Технологии "Открытого пространства"

ШАГ В НОВЫЕ ПРОСТРАНСТВА РЕШЕНИЙ

Если Ваша компания достаточно велика и состоит из множества отделений, филиалов и структурных подразделений, если численность ваших сотрудников измеряется сотнями и тысячами человек, если Вы чувствуете, что пришла пора ставить перед Вашим бизнесом новые цели и задачи, заглянуть в будущее, подготовить почву для стратегического планирования и внедрения изменений, если хотите выяснить для себя степень вовлеченности персонала в бизнес-процессы, достоверно узнать их отношение к компании, замотивировать коллектив, поднять его уровень креативности, ответственности, преданности и корпоративной сплоченности и взаимодействия и придать новый импульс развитию, в короткий срок получить массу новых нестандартных идей, предложений и алгоритмов их реализации – тогда технология Открытого Пространства для Вас!

Несомненно, Вам знакомы понятия и техники Бизнес-тренинга, деловой игры, мозгового штурма, балинтовской сессии, структурированной групповой дискуссии - и многие другие современные психотехнологии командной работы, уже давно достаточно хорошо зарекомендовавшие себя в качестве эффективных средств подготовки и повышения квалификации, вовлеченности и заинтересованности сотрудников, поиска и нахождения новых решений и постановки задач, активизации и упорядочивания процессов становления и развития бизнеса.

Однако во всех этих замечательных техниках есть одно Но: все они работают лишь в малых, не более 15-20 человек группах! Их просто технически невозможно проводить в большем коллективе, соответственно, при наличии такового и постановке аналогичных задач, приходилось идти по пути либо разделения его на малые подгруппы и отдельной работы в каждой, либо выделять некий привилегированный актив, на работе с которым и сосредотачивать все усилия.

Оба эти пути помимо плюсов имели и массу негативных побочных эффектов, в частности, возникновение дисбалансов в развитии, обстановки зависти, подозрительности и непонимания между членами разных групп, воздвижения высоких, а то и непреодолимых барьеров в общении на горизонтальном уровне, кроме того, первый путь занимает много времени и весьма дорогостоящ, а также требует дополнительной последующей работы консультанта по налаживанию внутриорганизационной коммуникации и урегулированию возникших вследствие неравномерного развития конфликтов.

Взять лучшее из арсенала современных технологий работы с персоналом, избежать их побочных эффектов, а также достичь качественно нового результата при экономии времени и материальных затрат позволяет разработанная в конце 80-х годов специально для работы с большими группами людей технология Открытого Пространства (Open Space). С момента создания этой технологии ее основоположником Харрисоном Оуэном (Harrison Owen) она уже применялась более 60000 раз в 120 странах мира, причем число задействованных участников составляло от нескольких десятков и сотен до более чем 2000 человек одновременно. Среди заказчиков – как крупнейшие международные корпорации, так и общественные и политические организации, а также государственные структуры целого ряда стран.

Возможно, пришла пора и нашему городу стать органичной частью происходящих в мире процессов масштабных перемен и развития – и примерить на себя новые технологии, способные придать качественно новый импульс движению вперед крупных и средних бизнесов, а также серьезных организаций и объединенных общими целями и задачами групп людей.

Литература:

Харрисон Оуэн «Технология открытого пространства – руководство пользователя»

Приложение 1: Краткое описание основных элементов технологи

Открытое Пространство

Первым этапом является, разумеется, детальное прояснение потенциальному заказчику смысла, структуры, особенностей и целей технологии, ее истории, определение области ее возможного применения и сферы достижимых результатов, тактических и стратегических последствий и преимуществ. Обсуждается также состав и количество требуемых для проведения организационных, технических, территориальных и материальных ресурсов, время и режим проведения мероприятия. Проясняются также цели, желания и потребности заказчика. При необходимости, возможно в качестве предварительного мероприятия предложение серии сессий коучинга с руководством компании, включая организацию мозгового штурма и структурированной дискуссии для выработки как списка предлагаемых для разработки в Открытом Пространстве тем и их приоритета, так и возможности привлечения требуемых организационных ресурсов. Сюда включается также и предложение о дополнительных мероприятиях по информированию, подготовке и снижению уровня тревожности менеджмента и персонала.

При достижении взаимопонимания, наличия ресурсов и формулировки заявленного пакета целей и задач, поводятся все необходимые подготовительные мероприятия, включая подготовку соответствующего помещения, оргтехники и волонтеров-помощников ведущего и его ассистентов, решение прочих организационных вопросов.

Основные организационные ресурсы.

Помещение: достаточно просторный основной зал для общих мероприятий с незафиксированными на одном месте стульями, располагаемыми полукругами вокруг центрального рабочего пространства и пустой стеной, используемой для прикрепления к ней материалов, объявлений и протоколов, а также несколько дополнительных помещений и аудиторий, либо одно достаточно большое помещение, где участники смогут свободно передвигаться, разбиваться на группы и проводить обсуждения, мини-тренинги, деловые игры, мозговые штурмы и прочие мероприятия не мешая друг другу. Вспомогательные помещения и места для отдыха. Достаточное количество стульев, флип-чартов, блокнотов, маркеров и прочих канцпринадлежностей. Оргтехника, ксерокс, средства связи, транспорт, организация питания участников и пр. Помощники-волонтеры из числа персонала из расчета 1 на 30-60 участников.

Формат мероприятия:

2-3 полных рабочих дня. Общая вступительная часть, представление ведущих, прояснение правил и порядка проведения, заявление темы и целей работы, начало работы в общем кругу 1-2 часа, подведение промежуточных итогов в общем кругу в конце каждого дня – 1-2 часа, завершающая часть 2-3 часа с формулированием и протоколированием окончательных результатов, финальными командообразующими и настраивающими на дальнейшую работу мероприятиями. Остальное время: 5-6 часов в день работа в основном режиме Открытого пространства.

Режим и форма работы:

После представления команды ведущих, рассказа о технологии и целях ее применения, объявления правил и распорядка, заявляется общая тема работы. Далее Каждый из числа участников может объявить вопрос, предложение или подтему в рамках предложенной основной темы. Для этого он делает устное объявление и прикрепляет к Пустой Стене листок со своим именем, вопросом, местом и временем (в пределах О.П.) где могут собраться все желающие принять участие в проработке данной темы.

С этого момента он принимает на себя полную ответственность за разработку данной темы, проведение обсуждения и фиксацию его хода и результатов. Также ассистенты ведущего проводят, сделав и зафиксировав на Стене соответствующие объявления, мастер-классы и мини-тренинги по методам организации работы в группах: мозговому штурму, деловой игре, картографированию ментального процесса и алгоритмов решений, структурированной дискуссии, балинтовской сессии и взаимному консультированию, а также по ведению протоколирования и фиксации результатов. Они же оказывают всю необходимую текущую помощь при работе групп. Протоколы работы групп, объявления, изменения, новые заявленные темы и заявления о создании новых групп для исследования дополнительно возникших тем, а также результаты, фиксируются, копируются и регулярно вывешиваются на Стене Объявлений для общего обозрения.

Ассистенты также структурируют расположение объявлений на Стене по темам и времени заявленных мероприятий в соответствии с заранее объявленными правилами, оказывают консультации по проведению и расположению подгрупп. Каждый участник может принять участие в работе и организации любых подгрупп, вносить вопросы и предложения, а также свободно перемещаться от одной группы к другой, беспрепятственно присоединяясь к ее работе или покидая ее.

По результатам дня проводится предварительное подведение итогов с фиксацией общих результатов, формулированием задач на следующий день и рейтингированием тем для работы. По итогам работы проводится окончательное структурирование итогов, рейтинг предложений и результатов и дополнительная проработка признанных важнейшими из них. Далее проводятся завершающие общие командообразующие мероприятия. По окончании команда ведущих составляет подробный и краткий отчеты для заказчика о проведенном мероприятии, усвоенных персоналом новых навыках и технологиях командной работы, а также предоставляет ему протоколы и список обсуждавшихся тем, идей и предложений, а также весь спектр выработанных решений.

Основные правила и принципы:

Правило безопасности: Каждый участник находится в безопасности и полностью свободен в высказываемых мнениях, суждениях, вопросах, и степени собственной активности и не может быть впоследствии подвергнут за это наказанию.

Правило свободы: Каждый имеет право заявить тему, организовывать работу собственной подгруппы, делать объявления, вносить предложения и замечания, в любой момент присоединяться к любой из подгрупп или покидать ее.

Правило ответственности: Каждый заявивший тему и ставший организатором подгруппы для ее обсуждения, ответственен за ее работу, график встреч, ведение протокола и оформление результата. Ведение группы может быть на время или полностью передано другому участнику по обоюдному согласию с вывешиванием соответствующего объявления.

Правило принятия: Каждый имеет право быть услышанным. Ценно и заслуживает уважения любое мнение. Все что происходит в О.П. является естественным и нормальным проявлением творческой активности людей и свойства Больших Систем к самоорганизации.

Правило иерархии: Участники обращаются с текущими вопросами только к волонтерам-помощникам, а те – к ассистентам ведущего. Ведущий отслеживает процессы групповой динамики, управляет синергетическими эффектами взаимодействия, и общим ходом О.П. регулирует эмоциональный фон и скорость достижения результатов.

ВНИМАНИЕ: Приведенное выше краткое описание Не является инструкцией по применению! Это только информация. Полное описание технологии занимает десятки страниц и не может быть приведено здесь. Ее использование требует профессионально подготовленной команды специалистов. Пожалуйста, не пытайтесь провести О.П. самостоятельно силами корпоративного бизнес-тренера или HR-менеджера! Нагрузки и возникающие в ходе работы синергетические эффекты групповой динамики могут быть опасны для психологического состояния неподготовленного ведущего. Доверьте работу профессионалам!

Приложение 2: Обоснование теоретических основ эффективности О.П.

Опыт проведения О.П. во многочисленных крупных структурах и компаниях за последние 20 лет в самых разных странах мира к настоящему дню полностью подтверждает ее эффективность и существенное позитивное влияние на дальнейшее развитие организации. Прямым непосредственным результатом становится как повышение сплоченности, преданности и вовлеченности персонала в дела компании, так и налаживание эффективных горизонтальных связей, что приводит к устранению излишнего дублирования функций, обмену передовым опытом и взаимному консультированию специалистов, более быстрому прохождению информации, принятию и пониманию решений руководства. Генерируется и облекается в удобную форму огромное количество идей, предложений и решений по развитию и улучшению структуры бизнеса, оптимизации бизнес-процессов, выявляются слабые места и создаются технологии их преодоления, намечаются новые, подчас совершенно неожиданные перспективные направления роста.

Радикально снижается уровень тревожности сотрудников и страх перед переменами, возникает чувство сопричастности общему делу. Скрытая до сих пор энергия, ранее находившая себе выход в деструктивных конфликтах и борьбе амбиций, трансформируется в энергию творчества и созидательного труда. Проведение мероприятия также становится предметом гордости его участников за работу в своей компании, способствует повышению авторитета руководства, снижению текучести кадров. Повышается креативность и слаженность. Сотрудники эффективно овладевают прогрессивными технологиями интеллектуального труда, совместного поиска решений и постановки новых целей и задач. Существенно возрастает самостоятельность, зрелость, ответственность и компетентность. В тактической перспективе это ведет к возможности быстрой интенсификации работы и выводу бизнеса на новые рубежи. В стратегической глубине О.П. дает также толчок кадрового профессионального роста участников, к генерации нового виденья и перспектив, что в последующие годы приведет компанию к экспоненциальному росту, а отношения внутри нее сделает значительно более гармоничными, комфортными, и способствующими дальнейшей реализации потенциала ее сотрудников.

В чем же секрет такого успеха? Дело в том, что технология О.П. помимо возможности самообучения и опыта самостоятельного принятия решений в атмосфере творческой свободы и подъема, что позитивно влияет на людей само по себе, задействует также глубинные, обычно спящие мощнейшие пласты человеческой психики, связанные как с архитипической структурой коллективного подсознания, так и с древнейшим инстинктом взаимопомощи и слияния отдельных усилий в общем деле - соборности и общинности, как называли его Русские философы минувшего века. В результате происходит одновременное высвобождение огромного количества творческой созидающей энергии, что в силу взаимодействия большого числа людей и продуцирования множества спонтанных контактов между ними приводит к синергетическому эффекту образования Морфогенетического поля, или эффекта Коллективного Сверхсознания, по терминологии основателя психосинтеза Р. Ассаджоли. Несмотря на экзотические названия, в этом феномене нет ничего мистического и он достаточно хорошо известен современной науке. В технологии О.П. мы имеем наконец практическое применение недавно еще совершенно абстрактных представлений передовых научных направлений, таких как Синергетика – теория больших систем, Нейросемантика – теория построения метасостояний, математическая теория управления и Психосинтез – методы выявления и развития скрытого человеческого потенциала. Соединенные с уже давно зарекомендовавшими себя техниками и методами групповой работы, они приносят буквально фантастические результаты. Вы сможете убедиться в этом и сами, как только – захотите…