Ален Дэвид » Getting Things Done

Внедрение – частичное или полное – это почти целиком набор «трюков»  

Если вы не настроены изучать, а потом и применять эти методики целиком, позвольте мне заверить вас, что основная польза от этих материалов – это описанные здесь «трюки». Бывает и так, что один такой трюк стоит того, чтобы прочесть весь этот материал, бывало, люди говорили мне, что самое ценное, что они вынесли с моего двухдневного семинара – это совет использовать файл напоминаний. Эти «трюки» в некотором роде управляют нашим подсознанием. Люди. Достигшие высокого уровня личной эффективности, сделали «трюки» обязательной составляющей своей жизни. Это так же относится и ко мне. Наше сознание принимает решения о действиях, тогда как наше подсознание почти автоматически вырабатывает поведение, способствующее достижению хороших результатов. Мы хитростью заставляем себя же самих делать то, что сделать надо. Например, если вы пытаетесь регулярно заниматься спортом, то возможно, у вас есть некоторые хитрости, которые вы используете сами же для себя, чтобы заставить себя это делать. Мой самый лучший трюк – это наряжание – одежда, которую я одеваю или снимаю. Если на мне спортивный костюм, то мне уже хочется пойти на пробежку, если же я его снимаю, то это желание резко отпадает.  

Гораздо проще вести себя сообразно своим ощущениям, чем чувствовать себя сообразно своим действиям.  

О. Х. Моуре  

Вот пример действительно полезного трюка. Вы взяли работу домой, и вы должны её выполнить к завтрашнему утру, бывает такое? Совершенно недопустимо завтра с утра об этом забыть. Где вы её вчера оставили? Вы положили её на тумбочку в коридоре и на ключи на столе, чтобы точно не забыть? Для этого вы получали высшее образование? Какой сложносочиненный тип самоорганизации вы замутили! Но на самом деле, все верно. Ваше сознание учло, что с утра вы будете как муха сонная. «Что тут на тумбочке у выхода? О, это ж моя папка! Точно, её же надо взять с собой на работу».  

Это и есть фокус «Положить вещь напротив входа, у двери». Для нас «дверь» – дверь нашего сознания, а вовсе не дверь вашего дома.  

Откройте ежедневник и просмотрите записи на ближайшие две недели – вам на глаза попадется хотя бы одно «О! Точно! Надо же сделать ____________________». Если вы поставите себе где-то постоянно всплывающее напоминание, вам уже станет лучше, сознание уже немного прояснится. Это некитайская грамота – это просто нехитрый трюк.  

Если вы достанете чистый лист бумаги и ручку, и усевшись с ним, сконцентрируетесь на проекте, который в основном занимает ваши мысли, то вы наверняка сможете припомнить и выписать не одно «О! Точно! Надо же решить насчет ____________________». Запишите это и положите на видное место. Вы не станете умнее, чем 10 минут назад, но вы сделаете кое-то полезное для работы и для жизни.  

Вы существенно повышаете личную продуктивность, когда обдумываете нужные дела в нужное время и постоянно имеете под рукой инструменты, чтобы свои идеи зафиксировать.  

Основная идея как достигнуть высококлассного уровня управления рабочим процессом заключается в том, чтобы держать под рукой необходимые инструменты и двигаться так, чтобы мышление автоматизировалось – так гораздо легче втянуться в игру. Последующие предложения по поводу времени, пространства и инструментов – все это надежные методы для решения задач на качественно новом уровне.  

Если вы серьезно настроены на преодоление главного препятствия на пути к вашей личной системе управления, я советую вам обратить особое внимание на детали и следовать указаниям, приведенным ниже. Целое – это лучше, чем совокупность частей. Вы также обнаружите, что выполнение этой программы окажет реальное влияние на реальные вещи, которые происходят в вашей жизни прямо сейчас. Многое из того, что вы хотите сделать, мы сделаем новыми эффективными способами, которые вас несомненно удивят.  

Оставьте время в покое  

Я рекомендую вам выделить особое время только на то, чтобы подготовить полигон с необходимым пространством, мебелью и инструментами. Если ваше пространство организовано разумно, это уменьшит подсознательное нежелание взаимодействовать с вашим персоналом и даже сделает для вас разруливание задач привлекательными. Для большинства людей оптимальным является отрезок в два дня. (Не переживайте, если вы не сможете выделить столько времени. Все эти действия полезны в любом случае, как бы мало ни было время, которое вы можете им уделить каждому из них. Два дня – это не требование для этих техник, просто через два дня они начнут приносить видимый результат). Внедрение всего процесса может занять шесть часов, а обработка и принятие решений по поводу всей информации, которую вы хотели бы использовать в вашей системе – ещё часов восемь. Вы, конечно, можете собирать информацию большими порциями, но будет гораздо проще, если вы сможете организовать эту порцию в один присест.  

Самое лучшее время для такой работы – это выходные или отпуск потому, что в это время вероятность того, что вас потревожат резко уменьшается. Если вы собрались заниматься этим в обычный будний день, стоит убедиться, что не назначено никаких встреч или заседаний, исключение составляют лишь внезапно возникшие экстренные дела; на телефонные звонки пусть отвечает автоответчик или секретарь. Я не рекомендую задерживаться на работе для таких дел. К концу дня вы уже порядочно устали и рискуете попать в «заячий капкан».  

Для большинства тех, кого я консультирую, заставить мир подождать два дня – это задача весьма непростая – сложно избавиться от необходимости быть постоянно доступным для встреч и переговоров, когда вы в офисе. Если же вы работаете в общей комнате, то выделить несколько часов в день для такой работы будет ещё сложнее.  

Выделите процессу организации рабочего места два дня и они сто раз окупятся потом возросшей продуктивностью и спокойствием.  

Сама по себе процедура организации не является «сакральным знанием», просто для того чтобы собрать и обработать огромное количество «разного», надо много сил и времени, особенно, если это «разное» было не закончено, не перепоручено или застопорилось. Прерывания и отвлечения могут увеличить требующееся время вдвое. Если в каком-то деле вы смогли добраться до полного его завершения за один присест, у вас появляется прочное чувство контроля, спокойствия и море новой невесть откуда взявшейся творческой энергии. Позже вы сможете налаживать вашу систему в более короткие сроки, рывками, выбирая время между делами в течение рабочего дня.  

Организация пространства  

Вам понадобится физическое пространство, которое будет служить центральным контрольным пунктом. Если у вас уже есть свой стол или даже кабинет, это будет лучшей стартовой площадкой. Если вы работаете дома, тогда это будет вашим полигоном. Если вы совмещаете работу в офисе и фри-ланс, вы захотите установить идентичные взаимодополняющие системы в обоих местах.  

Основой создания рабочего пространства являются письменный стол и место, куда можно собирать входную информацию. Некоторым людям, таким как менеджер торгового зала в магазине автомобилей, или медсестра, или приходящая няня, этого будет вполне достаточно. Для людей, много занимающихся письменной работой, рабочее место это ещё и компьютер, телефон, лотки для клейких листочков, ящики для рабочих бумаг, полки для папок с документами. Некоторым может понадобиться факс, принтер или оборудование для мультимедийных конференций.  

Наличие функционального рабочего места критично. Если у вас такового ещё нет, так заведите. Это относится и к студентам, и к фрилансерам, и к пенсионерам. У каждого должен быть физический пункт контроля, из которого можно разруливать все остальное. Если бы мне надо было соорудить рабочее место за 2 секунды, я купил бы дверь, водрузил её на две тумбочки в качестве столешницы, поставил бы на неё три лотка для бумаг и положил бы ручку. И это была бы моя база. Если бы у меня ещё было время, чтобы присесть, я бы и стул купил. Поверьте, я частенько бывал в офисах, где и такая-то функциональность рабочих мест не обеспечена.  

Даже если вы работаете в офисе, дома вам все равно нужно рабочее место  

Не пренебрегайте рабочим местом дома. Как вы впоследствии поймете, важно, чтобы дома было хотя бы спутниковое офисному рабочее место. Многие из тех, с кем мне случалось работать, были совершенно обезоружены степенью беспорядка у них дома, по сравнению с офисом. И обещание самим себе наладить такой же порядок дома было для них весьма полезно.  

Если у вас схожие проблемы, то, посвятите выходные, организации вашего рабочего места дома, и вы увидите – это произведет маленькую революцию в вашей самоорганизации.  

Переносной офис  

Если по работе вам приходится много ездить или вы просто ведете мобильный образ жизни, вам все равно было бы не лишне организовать передвижной мини-офис. Скорее всего, это будет портфель, чемоданчик или рюкзак с необходимыми отделениями и папками.  

Часто возможность работать продуктивно теряется только, потому что большинство людей не имеет с собой необходимых рабочих принадлежностей и не могут с пользой использовать временные дыры, нередко случающиеся, если вы находитесь в пути. Хороший стиль работы, правильные инструменты и хорошая связующая система домашнего и офисного рабочих мест могут сделать путешествие весьма продуктивным в смысле выполнения определенных видов дел.  

Не делитесь своим пространством!  

У вас обязательно должно быть ваше собственное рабочее место или хотя бы место, куда можно складывать приходящую информацию или материалы и физическое пространство, в котором можно было бы работать с бумагами. Слишком многие супружеские пары, с которыми мне случалось работать, пытались организовать один на двоих рабочий стол. Когда же они все-таки переходили к раздельным столам, они ощущали, что разница была как между небом и землей. Это не только «разделение», которого они ожидали – они избавились ещё и от стресса из-за необходимости перемешивать жизни.  

Одна чета решила даже устроить рабочее место в миниатюре на кухне так, чтобы мама, которая сидит с ребенком, могла заниматься своими делами и в то же время приглядывать за малышом.  

Некоторые организации пытаются продвинуть идею «отеля» – то есть организовать рабочее пространство так, чтобы у сотрудников были мобильные рабочие места, и они могли включаться в работу в любом месте здания организации и работать оттуда. Лично я сомневаюсь в практическом успехе этой идеи. Один мой знакомый, участвовавший в организации «офиса будущего» в Вашингтоне, для правительства США, жаловался, что идея «отеля» с треском провалилась из-за фактора собственичества – люди хотели иметь свои собственные документы и материалы. Я полагаю, что у этого провала более глубокие причины: на подсознательном уровне у нас не должно быть никакого неприятия к использованию таких систем. Постоянная необходимость перебирать нашу корзинку, нашу систему хранения и изменять наш образ обработки и организации материалов может вызвать только непрерывные отвлечения.  

Наличие собственного рабочего места критично. Вам придется пользоваться своей системой, а не только размышлять о ней.  

Вы можете работать удаленно где угодно, если у вас есть чистая, компактная система и вы знаете, как обрабатывать материалы быстро. Но вам все-таки нужна домашняя база, хорошо оснащенная набором инструментов и должным пространством для всех сопутствующих материалов, которые понадобятся вам, когда вы приземлитесь. Большинству людей, с которыми я работаю, нужны хотя бы 4 ящика для их материалов общей направленности и сопутствующих проекту документов – довольно сложно представить, что все это когда-нибудь вообще будет мобильным.  

Сбор инструментов, которые вам понадобятся  

Если вам поручено полное ведение проекта, для начала вам понадобятся некоторые основные инструменты и оборудование. По пути вам придется привыкать использовать новые инструменты, дающие богатые возможности, наряду с уже привычными вам.  

Замечу, что нужные вещи не обязательно самые дорогие. Бывает, что чем более «исполнительным» кажется предмет, тем более функционально бездарным он оказывается на проверку.  

Основные инструменты обработки  

Предположим, вы начинаете с нуля. Помимо стола вам понадобятся:  

§ лотки для бумаг (хотя бы штуки три)  

§ пачка бумаг формата А5  

§ ручка или карандаш  

§ желтые клейкие листки  

§ скрепки  

§ прищепки для больших пачек бумаги  

§ стэплер  

§ скотч  

§ ластик  

§ аппарат для наклеивания этикеток  

§ папки для бумаг  

§ ежедневник  

§ мусорная корзина  

Лотки для бумаг  

Вам понадобится один лоток для прибывающих документов; ещё один – для документов, которые вы уже подготовили; и ещё парочка – для материалов и документов непосредственно относящихся к текущему проекту или текущих материалов. Самые удобные лотки – те, в которые можно укладывать бумаги стопкой; на таких лотках не должно быть выступающих краев или кантов, которые мешали бы вам вытаскивать листки по одному.  

Простая бумага  

Хотите верьте, хотите нет, но записывать каждую идею на отдельный лист действительно очень полезно. Большинство людей предпочитают делать записи в ежедневнике или блокноте, и только малая часть используют систему записи «по одной мысли на лист». В любом случае наличие большого количества чистых листов небольшого формата (например, А5) необходимо для удобства фиксации внезапно приходящих неожиданнх идей.  

Ежеминутный сбор, организация, обработка и обдумывание довольно напрягают – позаботьтесь об инструментах, максимально облегчающих работу.  

Клейкие листочки, скрепки, стэплеры и пр.  

Клейкие листочки, скрепки, стэплер, скотч и стёрки могут пригодиться в рутинной работе над документами и при их сортировке. Мы ещё не закончили работать с бумагами, (если вы заметили), и нехитрые канцелярские принадлежности могут быть очень кстати.  

Аппарат для наклеивания этикеток  

Быть может, вы никогда не задумывались над этим, но этикетки в нашей работе критичны. Тысячи профессионалов и фри-лансеров, с которыми я работал, сейчас завели себе свои собственные этикетки, и мои рабочие архивы полны комментариев типа «Невероятно – а я и не верил, какая будет разница!» «Наклеиватель этикеток» можно использовать, чтобы «обэтикетить» ваши папки с документами, подшивки бумаг и множество других вещей.  

Лично я рекомендую «нашлепыватели этикеток» фирмы Brother, они самые удобные в использовании. Купите самый недорогой, из тех который можно поставить на стол. К нему купите и набок этикеточных лент.  

Можно делать надписи для этикеток, используя специализированное программное обеспечение и принтер, но я советую подписывать их вручную.  

Если вы дожидаетесь, пока документы скопятся, чтобы разложить их по папкам и обклеить этикетками, то вы, скорее всего, не станете заводить отдельных прозрачных файликов для каждого листочка, добавится также фактор формальности, который на самом деле притормаживает всю систему.  

Папки для бумаг  

Вам понадобится много папок для бумаг (если можете, достаньте папки небольшого формата). Возможно, вам понадобятся и несколько одинаковых ящиков для папок. Ваша система хранения информации общей направленности должна представлять собой обыкновенную библиотеку.  

Ежедневник  

Даже если вы и не используете ежедневник для записи незаконченных дел, вы обязательно столкнетесь с такими задачами, которые должно будет туда занести. Как я уже говорил ранее, ежедневник не должен превращаться в список дел, которые нужно сделать, он должен быть планом боевых действий с указанием событий, назначенных на определенное время или на определенный день.  

Сегодня большинство менеджеров свои календарные системы наладили. Системы эти очень разные: карманные блокнотики с возможностью обзора недели целиком; блокноты, из которых можно вырывать листки с планом на день, неделю, месяц или год; индивидуальные ежедневники в наладоннике; большие доступные группе людей электронные ежедневники, которые используются всей компанией, например, Outlook или Lotus Notes.