Эффективные коммуникации в период кризиса

Что такое деловая коммуникация и каковы – в период экономического кризиса – причины преувеличенного внимания к ней со стороны руководства предприятий и бизнес-структур?

Особенность именно деловой коммуникации состоит в том, что она происходит (или не происходит) между двумя субъектами, имеющими общие (групповые, коллективные) интересы или имеющими различные интересы в общем деле. Коммуникации в таком случае часто имеют прямой продукт/результат – официальные договоры, договоренности и совместные протоколы различного уровня.

Навыки деловой коммуникации – это прежде всего профессиональные навыки культуры управления.

Традиционно под ними понимаются навыки ведения деловых переговоров: манипулирование, конфликтология, аутентичность позиции, выстраивание контактов. Однако, несмотря на несомненную важность переговорной стороны, функции деловой коммуникации этим не исчерпываются, они гораздо шире. Можно сказать, что именно возможности деловой коммуникации определяют судьбу предприятия или внутреннего подразделения в нынешнее, кризисное, время.

Экономический кризис. Коммуникации.

Что изменилось с наступлением кризиса?

Основные изменения коснулись времени оперативного отклика. До кризиса период завершения основных деловых операций (товар–деньги, услуга–деньги) мог быть сравнительно долговременным. Так что даже стихийно возникшие деловые схемы были вполне жизнеспособны.

С наступлением кризиса конкурентность среды резко повысилась. Основные схемы должны были заработать быстрее – чтобы лучше ориентироваться, оперативнее реагировать на быстро меняющуюся обстановку, выдвигать новые приоритеты.

Представим себе предприятие Х и работающую там цепочку из четырех независимых поставщиков, непосредственного менеджера и трех уровней руководства: руководителя подразделения, директора и генерального директора. В случае если вопрос, работать ли с конкретным поставщиком, полностью решается только на уровне генерального директора, схема принятия решений неэффективна: другие две инстанции превращаются в сквозные и только увеличивают время полезного отклика. Кроме того, деловая инициатива этих инстанций постепенно начинает стремиться к нулю и работает только на подавление инициативы уровня исполнителя-менеджера.

Эффектизация работы такой схемы (в случае необходимости) возможна с повышением ее прозрачности – как для внутренних, так и для внешних участников (поставщиков). На практике это может означать введение практики открытых совещаний, изменение зон ответственности субъектов принятия решений и т.д. Все это является элементами деловой коммуникации.

Экономический кризис. Продажи. Коммуникации.

Другое очевидное следствие кризиса – увеличение роли отделов продаж, линий оперативного поиска новой клиентуры. Причина этого очевидна: во время кризиса доверия, когда прежние договоренности и правила кредитообеспечения сделок рушатся, а завершение рабочих схем затягивается, предприятия нуждаются в оборотных средствах просто для поддержания нормальной жизнедеятельности. Эти оборотные средства могут дать только новые клиенты.

Требования эффективности работы отделов продаж в такой ситуации резко возрастают – от нее зачастую зависит жизнь всего предприятия. А что такое продажи? Это тоже коммуникация – с клиентом или потенциальным клиентом. Быстро и малозатратно (оптимальная рекламная стратегия) найти потенциального клиента, составить представление о его нуждах, сориентироваться в потоке прочих предложений, сделать ему свое и убедить, что это именно то, что ему нужно, – готовы ли специалисты вашего отдела продаж к таким нагрузкам? Способна ли ваша схема внутренней коммуникации обеспечить такую работу?

Стратегический и оперативный менеджмент. Коммуникации.

Современные предприятия имеют сложную, разветвленную структуру. Нередки случаи, когда отдельные подразделения располагаются в разных городах, регионах или даже странах. Фактически это стало наиболее распространенной ситуацией – молоко или мясо из области, игрушки из Китая, электроника западных фирм из Тайваня, одежда российского производства по западным лицензиям.

В таких условиях обеспечение эффективной коммуникации между структурными подразделениями становится важнейшей тактической (и стратегической) задачей руководства. А наладить ее в условиях физической (а значит и понятийной) удаленности субъектов друг от друга очень непросто! К примеру, необходимо не только разработать оптимальную схему документооборота, но и схему внедрения ее на местах, линии оперативной ответной связи (ответных предложений), новые унифицированные форматы внутренних документов, выстроить и освоить практически цепочки принятия решений в новой ситуации.

Эффективная коммуникация. Инструмент руководителя.

Даже на обычных предприятиях топ-менеджеры часто сталкиваются с тем, что отдельные управленцы, комиссии или рабочие группы не могут самостоятельно «наладить взаимопонимание» – с другими подразделениями, структурами – просто подчиненными. Серии ответственных обсуждений превращаются в бесполезные производственные совещания, когда участники «не участвуют», а «кивают друг на друга». А ведь часто организация таких «встреч на высоком уровне» выливается о вполне ощутимые представительские расходы, способные прожечь немалые дыры в бюджете компании. В том случае, конечно, когда эти обсуждения не выполняют своей функции – не служат эффективному обмену полезным опытом, оперативному обновлению приоритетов, переориентации и модернизации компании.

Плохо выстроенный информационный обмен между структурными подразделениями и субъектами принятия ответственных решений, неспособность определить собственные роли в общем процессе – это недоработка, в первую очередь, со стороны руководителя, незнакомого с навыками эффективной деловой коммуникации. Неумение мобилизовать начальников подчиненных структур, мотивировать их на работу с высокой отдачей во время совещательных сессий и выдвигать свои решения – серьезный пробел в собственной сфере деловых коммуникаций.

Именно в таких условиях наилучший результат дает приглашение стороннего специалиста. Во-первых, он обладает широким деловым кругозором – за его плечами десятки проанализированных и решенных рабочих ситуаций, многие из которых типичны. Во-вторых, он даст именно оценку «со стороны» – не оглядываясь на сложившуюся иерархию и внутреннюю систему представлений.

Открытая бизнес-школа компании СЭТ (Система Эффективных Технологий).

Проблема внутренне- и внешнеориентированной деловой коммуникации в сфере антикризисного (и оперативного) менеджмента, в сфере продаж является ключевой или даже жизненно важной для многих предприятий.

Учитывая это, компания СЭТ в рамках тренинговой программы «Система оперативного менеджмента в условиях экономического кризиса» уделила особенное внимание роли эффективной деловой коммуникации. В состав программы входят бизнес-тренинги «Эффективные деловые коммуникации. Особенности технологии успешных переговоров с кредиторами и должниками», «Эффективные деловые коммуникации. Манипуляции в бизнесе», «Эффективные совещания. Мобилизационные технологии и технологии разъяснения антикризисных мер», «Навыки эффективной презентации. Особенности презентации в условиях снижения рыночного спроса» и другие.

Павел Бормотов, бизнес-тренер компании СЭТ:

Коммуникации в бизнесе – это основа и фундамент эффективного управления компанией.

Бизнес-коммуникации пронизывают весь организм компании по вертикали и горизонтали, в некоторых случаях – даже по диагонали (когда, например, у сотрудника двойное подчинение). Таким образом, если в компании принята система бизнес-коммуникаций, которая согласуется с имеющимися и определенными бизнес-процессами, – то при правильно подобранных инструментах ее реализации внутренняя и внешняя эффективность деятельности компании повышается в 5-7 раз.

Мне часто приходится в работе сталкиваться с такой типичной ситуацией: руководитель компании или бизнеса решил, что компания и персонал «застоялись», надо что-то менять. Или не устраивают объемы продаж. Или пугает увеличивающаяся текучесть кадров. Или возрастает конфликтность между руководителями и подчиненными – или в горизонтали организации.

Причина здесь одна: отсутствие эффективной внутри- и внешнефирменной коммуникации. Больше даже – внутрифирменной, когда сотрудники соседних служб и отделов (порой даже находящихся в одном кабинете) абсолютно не представляют, чем занимаются их коллеги. А самое главное – не представляют, для чего вообще нужны другие отделы. Что уж тут говорить о персонале «как об источнике благополучия», если они совершенно не понимают, к чему стремится компания и какие лично они могут получить от этого «плюсы»?

В период кризиса роль коммуникации возрастает буквально «до небес». Ведь кризис проявляется сразу по нескольким линиям: любая компания на практике имеет дело с финансовым, управленческим, психологическим кризисами, с кризисом перепроизводства, кризисом государственной власти.

Таким образом эффективное антикризисное управление должно находиться на стыке стратегического, оперативного управления и управления проектами – иначе оно не будет достаточно эффективным. Судите сами, насколько важна при подобных процессах эффективная коммуникация.