|
"Повелитель времени"Автор статьи: Кузнецова Марина Георгиевна
Вы скажите, что нельзя повелевать тем, что тебе неподвластно. Невозможно управлять своим временем, а тем более временем другого человека. Но это не фантастика, это реальное требование современного мира. Сегодня чтобы быть успешным и эффективным работником или управленцем, нужно быть одновременно в нескольких местах, везде успевать, и выдавать высокий результат. Современные реалии все чаще заставляют нас работать в условиях многозадачности, быстрого и эффективного принятия множества решений, выполнения различных задач. Нам всем нравятся люди, которые хорошо организованны, вовремя приходят на встречи, в сроки сдают намеченные проекты, успевают делать несколько дел одновременно, и не жалуются на отсутствие времени. Такие люди положительно влияют на свой рабочий коллектив, на семью и друзей. Они не тратят ни своего, ни чужого времени в пустую. Время работает на них. И совсем другое дело, люди, которые постоянно суетятся, куда-то спешат, и не успевают. При этом оправдывая свои опоздания, не сделанную вовремя работу внешними факторами (пробки, окружение, семья и так далее, причины можно перечислять до бесконечности). Они создают вокруг себя хаос, бессмысленную суету, рутину, в которых теряются и окружающие люди. И к сожалению, в любом коллективе таких людей больше. Мы постоянно слышим, что организованность, способность распределить свое время, распланировать день, неделю, месяц – это талант, с этим надо родиться. Но поверьте,управление временем и своей жизнью, вполне формируемые навыки. Нужно только найти в чем конкретно Ваша проблема. Проблемы со временем могут определяться несколькими причинами. Это технические, объективные и субъективные проблемы управления временем. У кого- то проблемы возникают в одной из областей, у кого- то все намного серьезнее, и требуется комплекс различных мероприятий по исправлению ситуации. Вот упрощенный вариант плана мероприятий: нужно научиться расставлять приоритеты, планировать свой день,распределять свои дела до мельчайших деталей, говорить «НЕТ» тем людям, которые пытаются занимать Ваше время, при этом освобождая свое, отметать ненужные задачи. Более подробно читайте дальше. Технические проблемы управления временем и способы их устранения. 1.Самая главная ошибка большинства людей — это неправильное распределение времени и сил на выполнение определенных задач. Чаще всего мы идем по пути от сложного к простому. Вначале беремся за очень сложные задачи, тратим на них большую часть сил и времени, пытаемся привлечь всех свободных и не совсем свободных от работы коллег, создаем излишнюю нервозность, а на простые задачи не обращаем внимания. Это не правильно. Простые задачи тоже требуют от нас и сил и времени, но так как мы уже себя растратили, эти задачи остаются нерешенными. Бывает и так, что в силу своей самоуверенности или наоборот, неуверенности в своих силах и профессионализме, мы ситуацию либо переоцениваем, либо недооцениваем. Не правильно расставляем акценты в простых и сложных задачах. В итоге — общая цель не достигнута. Приступая к любому заданию, работе, заказу, нужно расставить приоритеты по сложности этапов. Определить свои возможности и возможности коллег, количество времени, которое будет потрачено на выполнение всех этапов. Когда организационные моменты тщательно распланированы, приступайте к поэтапному решению простых задач. Действуя согласно плану, переходите на более сложные задания. В этом случае вы только набираете форму, идя от простого к сложному, положительно мотивируетесь, получаете заряд бодрости и хорошего настроения от успешного выполнения каждого этапа. В коллективе при этом царит дух взаимопомощи и взаимоподдержки, потому что все довольны ходом работы. Так без эмоциональных и временных потерь, Вы переходите к сложнейшим задачам, решаете их быстро и эффективно. Общая цель достигнута. 2.Еще одна распространенная ошибка — это отсутствие ежедневника. Как следствие, отсутствие четкого плана на день, месяц, год. Получается хаотичное выполнение заданий, неопределенность общего плана, трата времени на те задачи, которые можно решить позже. А бывает, что одни и те же задания переделываем по нескольку раз, потому что не выявили точный конечный результат. Не сравнили свои ожидания и ожидания заказчика. Что касается Вашего рабочего дня, то нужно распланировать день до мельчайших деталей, все это занести в ежедневник, и вносить коррективы (если это требуется) по ходу дня. Записи в ежедневнике должны быть структурированными, иметь хронологический порядок. И обязательно, необходим контроль за распорядком дня. Если говорить о планировании в общем, то в плане должно быть прописано все, с чего надо начинать, полный поэтапный ход работы, конечный результат и обязательно, конкретные ожидания от выполненный работы всех участников процесса. 3.Неправильная организация рабочего места. В большинстве случаев, у нас на столах кипы бумаг, пособий, канцелярских товаров, ненужных материалов и отвлекающих безделушек. Приходится терять время на поиски нужного документа. И как обычно бывает, то что нужно, находиться в самых «дебрях» рабочего стола. Или лежит на самом видном месте, но мы его не видим, потому что уже устали от поисков. Все это касается и компьютеров, рабочие столы заполнены ненужными ярлычками, электронные ящики захламлены спамом. У многих и рабочая и личная переписки находятся в одном месте. Все должно быть в шаговой доступности. Создайте удобную Вам структуру документооборота. Распланировав общую задачу, Вы поэтапно распределите необходимые ресурсы так, чтобы ближе всего к Вам находились те что понадобятся в ближайшее время. По ходу выполнения работы, убирайте ненужные материалы, и приближайте нужные. В конце выполнения общего задания, получив требуемый результат, освобождайтесь от всего, что Вам больше не понадобится. Это касается не только бумажных документов, но и электронных. 4. Неадекватная оценка сложности работы. Задачу за которую Вы взялись, посчитали простой, и решили что выполните ее быстро. Неправильно оценили количество времени, которое потратите на выполнение. Дали необдуманные обещания по срокам сдачи результатов работы. Но в процессе реализации данного заказа, выясняется что требуется больше времени и сил. Вы начинаете суетливо и хаотично действовать, теряя при этом еще больше времени. Тратите запас сил и энергии на выяснение виновных в этой ситуации. Ищите альтернативные пути решения. А время идет. Сроки поджимают. Не нужно паниковать, постарайтесь привлечь людей, незадействованных ранее в этом заказе. Они своим свежим взглядом быстрее разберутся в сложившейся ситуации. Также стоит отложить задачи, не требующие быстрого реагирования. Лучше потратить немного времени на расстановку акцентов важности и первозадачности. Скорректируйте план работы с учетом сложившихся обстоятельств, и дальше действуйте согласно ему. Основной вывод, который нужно сделать, изучив виды технических проблем со временем, это то, что приступая к разным по сложности задачам, в первую очередь, нужно организовать себя и свое рабочее место. И еще, лучше потратить больше времени на разработку тщательного плана, чем тратить еще большее время на доработку результатов или вообще начинать работу заново. Объективные проблемы управления временем и способы их разрешения. Разобравшись с техническими проблемами, давайте рассмотрим объективные (внешние) проблемы, которые мешают эффективному распределению времени. 1. Загруженность. Вы перегружены непомерно большим объемом работы. Стараетесь охватить все. Но из этого ничего путного не получится. Расставьте задачи в порядке важности их выполнения. В итоге ненужные и малозначительные задания отпадут сами собой и вам не придется тратить на них время. Вам мешает чужая неорганизованность. Мы живем и работаем в социуме. К сожалению, не все люди порядочные и дисциплинированные. Если итог вашей работы зависит от таких людей, то оставьте им простые и малозначительные задачи. Все равно их придется кому-то решать. А вы сконцентрируйтесь на важных этапах работы. Это будет более продуктивно, нежели долгие выяснения почему не выполнены те или иные задачи. А уже что делать дальше с такими сотрудниками, решайте сами. 2. Невнимательность. Мы все иногда страдаем от своей забывчивости, неумения сконцентрироваться. Но ведь эта проблема легко решаема. Для этого есть электронные гаджеты с напоминанием, ежедневники, стикеры с записями. Сконцентрироваться на рабочем процессе в нужные моменты поможет разработанный вами план с четкими инструкциями и последовательностью действий на всех этапах. А дальше вникнув в рабочий процесс, окружите себя теми вещами, бумагами, картинками, которые постоянно будут напоминать вам о деле. Уберите все лишнее, отвлекающее, издающее запахи и звуки. Все то, что будет настраивать вас на расслабление или способствовать переключению внимания на другие вещи, в данный момент не важные. 3.Проблемы со здоровьем. Не беритесь за сложные и требующие большой концентрации задачи, если чувствуете себя нехорошо. Порой хронический стресс приводит к полному отсутствию сил и энергии. Работа в напряженном ритме, домашние неурядицы могут серьезно расстроить психологическое и физическое самочувствие. Если вы ощущаете эти симптомы, то лучше взять передышку на восстановления здоровья, чем потом понадобится длительный период для лечения и реабилитации. Не стоит доводить до фанатизма свое отношение к работе, ответственность превращать в гиперответственность. Любой рабочий коллектив — это взаимозаменяемая система. Умейте доверять коллегам .И на время вашего отсутствия ничего непоправимого не случится. А вот здоровье- бесценно. 4. Окружающая среда. Постоянные пробки, шумные офисы, природные явления мешают порой выполнять свою работу в срок и качественно. Обязательно вносите эти факторы, мешающие вам продуктивно работать, в планирование своего дня. Учитывайте неблагоприятные моменты при определении сроков выполнения. Лучше договориться о более длительных сроках на выполнение заданий. И не торопясь, не нервничая, а качественно и вдумчиво работать над проектом. Не старайтесь удивить быстротой выполнения задач. От этого может пострадать качество. Ведь потратив время на ожидание в очереди, в пробке, вы будете стараться компенсировать его непосредственно в процессе работы. Что конечно же скажется на качественном наполнении работы.
Психологические проблемы управления временем и способы их решения. Помимо технических и внешних факторов, в процессе управления своим временем большую роль играют психологические барьеры. Наш внутренний настрой на работу и способы ее выполнения эмоционально окрашивают весь рабочий процесс. Это могут быть как положительные, так и отрицательные эмоции. Попробуем разобраться в этом подробнее. 1. Вы не умеете отказывать и другие этим пользуются. Как следствие, вы перегружены физически и эмоционально. Постоянно внутренне переживаете эту несправедливость, мысленно пытаетесь разрешить свои обиды, фрустрации. При этом внешне сохраняя видимое спокойствие. Но если вы скажете «НЕТ» и приведете аргументы,которые убедят оппонентов, то сразу же найдутся люди для выполнения этих задач, а вам останется ваша непосредственная задача. Только не нужно превращать эту рабочую ситуацию в межличностный конфликт. Работая над общей задачей, все в коллективе должны выполнять свои обязанности и функции. И не стоит злоупотреблять чьей-то слабостью. Поэтому, что может быть более веским аргументом, чем отлично и в срок выполненная работа. Вы когда брались за нее, то перед вами были определенные обязательства и требования по качеству и времени. А дополнительные, невходящие первоначально, задачи, будут отрицательно сказываться на вашей работе, занимать дополнительное время. Научившись вовремя и обоснованно отказывать, вы сохраните хорошее настроение, благоприятную атмосферу в коллективе и улучшите качество взятых на себя обязательств. 2. Перфекционизм. Есть такая категория людей, которые сами себе установили внутренний контроль качества выполненных действий. Он сильно завышен. И работая над каким-то делом, постоянно переделывают, дорабатывают, начинают все заново, потому что находят видимые только им недостатки. Это занимает огромное количество времени. Не нужно применять субъективные параметры для оценки выполненной работы. Есть объективные критерии, стандарты любой деятельности. И приступая к очередной задаче, нужно в плане указывать объективный характер требуемого результата. А ваше личное завышенное отношение к этому может быть помехой, задержкой по срокам сдачи. Не следует тратить все свои душевные силы на работу, слишком эмоционально реагировать на рабочие ситуации, оставьте полноту чувств и эмоций для личной и семейной жизни. 3. Страх перед возможной неудачей. Он просто деморализует человека. Испытывая этот страх, человек очень долго настраивает себя на работу, пытается найти причины отказаться от нее, теряя при этом драгоценное время. Лучше потратить время на разработку детального плана, учитывая возможные причины неудач и рисков. Когда они будут вами четко сформулированы, то перестанут казаться такими страшными. Вы наглядно увидите способы их разрешения. И вера в себя, в свои силы вновь проявится в вас. 4. Страх успеха. Начиная работу над определенным проектом, вы должным образом прогнозируете успешный результат. Но почему то начинает пугать радужный итог. Человек начинает искать подводные камни, какие-то невидимые и несуществующие препятствия. Возникает резонный вопрос: «Зачем тогда вообще начинать какие-то проекты, если успешный результат пугает?». Внутренний червь неуверенности в себе и в своих силах постоянно питается нашими страхами и тревогами. И в итоге руководит нами. Принимайте успех и заслуженные комплименты, похвалу и слова благодарности как должное. Вы немало потрудились над проектом, вложили силы и эмоции, и поэтому заслужили успех. И не тратьте время на поиски «ветряных мельниц». Вы их не найдете, а время упустили. 5. Страх перемен. Перемены всегда на первый взгляд выглядят устрашающе. Не будь их, мы бы до сих пор жили в древнем мире. Перемены стимулирую развитие, рост. Избежать перемен невозможно, а вот изменить свое отношение к ним в ваших силах. Любые перемены приобретают эмоциональную окраску благодаря разным людям. Одно и тоже событие рассматривается людьми с разных позиций. Смотрите на ситуацию перемен с позиции успешного и эффективного человека. Ищите положительные моменты для более качественного выполнения работы. Не тратьте впустую драгоценное время на сожаления и сомнения. Перемены свершаются и это неоспоримый факт. Значит не надо тревожится о том, что было до этого. Смотрите вперед. 6. Нет ясности в жизненных целях и приоритетах. В итоге мы мечемся от одной деятельности к другой. Ни одна из них не приносит нужных результатов. Время потеряно. Прежде чем приступить к профессиональной деятельности, составьте подробный план своих жизненных целей, ожиданий, желаний на неделю, месяц, год. А потом объедините жизненный и профессиональный планы. Планируя каждый день, не забывайте о своих жизненных приоритетах, выбирайте только то, что действительно ценно и важно для вас. Время — это невосполнимый ресурс, который мы сами же тратим на мелочи и суету. А потом сожалеем о том, чего не успели сделать или о том, что могли бы сделать лучше. Помните, хорошо сформированный план по достижению результатов в работе, личной жизни, самосовершенствовании поможет эффективно распределять время и приносить необходимые эмоции и чувства. В нашей жизни нет времени на страхи и тревоги, фрустрации и сомнения. Категория: СТАТЬИ » Статьи по психологии Другие новости по теме: --- Код для вставки на сайт или в блог: Код для вставки в форум (BBCode): Прямая ссылка на эту публикацию:
|
|