Практический тайм-менеджмент. Искусство быть эффективным

Какая же цель тайм-менеджмента?

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Именно поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, необходимо заняться управлением временем или тайм-менеджментом. Реальная задача тайм-менеджмента  - упорядочить использование рабочего или личного времени дня и недели, чтобы все важные дела успевать делать. Таким образом, можно сказать, что тайм-менеджмент  - это оперативное планирование и учет времени.

Оказывается, планировать тоже можно по-разному: не одним способом, а тремя-четырьмя. Планирование помогает сделать осуществление цели достижимым. Зачастую большие цели достигаются не с 1 – 2 попыток, а после ряда целенаправленных действий. Иногда этот процесс может занимать несколько лет, но и результаты получаются другие, не такие, как после метода «атаки в лоб»

Как удержать в памяти запланированное? Каким видом органайзеров и планировщиков воспользоваться? Вроде бы все ясно, но оказывается, что есть тонкости даже в этом деле, которые могут сделать процесс осуществления плана более простым и приятным, позволят легко выполнять намеченные дела и помнить обо всем, что важно.
Даже если мы все запланировали идеально, могут возникнуть разные непредвиденные ситуации. На помощь часто приходят два важных навыка: умение принимать решения и умение сказать «нет».

Почему важно быстро принимать решения? В современном мире информация часто успевает устареть прежде, чем мы успеваем собрать ее до конца. Нерешительность может приводить к желанию отложить выполнение дела, чтобы решение было принято «само собой» или кем-нибудь другим. Все это может приводить к тому, что человек теряет контроль над своей жизнью, отдает его на волю случаю или другим людям.

Умение сказать «нет» помогает тогда, когда другие люди или дела начинают отрывать нас от выполнения придуманного плана. Если не научиться этому маленькому, но важному навыку, то никакое планирование, увы, не поможет, потому что придется часто жертвовать своими планами.

Самое главное — определить главное

Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы, в ближайший), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день.

Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования. В основе тайм-менеджмента лежит несколько простых законов. Знание законов дает преимущества перед их незнанием. Например, овладев законом Парето о том, что 20% усилий дает 80% результата, можно добавить всего 5% и получить 100% результата. Таким образом, затраты времени сокращаются в 4 раза.

Поскольку мы управляем не временем внешнего мира, а своим личным, полезно также учитывать влияние биоритмов на работоспособность. Оказывается, незнание некоторых особенностей, касающихся организации своего труда, способно снизить производительность в 2 – 3 раза, и тогда то же самое дело занимает вместо 1 часа, требующегося на выполнение, 2 – 3 часа. Многие люди, применившие эти простые правила на практике, отмечают, что работать им стало намного проще, а само применение оказалось вовсе не таким сложным, как они первоначально думали.

Один из ключевых навыков в тайм-менеджменте — это делегирование, т.е. передача своих дел другим людям. Основная ошибка начинающих управленцев обычно заключается в том, что многие люди считают, что проще сделать что-то самому, чем дать задание кому-то другому. Овладение навыком делегирования позволяет не только наладить хорошие отношения в коллективе, в семье и где угодно, но и высвободить много времени.

Еще одна довольно распространенная ошибка, уносящая порой много лишнего времени и сил, — это тяга к недостижимому совершенству, или перфекционизм. У него, как и у медали, две стороны. Хорошая заключается в том, что перфекционист постоянно совершенствует свое мастерство и может стать со временем профессионалом высокого класса. Другая сторона медали в том, что перфекционизм тем и отличается от качественного выполнения работы, что уже после того, как работа в принципе готова, человек продолжает снова и снова искать, что бы еще улучшить. Иногда, когда процесс совершенствования отдельно взятой операции происходит до окончательного завершения работ, можно в результате вообще на выходе ничего не получить.

Психологическая подготовка: к управлению временем

Основные принципы для того, чтобы все успеть, следующие:

1.   Поспешай не торопясь. Чем спокойнее вы будете выполнять поставленную вами задачу, тем скорее вы ее закончите.

2.   Перестаньте стараться все успеть. Мы расходуем на страх и промедления слишком много времени, решили делать – делайте, решили не делать – не начинайте.

3.   Делегируйте обязанности. Обращайтесь чаще за помощью к близким. Воспользуйтесь услугами соответствующих организаций и частных лиц.

4.   Запомните, самый острый ум тупее самого тупого карандаша. Рассуждайте над своими проблемами письменно, записывайте свои цели, дела и задачи.

5.   Не пытайтесь делать все сразу и одновременно.

6.   Управление вниманием – ключ к успеху. Основной принцип: крупные дела нужно организовать так, чтобы обеспечить максимальное переключение между ними, мелкие - группировать таким образом, чтобы внимание переключалось минимально.

7.   Отдыхайте. Не жалейте времени на сон, перерывы и отдых. Планируйте свой досуг так же, как вы планируете дела. От того, насколько серьезно вы отнесетесь к своему отдыху, будет зависеть ваша работоспособность.

Технические аспекты управления временем

1.   На лист бумаги выпишите абсолютно все ваши дела, задачи, планы и проблемы. Цель - озвучить максимум того, что нужно сделать.

2.   Разбейте все дела, выписанные на предыдущем шаге, на несколько ключевых областей вашей жизни - например «Семья», «Работа», «Учеба».  Каждую область выделите соответствующим цветом.

3.   Задайте себе вопрос, ради чего вы собираетесь решать те или иные задачи. Выпишите на отдельный лист ваши базовые мотивы-ценности, которыми вам хотелось бы руководствоваться в жизни.

4.   Сопоставьте ваш список дел со списком ценностей. Если некоторые дела не совпадают с вашими ценностями, подумайте, стоит ли их выполнять. В дальнейшем всегда сверяйте ваши планы со списком своих ценностей и корректируйте их.

5.   Из списка дел выберите самые важные и крупные. Разбейте их на несложные подзадачи. Оформите результаты в таблицу или древовидным списком, под каждой целью подписав подзадачи. Теперь проверьте, какие из подзадач можно поручить другим. Время от времени проверяйте список своих целей и корректируйте в зависимости от обстоятельств.

6.   Расставляйте приоритеты. Уметь отделять важные дела от неважных - одно из главных правил тайм-менеджмента. Распределите ваши дела по степени важности и срочности и держите их перед глазами.

Выполняя эти правила вы сможете управлять своим веременем, а значить стать боле эффективным, как на работе, так и в личной жизни.

Тайм-менеджмент – это совокупность знаний, имеющих огромное как экономическое значение, так и значение личное. Экономическое значение заключается в том, что за счет рационального использования времени возможно значительное повышение производительности труда как отдельного человека, так и всего коллектива в целом. Личное же значение заключается в том, что он позволяет человеку обрести значительное количество свободного времени, которое будет позволять ощущать себя свободным, уделять больше внимания своему отдыху, здоровью и личной жизни.