Тайм-менеджмент: матрица Эйзенхауэра

Доброй пятницы, дорогие читатели!.. Сегодня продолжаю цикл заметок о целеполагании, планировании и тайм-менеджменте. В прошлый раз мы поговорили о составлении планов - от долгосрочных до ежедневных. Сейчас же я хотела начать беседу об инструментах, помогающих двигаться на пути достижения целей и следования планам более эффективно.

И сегодня рассмотрим один из моих любимых помощников в краткосрочном (включая ежедневное) планировании. Пользуясь этим инструментом, Вы сможете успевать больше действительно важных дел и организовывать время более эффективно. А называется он матрица (встречается также название квадрат) Эйзенхауэра, по фамилии человека, впервые его предложившего.

Как часто с Вами происходят следующие ситуации - вроде бы и план дел присутствует, и немаленький процент его выполняется - только при этом нет особого развития, глобальные цели остаются глобальными целями, а то, что делается - больше направлено на поддержание своей жизни в текущем состоянии. Если случается периодически - и Вам хотелось бы изменить данную ситуацию, а именно больше развиваться в различных сферах, приближаться к своим целям и достигать их, проводить время более ярко и качественно - ежедневное использование данного инструмента может очень Вам помочь.

Как видно из фото - он является чрезвычайно простым и не требует долгих объяснений. Создатель этой матрицы и его многочисленные последователи предлагают вносить все свои дела на текущий день в квадрат, разбивая их на 4 категории согласно принципу срочности и важности, а также выполнять их в следующем порядке:

1. Важно и срочно. В идеале, чтобы в этот отсек не попадало совсем ничего. Если же что-то там всё же оказывается - приступите к этим делам немедленно, как только окончите планирование!

2. Важно, но не срочно. Вот это как раз то, что чаще всего бесконечно перекладывается изо дня в день из-за пресловутой "несрочности". В то же время, чаще всего именно эти дела способствуют нашему развитию, достижениям и реализации. Сюда можно отнести и само целеполагание с планированием, и некие важные для Вас обучающие программы профессионального и личного плана, и действия по внедрению неких стратегических изменений в свою деятельность и жизнь. Кроме того, в зависимости от Ваших ценностей, в эту категорию могут попадать также действия, направленные на поддержание отношений с близкими и на заботу о себе - нередко бывает, что из-за неправильной расстановки приоритетов на всё это тоже не остаётся достаточно времени, о чём спустя время мы глубоко сожалеем. ВНИМАНИЕ: именно дела из этого сектора мы выполняем во вторую очередь, при ПЕРВОЙ же появившейся возможности.

3. Не важные, но срочные дела. Именно они часто затягивают в рутину, занимая много пространства в нашей жизни и не давая места развитию и изменениям. Что делать с делами из этого сектора? Идеальный вариант - делегировать, то есть организовать выполнение кем-то, кто сможет сделать их за Вас. В зависимости от категории действий это могут быть различные люди: кто-то из близких, фрилансеры (многие из которых на сайтах типа fl.ru готовы делать разные виды работ за копейки), помощники по хозяйству, наемные сотрудники и прочие. Если конкретно сегодня Вы не можете делегировать что-то из этого списка - запланируйте время на выполнение данного дела, но только после того, как сделаете хотя бы что-то из предыдущего квадратика. А также обязательно подумайте, что Вы могли бы предпринять сегодня, чтобы делегировать такие дела завтра - и освободить себе время для чего-то действительно важного. Возьмите себе это за правило, проживите в согласии с этим принципом хотя бы год - и Вы с удивлением отметите, насколько изменилось качество Вашей жизни.

4. Не важные и не срочные дела: сами того не замечая, мы иногда посвящаем время тому, что не является ни важным, ни срочным, а просто пришло нам в голову - и мы почему-то решили это непременно выполнить. При осознанном же подходе к распределению времени можно увидеть дела, попадающие в эту категорию - и отсеять их совсем. Если уж в какие-то дни Вы выполните абсолютно всё запланированное из остальных разделов и Вам не захочется сделать чего-то дополнительного важного, можно взять что-то из последнего раздела и сделать в виде исключения. Но эффективности это Вам не прибавит, поэтому лучше от таких дел в своём расписании избавляться совсем.

Вот такой простой, но при регулярном применении очень полезный инструмент мы рассмотрели сегодня. А в следующий раз поговорим об ещё одной нравящейся мне системе, помогающей в планировании и организации времени: "лягушках", "слонах" и "бифштексах". Если Вы не знакомы с трудами Глеба Архангельского - название наверняка Вас позабавило и заинтриговало :)) А если знакомы, но не используете - будет нелишним освежить знания.

До новых встреч!