Как создать систему управления? Метод интервалов.

На мой взгляд, существует две основные компетенции любого управленца, которые определяют психологические грани общего менеджмента организации. Первая - управленческое мышление, которое определяет полноту и системность анализа и качество управленчских решений. Вторая - технология управления менеджмент-процессами. В данном случае на помощь приходит система интервального управления.

Для начала коснемся ситуаций, в которых руководитель участвует в большинстве организаций:

• подбор персонала на должность;
• введение нового сотрудника в должность;
• адаптация нового сотрудника к новой корпоративной культуре;
• мотивация на долгосрочное целеполагание и коррекция долгосрочных целей;
• сессии с подчиненными для обсуждения рабочих вопросов, получения обратной связи от них;
• подведение итогов с сопровождающимся рейтингованием и оценкой работ;
• корректирующие встречи по отрицательным показателям в работе;
• утверждение на должности;
• наставничество и управление карьерой;
• установочные встречи по планированию;
• мозговые штурмы, направленные на развитие организации.

Понятно, что перечень может быть больше, или функции могут быть частично делегированы на различные службы и подразделения. Однако, как правило именно этот перечень ситуаций присутствует в компании даже с самым минимальным развитием. Уровень управления, на котором данные ситуации могут возникать, также может отличаться. Данные ситуации возникают периодически и требуют к себе определенного менеджерского мышления, требуют принятия управленческих решений. 

Так вот. Ключевая мысль - вышеперечисленные ситуации будут возникать, и можно либо реагировать на них, либо научиться их контролировать и ими управлять. Выгода второго способа поведения в ситуациях очевидна: вы избегаете форс-мажора и экономите время на постоянно возникающей необходимости "тушения пожаров". Очевидно, что в этом случае совершенно не остается ни временных, ни психологических ресурсов для развития компании, а управление приобретает форму дешевого и ручного стиля. Кроме того, чаще всего, руководитель, чтобы быстро разделаться с форс-мажором, чаще всего, все берет в свои руки, временно, но часто становится исполнителем, что снижает финансовую эффективность организации (час работы управленца стоит намного дороже). Исходя из этого, эффективнее организовать рабочий день руководителя, включив вышеперечисленные ситуации 
в план рабочего дня и создать технологию управления этими ситуациями. Все вместе это и представляет концепцию менеджмента, котороую мы определили как Систему интервального управления (СИУ). Это уже сделали некоторые западные компании (Procter& Gamble). Ярким примером в России являееется практика Сбербанка. Герман Греф совсем недавно упоминал о практиках СИУ в интервью с Владимиром Познером, отмечая, что в темпах современной экономики именно культурный вызов является определяющим.

Прежде чем говорить о том, как внедрить СИУ, осветим ряд ограничений, в условиях которых инновации в менеджменте организации затруднительны или невозможны. Эти ограничения по природе своей являются когнитивными установками, ложными суждениями, мифами - называйте как хотите. Однако именно они могут свести на нет прогресс.

Миф №1. "Менеджмент очень нестандартен, его нельзя технологизировать".

Вопросов о пользе стандартизации работы бухгалтера или менеджера по продажам обычно не возникает. И правда, следование и неследование определенным отработанным стандартам определяет показатели эффективности на рабочем месте. Над управленческой же деятельностью постоянно нависает ореол мистики, а менеджмент приравнивается к высокому искусству. Однако же, хоть и увесистая толика полного творчества в управлении имеется (как правило, она касается принятия сложных, нестандартных управленческих решений), большая часть операций весьма стандартны, а ситуации вполне предсказуемы. Но, следуя данному мифу, мы будем требовать руководителей магии, а не результата в ежедневной управленческой деятельности .

Миф №2. "Современный рынок настолько быстро развивается, что остается только реагировать на эти изменения".

На самом деле, в ситуации быстрых изменений условий экономики важность СИУ возрастает. Технически СИУ усиливается посредством укорачивания интервалов в управлении: постановка целей не ежегодно, а ежеквартально, подыедение итогов работы не раз в месяц, а еженедельно. По сути, таким образом, усиливается обратная связь и, как следствие, качество коммуникации. 

Миф №3. "Для опытных (звездных) менеджеров не нужно требовать, как и от остальных". 

На самом деле, от них можно требовать большего. Хорошие результаты не должны освобождать от ежедневной управленческой работы. В конечном счете, это заканчивается развитием халтуры и похоронами таланта управленца. Заслуги заслугами, таланты талантами, но ответственность ответствиенностью. Об этом, кстати, также говорит Г. Греф. "Рыба гниет с головы", и если кто-либо не выполняет работу, которую выполнять обязан, это закладывает неравенство, "особое отношение" и прочие деструтивные вещи. Двойной стандарт, разница между тем, что ТОП говорит и тем, как он к этому относится побуждает людей подстраиваться и играть в навязанную игру, относиться к технологии управления как к чему-то ненужному, навязанному, мешающему.

Миф №4. "Все нужно предельно точно расписать, создавая под каждую ситуацию отдельный подробный регламент управления".  

Чем толще регламент, тем меньше его читают. Тем сложнее язык, тем менее он понятен. Бюрократия отталкивает. Поэтому все регламенты должны быть изложены максимально простым языком. Узаконить СИУ можно приказом,а регламенты написать в виде подсказок, оставляя место для творчества (которого так не хватает носителям мифа №1). 

После того, как мы убедились, что нам ничего не мешает, нужно разработать и внедрить СИУ в организацию. Разработка настройки технологии СИУ для каждой ситуации - вопрос индивидуальный. Главные критерии, которым она должна удовлетворять:

• регулярность - с какими периодами должна осуществляться деятельность по каждой ситуации, а также длина интервалов;
• инструментальность - все тактики должны быть инструментами, которые возможно применить;
• валидность - каждый инструмент должен воздействовать именно на то, для чего он предназначен;
• простота описания - см. выше миф №4;
• обязательность - СИУ работает, когда каждый руководитель использует ее в своей работе.

Внедрение осуществляется в несколько этапов:

1. Описание управленческих ситуаций и способов управления ими, определение интервалов и оценка по вышеперечисленным критериям, соотнесение тактик управления с целью организации.

2. Формулирование цели внедрения СИУ, упразднение некачественных (нерезультативных, неприменимых) тактик СИУ, оптимизация полезных инструментов управления и создание недостающих. Апробация созданных тактик, пилотное исследование, доработка или утверждение.

3. Подготовка инструментария, описание техник и тактик, составление макета плана рабочего дня руководителя, в котором обязательно оставлять интервалы свободного времени на решение текущих задач. Принять во внимание, что сначала свободного времени требуется больше, но с течением времени, благодаря уменьшению форс-мажора, время на СИУ нужно увеличить. Однако, запас свободного времени всегда должен оставаться не менее чем треть рабочего дня. Издание приказа о внедрении СИУ и ознакомление с ним и графиком внедрения.

4. Обучение СИУ. При этом помнить, что обучение носит ознакомительный характер и формирует навыки. В итоге обучения каждый управленец должен иметь карту собственного развития: какие навыки ему необходимо натренировать, как это сделать и в какие сроки. 

 5. Подведение итогов внедрения. Производится оцека и вносятсяя корректировки, анализируются результаты внедрения, отсроченно (через три месяца и полгода) выполняется повторный замер.

Таким образом, мы видим, что качество управления - проблема непростая, но решаемая. Для усиления управленческого звена развития управленческих навыков недостаточно. Секретуспеха кроется во внедрении системы интервального управления, позволяющей максимально полно управлять компанией. Отказавшить от ограничений, можно внедрить систему, которая должна отвечать определенным критериям. При этом, нужно помнить, что менеджмент предполагает определенную гибкость и динамику, соответствовать которым поможет здравый смысл, терпеливость и целеустремленность. Всем успеха в оптимизации управления!