Почему команда «сливает» дедлайны?

Эта статья о том, как мы порой не можем начать строить стены, потому что ждем, пока зальют фундамент. О том, что когда нам нужно собрать цветик-семицветик, кто-то постоянно задерживает сдачу своих лепестков. Эта статья о дедлайнах и о том, как мы благополучно их срываем.

Как правило, сливающую сроки команду или отдельных сотрудников призывают к ответственности и стыдят (мы же все взрослые люди!) и в обратной связи появляется отсылка на компетенции, связанные с тайм-менеджментом и умением расставлять приоритеты. Может быть, вам даже назначат специальный тренинг или вообще, пошлют к Архангельскому.

И это хороший ответ на вопрос «Что делать?». Мы же попробуем разобраться с тем, почему все-таки так происходит. Почему сотрудники срывают дедлайны, хотя, вроде они и взрослые, и ответственные, и профессионалы?

У срыва дедлайнов есть смысл и функция.

В методе позитивной психотерапии есть такое понятие, как «смысл и функция симптома» - это когда мы пытаемся понять, что такого дает сотруднику «симптом» - в данном случае срыв дедлайнов, чего он не может получить по-другому. Точнее, думает, что не может получить, потому как это происходит, конечно, не осознанно. По опыту, таким образом сотрудник получает возможность: О чем-то поговорить. Например, сотрудник сорвал дедлайн один раз. Потом еще раз, потом еще. Когда руководитель взрывается, мол «да сколько можно?», сотрудник взрывается в ответ - «да сколько можно кидать задач, которые вообще должен делать не я?» Или что-то в этом духе про количество, сроки, качество запросов.

Видите что происходит? Сотрудник не может говорить о том, что его не устраивает, в другом формате (например, когда получает задачу с нереальными, по его мнению сроками, просто спросить «можем ли мы сдвинуть дедлайн?»), потому что у него очень развиты способности вежливости и терпения.

Когда ко мне на коуч-сессии приходят сотрудники и в буквальном смысле вываливают все, что накопилось из серии «Доколе!», «Они вообще сами попробовали бы уложиться в эти сроки», «Они что не понимают, что у нас есть и другие задачи», я первым делом спрашиваю: «Кто еще знает этот текст?» А руководитель часто, кстати, и не подозревает, что сотрудникам или команде что-то не нравится. Пока не произойдет взрыв. А взрыв может обеспечить только серия сорванных дедлайнов.

Получить эмоциональную поддержку руководителя. Это парадоксально на первый взгляд, но когда руководитель из позиции Родителя журит сотрудника как провинившегося Ребенка, происходит какой-никакой, но эмоциональный контакт. И иногда у сотрудника а) крайне мало места в жизни, где он может получить эмоциональную поддержку б) нет идеи в картине мира, что эту самую поддержку можно получать по-другому.

У сотрудника срабатывают привычные психологические защиты.

У каждого живого человека есть способы защищать свою психику. Это хорошо. Без этого мы бы все давно умерли. В дедлайнах (которые, к слову, часто представляют собой стрессовую ситуацию), это тоже работает. Мы умеем: - вытеснять. Наш мозг обманул сам себя, и нам кажется, что этой задачи нет. Вуаля! И в этой приятной иллюзии мы живем весь срок, отведенный на задачу до последнего момента, когда уж пришел петух и клюнул в…Ладно, просто клюнул.

- рационализировать. Мы приводим себе целую кучу аргументов, почему мы не можем сделать задачу вовремя. Наша психика отлично делает свою работу и с помощью такого приема сохраняет нашу самооценку, убеждая нас, что проблема в ком-то или чем-то другом.

- сублимировать. Получая неприятную, скучную задачу, мы с рвением принимаемся за задачу, которая нам очень нравится, которую мы считаем более важной, творческой итд. И когда нам задают вопрос – «Вань, а ты чего забор не покрасил?» – можно с гордостью ответить – «Зато я баню построил»

Сотрудники по-разному чувствуют время.

Умение чувствовать время – это вполне себе конкретная первичная способность, которая развивается у человека с первых дней жизни. Мы все по разному чувствуем время – как оно изменяется, течет, бежит, тянется. Мы все по-разному способны быть в каком-то времени – настоящем, прошедшем или будущем.

Например, когда мама говорит ребенку: «Придешь из школы, немного поиграй, а потом садись за уроки», засада кроется во фразе «немного поиграй». Потому что в этот момент время как будто останавливается и чувства внутри, которое подсказывало бы нам, что уже прошел час и пора делать уроки, нет. Во взрослой жизни так тоже бывает: мы насколько включаемся в какую-то задачу, что не чувствуем момента, когда важно переключиться на следующую.

У сотрудника завышенные ожидания от самого себя.

Я должен не просто разработать инструкцию по какому-то бизнес-процессу. Эта инструкция должна войти в историю компании, мгновенно разлететься по филиалам, и многочисленные восторженные отзывы от благодарных коллег полетят на мой почтовый ящик. Моя планка к самому себе насколько высока, что между этой планкой и моими представлениями о самом себе - пропасть. Поэтому лучше даже не начинать.

У сотрудника нет опыта обращения за помощью.

Иногда по разным причинам внутри нас вызревает концепция «Я сам» с разными вариациями: «Я во всем должен разбираться сам», «Я не могу грузить других своими вопросами», «Если я задам вопрос, то буду выглядеть глупо». Подобные концепции блокируют возможность обращаться к внешним ресурсам и сотрудник тратит в разы больше времени на поиски нужных кусочков пазла.

Сотрудник помогает решать задачи всем, срывая сроки по своим собственным.

Помните Шурочку из «Служебного романа»? Прекрасная героиня чувствовала себя ответственной за всех родившихся и умерших в большой корпорации, и это было в разы важнее, чем сводить дебет с кредитом, сидя у себя в бухгалтерии. Это, конечно, утрированная история, но в реальной рабочей жизни часто так бывает, что мы не можем отказать другим насколько, что в какой-то момент обнаруживаем себя в десять вечера на работе, пытаясь успеть уложиться к дедлайну.

Как видите, у нас внутри гораздо больше причин сорвать дедлайн, чем неумение ориентироваться в матрице Эйзенхауэра. Если у вас есть хороший коуч или психотерапевт – вам повезло, разберетесь довольно быстро. Если нет – вам в помощь вопросы для самоисследования (по Д. Клаттербаку):

Что бы вы могли перестать делать, что позволит вам дать задаче более высокий приоритет?
Что бы вы могли делать каждый день, чтобы убеждаться, что достигаете определенного прогресса? Какие ресурсы у вас есть (например, другие люди), которые помогут вам расставить приоритеты в этом?
В чем заключается ваш договор с самим собой относительно дедлайнов?
Когда будет лучшее время, чтобы снова отложить задачу?
Что происходит, если вы ничего не делаете?
Какие преимущества есть в том, чтобы ничего не делать?
Когда вы взялись за эту задачу, откуда пришла энергия?
В чьих интересах вы действительно хотите сделать эту задачу?
Каких решений вы избежали на этой неделе?
Какой самый простой первый шаг вы могли бы предпринять?

Желаю вам успехов в этом исследовании, поменьше свистящих раков на горе и встреч с клюющими куда попало петухами.