Как ранжировать задачи. Практическое руководство

Есть известное правило. Что когда есть много дел, и их количество такого, что придется выбирать, что делать, а что отложить. То можно воспользоваться следующим правилом: разделить задачи на четыре типа:

Важные и срочные задачи
Важные несрочные дела
Неважные срочные задачи
Неважные и несрочные дела

Получив такую таблицу, можно уже выбирать. Начать с важных и срочных. Затем перейти к неважным срочным. После этого важные несрочные, и в конце концов, если останется время, то уже сделать и неважные несрочные дела.

Обозначим проблему

Задачка только вот в чем: как определить, куда какие дела относятся? Ведь к сожалению, на самом деле не ненавистно, важно оно или нет. Да и срочность - тоже не всегда столь явный параметр, и может восприниматься ошибочно, как в силу собственных предпочтений, так и по причине давления среды (или наоборот попустительства).

Добавим недостающие данные

Чтобы эту задачку решить, необходимо добавить некоторые дополнительные параметры, чтобы приоритеты "вышли из тени", и можно было бы произвести ранжирование.

Деление по сферам деятельности

Начать можно с распределения задач по областям. Таким образом все что надо сделать, разделится на следующие типы задач:

По основной работе
Для своего проекта (проектов)
Семья (жена и дети)
Семья (родители и другие родственники)
Друзья и хобби

(Это примерный список возможных вариантов. У каждого человека конечно же есть свое собственное деление по областям деятельности.)

Уже на этом этапе у задач появилась некоторая определенность. А также чуть уменьшилась ~~энтропия~~ сборная солянка, мешающая увидеть задачу саму по себе, поскольку когда все задачи вперемешку, то они влияют друг на друга. Например, все задачи по работе могут казаться важными и срочными на фоне задач по дому, или для друзей.

Второй важный момент разделения задач по областям - у каждой области будет свой набор параметров, по которым можно будет определить как важность задачи, так и ее срочность. Работает это следующим образом.

Определение срочности

Сразу скажем про срочность - поскольку это как правило более простой параметр, и он идет сразу с задачей. Например, поздравить жену с днем рождения - задача с вполне понятной срочностью. Также и задача купить домой продукты, или стройматериалы к ремонту. Или выставить счет клиенту по работе - задача с вполне понятным сроком исполнения.

Определение важности

Что же касается важности, то тут исходить можно из способа "кнута и пряника": что я приобрету с выполнением задачи, условно говоря - какая с этого будет прибыль? И что я потеряю, если задача останется невыполненной?

Например, что будет, если выставить клиенту счет? - Он его оплатит, и у хозяину бизнеса будет прибыль, а у сотрудника процент и бонус. Или не будет. Прибыль и бонус имеют конкретное денежное выражение. Если же счет не выставить, то будет упущенная прибыль, и возможно лишение премии, а также потеря клиента. Это все тоже можно выразить в деньгах. Таким образом "цена" задачи по выставлению счета может приобрести вполне конкретные "$50 прибыли, $270 убытка (включая потери с возможных последующих заказов)".

Допустим, есть также задача по организации пассивного дохода с помощью закупки пакета акций. Задача по времени явно не срочная - можно сделать и сегодня, и завтра. Принести это может например $1200 годовых. В пересчете на месяц - "Прибыль - $100, убытки - $100".

Попробуем теперь пример с нематериальными важностями и рисками. Жена попросила организовать отпуск на выходных, чтобы побыть вместе. И речь не о ближайших выходных, а про следующие. Итого, есть 10 дней на исполнение. Если задачу выполнить, то в прибыли будет: хорошие отношения, довольная жена, отдых для себя, счастье и мир в доме. Если не выполнить - будет сердитая жена, возможные скандалы.

Соберем воедино

Итак, первый шаг - выделить основные сферы деятельности, в которых находятся задачи.
Следующий шаг - задать приоритеты каждой из сфер деятельности.
При решении задач следует сначала пойти в важнейшую сферу, и заняться там важно-срочными задачами.
Как только выполнены важные и срочные задачи первой сферы, смотрим на вторую, в которой также выполняем важно-срочные дела.
Как только выполнены важно-срочные дела, переходим к важно-несрочным в каждой сфере. Затем к неважно-несрочным.
При просмотре задач, важно их также пересматривать. Посколько могло так случиться что некоторые задачи потеряли важность или срочность, или вообще могут быть сняты из списка задач, стали неактуальными.

* * * * *

Best practices

Для организации дел и задач может сильно помочь визуализация. И если у вас есть дома свое рабочее пространство, офис, то повесьте туда две-три небольшие пробковые или маркерные доски. Каждую из досок можно выделить под одну или две сферы деятельности. Также можно использовать листы А4 или А3, чтобы обозначать ими отдельные проекты. И разноцветные клейкие бумажки, цветом которых можно обозначать степень важности.