и в любое время у вас есть файлы на 31 день и на следующие 12 месяцев.  

Большое преимущество использование папок с файлами для вашей «Системы напоминаний» в том, что они позволяют хранить актуальные документы (формы, которые понадобятся в определенный день, напоминания, которые следует пересмотреть тогда, телефонная записка, которая требует действий в определенный день и т. д.).  

Чтобы эта система работала, нужно обновлять ее каждый день. Если вы забудете опустошить дневной файл, вы перестанете доверять системе важные данные и вам придется следить за ними по-другому. Если вы уезжаете из города (или не имеете доступа к системе на выходных), нужно проверить папки за те дни, когда вас не будет, перед тем, как уехать.  

Проверочные списки: Творческие Напоминания  

Последний вопрос в личной системе организации, который заслуживает внимания, это проверочные списки, те рецепты потенциальных составных частей проектов, событий, ценных областей, интересов и ответственности.  

Самые творческие проверочные списки часто генерируются в конце совещания с командой или компанией. Иногда они появляются, когда вы фокусируетесь на тренировке персонала или приеме на работу.  

Когда я разбираю входящие с клиентами и просматриваю другие вещи, на которых они сконцентрированы, мы постоянно натыкаемся на такие «Напоминания для себя»:  

§ Заниматься более регулярно.  

§ Убедиться, что у нас есть оценочные формы для каждого тренинга.  

§ Проводить больше времени с детьми.  

§ Делать больше профилактического планирования для отдела.  

§ Поддерживать боевой дух в команде.  

§ Убедиться, что мы соответствует корпоративной стратегии.  

§ Следить за оплатой услуг клиентом.  

§ Что делать с этими неясными внутренними обещаниями и областями внимания?  

Сначала отделите обязательные проекты и действия  

Для большей части подобных вещей есть проект и/или действие, которое нужно определить. «Заниматься более регулярно» в действительности переводится для многих людей как «Установить программу регулярных упражнений» (проект) и «Позвонить Салли для предложений о личном тренере» (действие). В таких случаях обязательные проекты и действия должны быть определены и упорядочены в личную систему.  

Но есть и то, что не очень подходит для этой категории.  

Наброски ключевых областей работы и ответственности  

Такие вещи, как «Поддерживать хорошее физическое состояние» или «Физическое здоровье и жизненная сила» должны быть занесены в отдельный проверочный список, который проверяется регулярно. Существует много слоев конечных результатов и стандартов, имеющих психическое воздействие на вас и ваш выбор в любое время, и знать о них, на всех уровнях, это всегда хорошо.  

Ранее я предположил, что существует как минимум шесть уровней вашей «работы», на которую ее можно разделить, и каждый этот уровень заслуживает признания и оценки. При полной проверке всего важного, что у вас есть, и разделении на уровни появится удивительный проверочный лист. Он может включить:  

§ Цели в карьере  

§ Служба  

§ Семью  

§ Отношения  

§ Сообщество  

§ Здоровье и энергию  

§ Финансовые ресурсы  

§ Творческое выражение  

Затем, двигаясь ниже на уровень, рассматривая вашу работу, вы можете захотеть иметь напоминания ключевых областей ответственности, ваших сотрудников, ценностей и т. д. Этот список может содержать:  

§ Боевой дух команды  

§ Процессы  

§ Временные линии  

§ Проблемы персонала  

§ Объем работы  

§ Коммуникацию  

Все эти пункты могут быть включены в списки в вашей личной системе в качестве напоминаний, чтобы держать правильный курс.  

Чем более нестандартная ситуация, тем больше нужно контроля  

Степень, в которой любому из нас следует содержать проверочные листы и внешний контроль, прямо связана с нашим незнанием области ответственности. Если вы давно занимаетесь своим делом, и на вас нет давления для изменений в этой области, возможно, вам понадобится минимальная личная организация извне, чтобы контролировать ситуацию. Вы знаете, когда что должно произойти и как помочь им случиться, и ваша система в отличном состоянии, статус кво соблюден. Однако часто это не так.  

Много раз вы будете обращаться к проверочным листам, чтобы сосредоточиться на нужных вещах, пока вы не вольетесь в то, что делаете. Если ваш исполнительный директор неожиданно исчез и вам нужно будет его заменить, вам понадобится иметь перед собой несколько обзоров и набросков, чтобы быть уверенным, что вы ничего не упустили. И если вы только что наняты на новую позицию, с новой ответственностью, которая еще не вполне вам знакома, вам понадобится структура контроля на первые несколько месяцев.  

Проверочные листы дадут вам знать то, о чем не стоит беспокоиться.  

Много раз я составлял списки областей, в которых работал, временно, пока все не становилось под моим контролем. Например, когда мы с моей женой решили создать новое направление в бизнесе, в котором мы работали много лет, я занялся областями ответственности, с которыми раньше не имел дела – а именно, бухучет, компьютеры, маркетинг, законы и администрация. Несколько месяцев мне потребовалось держать проверочные листы этих ответственностей перед собой, чтобы убедиться, что все пробелы заполнены и все под контролем. Как только управление бизнесом вышло на определенный уровень, мне больше не нужны были эти списки.  

Проверочные списки на всех уровнях  

Будьте открыты к созданию любых видов проверочных листов при первой необходимости. Возможностей масса – от «Главных жизненных ценностей» до «Какие вещи взять в кемпинг». Создание списков по мере необходимости – это одна из сильных и простых процедур, которые вы можете ввести в свою жизнь.  

Чтобы разжечь ваш творческий энтузиазм, вот список некоторых тем для проверочных листов, которые я видел и использовал многие годы:  

Личные ценности  

Области ответственности на работе (ключевые области ответственности)  

Проверочные листы для путешествий (что взять или сделать до поездки)  

Еженедельный обзор (все, что нужно просматривать и/или обновлять еженедельно)  

§ Компоненты обучающих программ (все, что нужно для того или иного события, от начала до конца)  

§ Клиенты  

§ Проверочный список конференции (все необходимое для конференции)  

§ Основные области (ключевые жизненные роли и ответственности)  

§ Ключевые люди в моей жизни/работе (улучшение отношений и развитие возможностей)  

§ График организации (ключевые люди и области для контроля и поддержки)  

§ Личное развитие (что регулярно оценивать, чтобы увидеть личный баланс и прогресс)  

Чувствуйте себя свободно с проверочными листами, специальными и постоянными. Будьте готовы создавать и уничтожать их при необходимости. При правильном использовании они могут очень повысить вашу продуктивность.  

Если вы собрали все открытые дыры в вашей жизни и работе, проработали их по срокам и необходимым действиям, и упорядочили результаты в полную систему, которая содержит текущий и полный обзор – большой и маленький – всех ваших настоящих и «возможных» проектов, тогда вы готовы для выполнения следующей фазы в искусстве продуктивной деятельности без стресса – к процессу просмотра.  

Глава 8. Обзор: поддержка работоспособности системы  

Цель нашей методики – вовсе не разгрузить ваш мозг, а сделать его работу более продуктивной. Чтобы получить желанную свободу и спокойствие, мыслительный процесс должен опираться на фундамент четко организованных обязанностей и дел. Вы должны быть полностью уверены, что вы делаете именно то, что нужно делать в данный момент, а то, что вы сейчас не делаете, делать сейчас и не нужно. Регулярный обзор вашей системы управления рабочим процессом и поддержка её функциональности – вот необходимые условия для осуществления такого рода контроля.  

Скажем, если вы составляете список телефонных звонков, которые вам надо сделать, то до тех пор, пока этот список не будет целиком укомплектован, вы не сможете доверять вашей системе. Вашему сознанию по-прежнему придется лихорадочно запоминать, обрабатывать и напоминать вам о ваших делах и обязанностях. А уж теперь-то вы должны знать, что это у него не очень-то хорошо получается.  

Все это говорит о том, что ваша система никак не может быть статичной. Чтобы оставаться эффективной и актуальной, она должна постоянно перестраиваться под ежедневные нужды и охватывать ситуацию по всем фронтам.  

Вот две основные позиции на данном этапе:  

§ Что и когда вам нужно просматривать?  

§ Что и как часто вам следует проделывать, чтобы убеждаться, что все работает как положено, лишая вас необходимости продумывать и запоминать дела самостоятельно?  

Добротный обзор откроет для вас новый активный и прогрессивный тип мышления в основных сферах жизни. Такой тип мышления проявляется и в ходе сильной концентрации, и в процессе интуитивного мозгового штурма, а регулярный обзор вашей системы управления его ещё и усилит.  

Что и когда просматривать  

Ваша индивидуальная система должна быть построена так, чтобы в любой момент вы могли обратиться к необходимой вам информации. Это, в общем-то, всего лишь здравый смысл, однако очень немногие поддержаивают работоспособность своих систем на высшем уровне.  

Например, если у вас выдалась свободная минутка и в то же время вам необходимо сделать ряд телефонных звонков, не поленитесь взглянуть на их список, быть может, вы сделаете один или пару звонков прямо сейчас, или хотя бы убедитесь что те, которые вы сейчас делать не станете, ещё могут подождать. Если вам с минуты на минуту надо будет бежать на встречу с начальником или с партнерами, просмотрите план этой встречи, чтобы быть в теме. Если вы едете в химчистку, чтобы забрать белье, обратите внимание, не проезжаете ли вы по пути какие-нибудь ещё места, куда вам надо было бы зайти.  

Просмотр нужных дел в нужное время, займет не больше нескольких секунд в день.  

На вопрос «Сколько времени в день вы тратите на просмотр вашей системы», я отвечаю «Столько, чтобы убедиться, что я все делаю правильно». На самом деле: тут две секунды, там – три – и все. Мои списки это в некотором смысле, мой офис – а этого многие просто не понимают. Точно так же как вы прикрепляете желтые клейкие листки возле телефона, я прикрепляю их на списки «Следующих конкретных дел». После того, как вы собрали, обработали и организовали все ваши дела, вам понадобится всего несколько секунд в день для того, чтобы подогнать всю вашу систему под нужды конкретного дня.  

Сначала посмотрите в ежедневнике  

Чаще всего вы будете просматривать ваш ежедневник (или файл напоминаний, если у вас таковой имеется) на предмет «боевых действий» и дел, с которыми надо разобраться. Во-первых, вам надо точно знать место и время всех назначенных на день дел и встреч. Например, зная, что с 8:00 до 18:00 встречи и совещания будут идти один за одним, и вам едва ли удастся выбраться на обед, вы будете уже более осознанно планировать остальные намеченные на день дела.