Как выделять важные дела

Когда цейтнот накрывает с головой, когда мы тратим кучу времени и сил, энергии на выполнение текущих задач, а они все равно наваливаются и не решаются, когда мы не знаем за что хвататься, поможет это решить только одно – грамотное планирование!

Планирование – один из самых важных инструментов достижения цели. При грамотном планировании эффективность вашей деятельности возрастает во много раз. Человек, который ориентирован на повышение личной эффективности, непременно должен уметь грамотно планировать.

Если вы столкнулись с проблемой большой загруженности и хотите ее решить, в данном случае лучше использовать метод ежедневного планирования. Один из наиболее простых и эффективных способов – это планирование по методы Эйзенхауэра.

Эйзенхауэр Дуайт – это американский государственный и военный деятель, президент США. Который отличался хорошими организаторскими способности, и использовал для планирования своего времени эту матрицу.

Используется матрица Эйзенхауэра для кратковременного планирования. На одни или несколько дней.

Суть это метода заключается в расстановке приоритетов по степени важности и срочности. То есть все задачи, которые есть на текущий период, разделяются по категориям в зависимости от их важности и срочности выполнения.

Категорий всего четыре А, B, C, D.

A – дела срочные и важные. Те дела, которые нужно сделать в первую очередь. Которые горят и требуют неотлагательного вмешательства.

Например, задачи группы А:

• Неотложные задачи
• Проекты, у которых подходят сроки
• Срочный поход к стоматологу

B – важные и несрочные. Дела этой группы чаще всего бывают обижены нашим вниманием. Тем самым в последствие очень быстро попадают в категорию А.

Например, задачи группы В:

• Планирование новых проектов
• Изучение темы, необходимой для достижения цели
• Оценка результатов
• Посещение спорт зала

C – неважные и срочные задачи. Часто мы путаем их с делами А. Путаем важность со срочностью. Срочное как бы автоматически становится важным. Тем самым эти задачи вносят на наш рабочий ритм суматоху, напряжение и цейтнот. Как отмечал Ф. Тейлор, на хорошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто никуда не бежит и не суетится.

Например, задачи группы С:

• Деятельность, не связанная с вашими целями
• Прерывания
• Некоторые совещания
• Общественная деятельность

D – неважные и не срочные. Дела, которые совсем вам не интересны. Как можно больше задач категории D необходимо делегировать. К этой категории относятся так же «пожиратели» времени.

Например, задачи группы D:

• Некоторые письма и звонки
• Рутинная работа
• Развлекательные порталы
• Социальные сети
• Просмотр ТВ

Как использовать такой метод планирования в свое деятельности. Ниже описан пошаговый алгоритм работы с матрицей Эйзенхауэра.

1. Написать список всех задач на день
2. Объединить эти задачи в четыре группы на степени важности и срочности, A, B, C, D.
3. Записать эти задачи в бланк, разделенный на 4 блока (A, B, C, D)
4. Держать бланк постоянно в поле зрения и сверяться с ним в течении дня

В управлении временем один из важных моментов является умение отделить главные задачи от второстепенных.

Если вы будете использовать такой метод планирования ежедневно, то через короткое время вы забудете что такое аврал. Выполнятся задачи из категории А, освободив время для дел группы B. Теперь вы спокойно можете сосредоточиться на самом важном. Задачи категории D делегируются, а за пожирателями времени необходимо установить контроль. В дальнейшем в вашем ежедневнике больше всего задач будет из группы B, которым вы сможете уделить достаточно времени.

Грамотная организация своего времени и деятельности поможет вам быть более эффективным человеком.

Оксана Портянкина, бизнес-тренер, директор Тренинг Центра BRAIN