Отправляем знак свыше! или Как вежливо напомнить адресату о его обязательствах?

Деловое общение предполагает постоянное балансирование между тактичностью и настойчивостью, жесткостью и уважением к партнеру. Деловая переписка — это разновидность коммуникации и в то же время способ воздействия на партнера либо клиента.

Нередко возникают такие вопросы: «Как поступить, если партнер не выполняет своих обязательств?», «Как напомнить о событии, которое важно для Вас, но при этом не показаться слишком навязчивым?»

Этика делового общения позволяет сделать это с помощью письма-напоминания. В нем можно прямо и в ненавязчивой форме напомнить о невыполненном обещании или обязательстве, предупредить о последствиях их невыполнения, побудить адресата к действию.

Поводов для написания напоминаний может быть много, и они могут быть как приятными, так и не очень. Чаще всего напоминают:

об устных договоренностях;

об обязательствах, прописанных в деловой документации (долге, сроках оплаты, сроках поставки и т.д.);

о событиях, в которых адресат должен принимать участие (выставки, ярмарки, совещания, конференции и прочие мероприятия);

об условиях, прописанных в деловой документации.

Главной целью таких писем является информирование и напоминание, в некоторых случаях просьба, связанная с общими интересами. Конечно, нельзя говорить об универсальном шаблоне написания писем-напоминаний, но выделим наиболее характерные составляющие таких писем.

Составляющие письма-напоминания:

1. Обращаемся к адресату.

2. Озвучиваем проблему и ее последствия.

3. Апеллируем к памяти адресата указанием даты, номера и названия. документа, в котором были прописаны обязательства сторон.

4. Цитируем интересующие нас пункты.

5. Напоминаем о сроках.

6. Просим выполнить условия договора в указанные сроки.

7. Информируем об основных последствиях, которые последуют за невыполнением обязательств.

8. Напоминаем о хороших сторонах сотрудничества и выражаем надежды на устранение неприятного временного явления.

9. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

10. Подпись.

В зависимости от каждого конкретного случая какие-то пункты могут сокращаться или опускаться, но важно помнить о том, что адресату следует только напомнить условия, но ни в коем случае не угрожать, не запугивать, не уничтожать. Получив такое письмо, адресат должен вспомнить о своих обязательствах и захотеть не подвести своего делового партнера, заботящегося о соблюдении условий договора и благополучии компаньона.

При написании напоминаний язык делового письма предлагает такие шаблонные фразы:

Напоминаем Вам…

Ставим Вас в известность …

Обращаем Ваше внимание…

Считаем необходимым напомнить Вам…

Уведомляем Вас…

Считаем необходимым уведомить Вас…

На практике случается так, что приходится напоминать о чем-то не один, а несколько раз. В таких случаях уместно употреблять более жесткие формулировки:

Убедительно/настоятельно просим…

Требуем от Вас …

Мы настаиваем…

Письмо-напоминание желательно оформлять на фирменном бланке организации. Это придает письму более официальный тон и располагает к серьезному и ответственному диалогу. Кроме того, письмо-напоминание, выполненное на фирменном бланке организации, может быть и юридическим документом — «Мы же напомнили Вам, даже если вы забыли, а потом пеняйте на себя».

Будьте доброжелательны к адресату, относитесь с пониманием к его обстоятельствам, уважайте его, тогда и адресат будет относиться к вам так же.

Удачи Вам и исполнительных партнеров и компаньонов!