Когда цейтнот накрывает с головой, когда мы тратим кучу времени и сил, энергии на выполнение текущих задач, а они все равно наваливаются и не решаются, когда мы не знаем за что хвататься, поможет это решить только одно – грамотное планирование! Матрица Эйзенхауэра - один из самых эффективных методов кратковременного планирования. Анализ того, что вы хотите сделать, и что вы действительно делаете, поможет оценить, насколько эффективно вы используете свое время. Суть это метода заключается в расстановке приоритетов по степени важности и срочности. То есть все задачи, которые есть на текущий период, разделяются по категориям в зависимости от их важности и срочности выполнения.
Пошаговый алгоритм работы с матрицей Эйзенхауэра.
1. Написать список всех задач на день
2. Распределить задачи в 4-ре группы по степени важности и срочности, A, B, C, D.
3. Записать эти задачи в бланк, разделенный на 4 блока (A, B, C, D)
4. Держать бланк постоянно в поле зрения и сверяться с ним в течении дня
Категорий всего четыре А, B, C, D.
A – дела срочные и важные. Те дела, которые нужно сделать в первую очередь. Которые горят и требуют неотлагательного вмешательства.
Например, задачи группы А:
- Неотложные задачи
- Проекты, у которых подходят сроки
- Срочный поход к стоматологу
B – важные и несрочные. Дела этой группы чаще всего бывают обижены нашим вниманием. Тем самым в последствие очень быстро попадают в категорию А.
Например, задачи группы В:
- Планирование новых проектов
- Изучение темы, необходимой для достижения цели
- Оценка результатов
- Посещение спорт зала
C – неважные и срочные задачи. Часто мы путаем их с делами А. Путаем важность со срочностью. Срочное как бы автоматически становится важным. Тем самым эти задачи вносят на наш рабочий ритм суматоху, напряжение и цейтнот. Как отмечал Ф. Тейлор, на хорошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто не куда не бежит и не суетится.
Например, задачи группы С:
- Деятельность, не связанная с вашими целями
- Прерывания
- Некоторые совещания
- Общественная деятельность
D – неважные и не срочные. Дела, которые совсем вам не интересны. Как можно больше задач категории D необходимо делегировать. К этой категории относятся так же «пожиратели» времени.
Например, задачи группы D:
- Некоторые письма и звонки
- Рутинная работа
- Развлекательные порталы
- Социальные сети
- Просмотр ТВ