"Мама, не грусти, я не лентяй, я - прокрастинатор..." или сказка о потерянном времени

В конце лета я услышала веселую песенку про прокрастинатора Ксюши Зайцевой цитату которой я привела в названии и подумала, что пора бы уже об этом поговорить. Вы хоть раз ощущали нехватку времени, давление сроков, стресс от вынужденной спешки? Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами. Поэтому сегодня мы поговорим над формированием навыков планирования и управления временем.

Если Вы скажете мне: «У меня нет времени/У меня трое детей и у меня нет времени/У меня что-то там еще и нет времени», я отвечу: «Это отговорки, будьте честны сами с собой и признайте, что у Вас есть время, что-то Вы просто не хотите/не готовы делать». Подслушанный пример: довольно успешная и, конечно же, очень занятая женщина столкнулась с проблемой: в подвале ее дома прорвало трубу и ей было необходимо в течение 3 дней быть по 2-3 часа дома, пока специалисты разбираются с поломкой, также она потратила около 15 часов в неделю, чтобы привести в порядок дом после произошедшего. Где она взяла это время, ведь у нее его не было??? Все просто – время пластично, по большей степени Вы управляете им, а не наоборот. Предположим, Вы смотрите телевизор каждый вечер в среднем 1,5 часа, производим несложные подсчеты и получаем 10,5 часов в неделю! 10,5 часов которые Вы можете использовать еще для чего-то! Что же Вам мешает?

Рассмотрим самые «популярные» поглотители времени:

Телефонные звонки. Здесь про дерганье и отвлекание Вас самих по задачам «срочно, но непонятно зачем», что, к сожалению, иногда бывает на работе, так и Ваши звонки близким. Так может произойти: звонишь по одному не очень значительному вопросу домой, а в итоге выслушиваешь огромное количество ненужной информации про котов, соседей и несправедливость этого мира. Исследователями было доказано - чтобы выйти на пик эффективности в решении задачи, требуется около 30 минут, но если уже через 10 минут Вас отвлекает звонок, потребуется снова 30 минут, чтобы включиться в задачу. Это не значит, что не нужно звонить родным, звоните в свободное от работы время, в если повод срочный, то говорите по делу, фильтруйте, если же чувствуете, что все затягивается – скажите, что перезвоните вечером, когда будет возможность поговорить обо всем. Если Вы уважаете свое время – Ваше время будут уважать и другие люди.

Рабочая и личная почта, а также другие «пикающие и жужжащие» оповещения. Аналогично телефонным звонкам - если реагировать на каждое приходящие письмо мгновенно, не ждите высокой эффективности в своей работе.

Социальные сети и Internet. Только если Internet не является Вашей работой. Согласно исследованиям New York Times, между различными вкладками браузера в рабочее время люди переключаются 37 раз в час, то есть постоянно перескакивают с сайта на сайт, лишь бы занять себя чем-нибудь помимо работы.

Прокрастинация или «оттягивание». Джон Келли считает, что «прокрастинация – это когда ты находишь самый сложный способ сделать простое дело». Это явления в большей степени даже не поглотитель времени, а скорее психологическое свойство человека систематически уклоняться от дел. А вот чем Вы забиваете время? Вечерние шоу по ТВ, в итоге нет времени сходить с ребенком в парк или отвезти свое бренное тело на фитнес? Задержки на работе, потому что в течение рабочего дня надо было понять разницу между ламинатом и паркетом, ведь дома ремонт, поэтому поиски в Internet затянулись. Также это могут быть как явные тайм-киллеры в этот момент - «еще серию посмотрю», так и вполне полезные дела - «постираю колготочки/трусишки/носочки», но сделанные не в свое время, а вместо того, чтобы сесть за проект или писать диплом.

 В целом, поглотителями времени могут быть дела, люди, обстоятельства, не правильно налаженные процессы и многое другое. И лишь честный анализ позволит Вам «вычленить» пожирателей времени.

И вот Вы осознали/осознаете/признали, что есть такая проблемная ситуация в Вашей жизни. Как быть? Чтобы понимать, как быть, я приведу несколько техник самопомощи в этих самых случаях.

Принцип Франклина. Бенджамин Франклин применял трехэтапный метод планирования и осуществления своих целей, который начинался с ценностей. В начале происходит определение ценностей, далее среди них расставляются приоритеты, а далее уточнение каждой. Его принцип можно представить в виде пирамиды продуктивности, состоящей из четырех слоев, позволяющих сосредоточить время на том, что является самым ценным - самых приоритетных целях. Ценности являются движущей силой всего, что мы делаем и источником наших желаний, а цели позволяют сохранить фокус.

Еженедельное планирование предусматривает составление расписания на неделю, в котором приоритетные задачи размещаются на первых позициях. Ежедневное планирование также выстраивается с учетом приоритетности. Таким образом, принцип приоритизации текущих задач по системе Франклина в их соответствии ценностям и целям.

 Принцип «Шесть задач». Вы выписываете все дела, которые предстоит сделать в ближайшем будущем. Из них выбираете шесть самых важных дел, которые предстоит сделать завтра. И по списку от номера один да номера шесть выполняются все дела. И так каждый день выбираются по шесть дел. Этот принцип основан на срочности выполняемых дел.

 Принцип «Agile Results». Эта система личной эффективности была придумана Джей Ди Мейером, менеджером Microsoft. Система очень популярна на Западе и предельно проста. Принцип «Agile Results» заключается в следующем:

- в начале года выберите 3 больших цели на год;

- в начале месяца - 3 задачи на месяц;

- в начале недели - 3 задачи на неделю;

- в начале дня - 3 задачи на день.

Все эти уровни (год, месяц, неделя и день) связаны между собой и ставя задачу на день, Вы сверяетесь с задачами на год, месяц и неделю. Этот принцип приоритезации основан на фокусе, на соответствии ежедневных задач годовым целям.

«Agile» переводится с английского как «гибкий», так как система максимально гибка, ведь для достижения стратегических целей зачастую цели на месяц, неделю и день будут меняться.

Таким образом, главным плюсом такой приоритезации является сохранение фокуса на действительно важном в ежедневной рутине дел.

В конце каждого отрезка времени по принципу приоритезации «AgileResults» полезно будет остановиться и проанализировать что было сделано правильно, а где были допущены ошибки и как их не повторить. И конечно, эффективнее, если Вы будете все это записывать.

 Принцип или матрица Эйзенхауэра.

Довольно легендарная и цитируемая приоритезация задач. Залогом успеха этой системы является учет сразу двух параметров приоритезации задач - важности и срочности.

Люди часто путают срочность и важность. Бывает, что дело в силу своей срочности кажется важным. А действительно важные дела отходят на второй план. Проверить это можно, ответив себе на вопрос: «Что бы случилось, если бы я этого не сделал? Как бы это отразилось на результатах моей деятельности?». Если выполнение задачи необходимо для реализации ключевых целей - это важно. В случае потери смысла задачи при увеличении сроков ее выполнения - задача срочная.

Квадрат А - это важные и срочные дела одновременно. Это могут быть критические ситуации или неотложные проблемы. Сюда могут попасть также просроченные важные дела, например, проект с уже «горящим» сроком исполнения. В действительности, таких дел совсем не много, ведь это экстремальные ситуации и для правильной организации времени их количество должно стремиться к минимуму. Если перегрузить этот квадрат, человек быстро попадет в состояние стресса.

Квадрат B - дела которые напрямую влияют на Ваши стратегические цели, их нельзя откладывать ни в коем случае, иначе можно увязнуть в чужих просьбах. Кто-то просит о помощи и вот Вы уже откладываете сегодня поход в спортзал, хотя поставили цель похудеть за год на 15 кг. Вы можете попадаться в эту ловушку снова и снова. Это не означает, что не нужно помогать друзьям или родственникам, просто не стоит это делать, жертвуя своими целями.

На примере деловой сферы к группе B можно отнести развитие и поиск новых возможностей, работу по своему проекту, а также стратегическое планирование. Положительным результатом работы над задачами этого квадрата является: планомерное ведение дел, выполнение работ к установленному сроку, наличие времени на анализ и контроль, небольшое количество кризисных ситуаций и стрессов.

Квадрат C - просьбы, не относящиеся к непосредственным обязанностям, поручения, отвлекающие от основной работы, непрерывные телефонные звонки или письма, некоторые посетители. Все то, что никак не влияет на результат и Ваши цели, но требует немедленной реакции. Если не делегировать эти дела и не ограничить их количество, можно получить репутацию ненадежного человека, не выполняющего свои основные задачи в срок. Также, дела группы C грозят ощущением безрезультативности и позицией жертвы.

Квадрат D – в общем-то, бессмысленные вещи. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, личные разговоры на работе), рекламная рассылка в почте, телефонные звонки от провайдеров/операторов/банков/салонов красоты/клиник и т.д.

  Принцип Парето («Правило 80:20»)

Правило, названное в честь экономиста и социолога Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». Может использоваться как базовая установка в анализе факторов эффективности какой-либо деятельности и оптимизации её результатов: правильно выбрав минимум самых важных действий, можно быстро получить значительную часть от планируемого полного результата, при этом дальнейшие улучшения неэффективны и могут быть не оправданны.

Приведенные цифры, конечно же, ориентировочные, а выбор чисел 20 и 80 является также данью заслугам Парето, который выявил структуру распределения доходов среди итальянских домохозяйств, которой и было свойственно сосредоточение 80 % доходов у 20 % семей. Несмотря на то, что «20 % усилий дают 80 % результата», практически невозможно организовать деятельность так, чтобы не затрачивать остальные 80 % усилий. Например, компания оказывает комплекс услуг, из которых наиболее прибыльными являются только 20 %, но клиент не готов получать только эти услуги, ему необходимы все 100 %, чтобы было из чего выбрать. Также можно предполагать, что «20 % ученых совершают 80 % открытий и создают 80 % изобретений, но это было бы невозможно, если бы не было оставшихся 80 % ученых».

Коротенечко о главном. Я представила Вам всего несколько вариантов развития событий в отношении «прокачать свою продуктивность и качество жизни» и это то, что Вы можете сделать самостоятельно. В случае, когда контроль этой стороны жизни ослаблен и Вы не чувствуете в себе сил преодолеть сложившиеся обстоятельства – обратитесь за психологической помощью, так, у Вас появится не только профессиональная поддержка, но и возможность учиться полезным навыкам. И, конечно же, на злобу дня – жалобы на отсутствие времени, лень, простой или уверенность, развитие, самореализация – решать Вам…