|
|
Как все успеть или эффективное планирование времениАвтор статьи: Прийменко Виктория Николаевна
КАК ВСЕ УСПЕВАТЬ ИЛИ ЭФФЕКТИВНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ Как часто вам не хватает времени на выполнение рабочих заданий? И почему же планирование времени остается такой трудной задачей? Наиболее распространенное препятствие, с которым мы сталкиваемся при планировании, заключается в восприятии времени. Следовательно, самый первый шаг на пути к овладению искусством управления временем состоит в том, чтобы подвергнуть критическому рассмотрению то, как вы воспринимаете и распоряжаетесь своим временем. Чтобы проанализировать, как вы планируете свое время, предлагаю выполнить это упражнение, используя метод незаконченных предложений. Упражнение 1. Что работает в Вашу пользу? Продолжите следующие утверждения по возможности наиболее подробно:
Теперь просмотрите свои ответы и определите, что нового вы можете узнать о себе. Спросите себя, почему выполнение этих задач у вас хорошо получается. Почему это работает? Вы приступаете к выполнению определенных дел потому, что они вам нравятся? Или потому, что вы успешно с ними справляетесь? Может, вы поддаетесь внешнему давлению ("Если я этого не сделаю, меня уволят, поэтому я всегда справляюсь с этим") или воздействию внутренних установок ("Если я не сделаю этого, я не буду доволен собой")? Спросите себя, что именно побуждает вас выполнять эти задачи. У каждого из нас есть препятствия, которые мешают эффективно планировать время. Поэтому важно знать, что приводит к его бесцельной трате. Возможно, в определении временных резервов вам поможет список главных источников траты времени. Упражнение 2. Источники траты времени Расставьте в порядке значимости для вас источники траты времени.
Теперь, когда вы увидели, какие факторы могут забирать ваше время, задайте себе следующий вопрос: «Что не работает?» Вы можете выполнить это упражнение в произвольной форме или использовать приведенные ниже незаконченные предложения.
Упражнение 3. Что не работает?
Продолжите следующие утверждения. Приведите как можно больше примеров.
Ответы в упражнении "Что не работает?" станут для вас перечнем того, что вам нужно исправить. Почаще возвращайтесь к этому списку, чтобы определить, как далеко вы продвинулись на пути к достижению ваших целей. Иногда вы справляетесь с одними задачами хуже, чем с другими, не потому, что вам не хватает навыков, но из-за личных предпочтений и конкретных условий, в которых вы должны эти задачи выполнять. Осознаете вы это или нет, но у всех нас есть определенные предпочтения относительно того, когда и как выполнять разные задачи или дела. Когда мы обращаем внимание на свои предпочтения, выполнить запланированное становится намного легче. Упражнение 4. Ваши предпочтение в процессе планирования времени Выпишите следующий перечень альтернатив на листе бумаги и отметьте то, что вы предпочитаете В большинстве случаев я предпочитаю: Работать независимо от других Работать совместно в коллективе Сосредотачиваться на короткие периоды времени Концентрироваться на продолжительные периоды времени Сосредотачиваться на чем-то одном Работать в многозадачном режиме (делать несколько дел одновременно) Напряженный график работы Неторопливое и необременительное расписание Планы и предсказуемость Неожиданность и спонтанность Жестко заданные сроки Длительное время реализации задачи Долго размышлять над выполнением задачи Принимать быстрые решения На эти вопросы не может быть правильных или неправильных ответов. Важно то, что ваши ответы могут помочь достичь большего понимания причин того, что работает и что не работает именно для вас. Эта информация поможет вам спланировать график выполнения рабочих задач, который будет для вас наиболее приемлемым и эффективным. Методы планирования Методов планирования времени достаточно много. В первую очередь предлагаю вам рассмотреть самые распространенные из них:
Задачи А — срочные/важные
Задачи В — срочные/не важные
Задачи С — не срочные/важные
Задачи D — не срочные/не важные.
А. Срочные и важные задачи необходимо выполнять в первую очередь и самостоятельно. Они никогда не делегируются другим людям. B. Срочные и не важные задачи. Если это не так уже и важно, и все же необходимо выполнить очень срочно, то эти задачи, можно делегировать кому-то из коллег. C. Не срочные и важные. Из-за того, что это не очень срочно, дела часто откладываются в сторону на определенное время, т.к. вы можете быть заняты другими важными задачами, более срочными и менее важными. Опасность в том, что неожиданно и эти задачи становятся очень срочными. Выполняйте все дела во время, не допуская того, чтобы не срочные задачи становились срочными. D. Не срочные и не важные. Многие из нас жалуются на нехватку времени, и все же проводят много времени, занимаясь именно этими делами. Если вам действительно нужно их сделать, тратьте на них как можно меньше времени.
Практические рекомендации по эффективному планированию времени: 1. Поймите, что тайм-менеджмент не миф. Вне зависимости от того, насколько вы организованы в сутках есть 24 часа. Течение времени не меняется. Все, что мы действительно можем – организовать себя таким образом, чтобы эффективно использовать то время, которое у нас есть. 2. Разберитесь, где вы теряете время. Многие из нас не замечают свои «источники траты времени». Посмотрите и сформируйте свою реальную картину использования времени. Это первый шаг к эффективному планированию. 3. Составьте план рабочего дня. Планируйте свои дела следующего дня накануне вечером. Просматривайте свой список перед началом дня. Список должен быть общим и размещаться на одном листе, а не на разрозненных клочках бумаги. В конце дня подсчитывайте количество своих достижений. Незавершенные задачи перенесите на следующий день и старайтесь выполнить, одними из первых. 4. Подберите свой инструмент для планирования времени, который будет удобен именно для вас: ежедневник или органайзер и письменно фиксируйте все задачи и планы. Всегда, по возможности, носите с собой свой планировщик, т.к. вы не можете знать, когда у вас может появиться та или иная задача. 5. Расставляйте приоритеты. Каждый день следует начинать из расстановки приоритетов по вашим текущим задачам. Оцените свои задачи, используя один из вышеперечисленных методов планирования времени. 6. Разбивайте большие задачи на части или этапы. В этом случае они не будут вас подавлять своим масштабами, срочностью и значимостью. Ощущение, что задание слишком большое обернется чувством перегруженности и растерянности. 7. Не откладывайте «на потом». Если вы будите выполнять все дела своевременно, они не потребуют от вас излишнего расходования сил и времени. Разумеется, необходимо следить за тем, чтобы рутинные и текущие дела не заслоняли от вас, по настоящему, важных задач и целей. 8. Задавайтесь конкретными сроками. Это поможет вам использовать свое время более разумно. Работа у вас отнимает ровно столько времени, сколько вы ей посвящаете. Если вы не зададитесь какими-то конкретными сроками, она может длиться дольше, чем требуется. 9. Наведите порядок на рабочем столе. На рабочем столе необходимо хранить только самые необходимы вещи. Очистите свой стол от ненужных вещей и бумаг. Все должно лежать на своих местах, чтобы не приходилось тратить время на поиск того или иного документа. 10. Делегируйте обязанности. Для того, чтобы использовать свое время эффективно, вам необходимо передать часть нагрузки другим людям. Делегируйте только простые задачи вспомогательного характера, т.к. стратегические и важные задачи необходимо выполнять самостоятельно. Используя, данные рекомендаций вы сможете эффективно распоряжаться своим временем по собственному желанию, а не быть заложником обстоятельств. Время - бесценный ресурс. Если вы потеряли его каким-то образом, то вы потеряли его навсегда, этот момент уже не вернуть. Будет другой, но это будут уже другие возможности. Помните, что «вчера» уже прошло, «завтра» еще не наступило. Все что у вас есть – это «сегодня», в связи, с чем используйте его эффективно и результативно для себя и Компании. Категория: СТАТЬИ » Статьи по психологии Другие новости по теме: --- Код для вставки на сайт или в блог: Код для вставки в форум (BBCode): Прямая ссылка на эту публикацию:
|
|