Правила планирования рабочего дня.

Правила планирования рабочего дня

Принципы и правила планирования рабочего дня необходимы каждому. Они психологически оправданы для работающего, студента, пенсионера, мамы в декрете. Я выберу из них те, что в различных жизненных ситуациях зарекомендовали себя как правильные. Делающие рабочий день осмысленным и продуктивным. Вовсе не нужно использовать их все. Попробуйте применить каждое из них по очереди. Или возьмите несколько наиболее полезных правил планирования рабочего дня для себя лично. Главное — найдите свой стиль ведения рабочего дня, который будет наилучшим.

Мы вслед за классиками (Сирил Норткот Паркинсон, Лоуренс Джеймс Питер) неплохо знаем, что на работу тратится всегда столько времени, сколько его отпущено, а чаще – и того больше. Помогут ли правила планирования рабочего дня хотя бы завершать работу в срок, не впадая в стресс? Рассмотрим несколько секретов разумного построения рабочего дня.

Вот самый главный, но не всегда легко выполнимый на практике принцип: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Честно говоря, я сменил в его поисках не одно рабочее место.

Начинать день с позитивным настроением. Во-первых, имейте свои позитивные ритуалы начала рабочего дня (медитация или молитва, прогулка по красивому месту, поцелуй ребенка или супруга, чаепитие из любимой чашки). Во-вторых, сразу сделайте в начале дня какое-то несложное дело, которое и сразу выполните. А еще каждое утро задавайте себе три вопроса: как этот день может приблизить вас к достижению целей, что вы должны сделать, чтобы получить от него как можно больше радости и что вы можете сегодня сделать для укрепления своего здоровья? В целом это занимает не больше двух минут и легко выполняется даже в общественном транспорте.

Хорошо позавтракать и без спешки выдвигаться на работу. Насытив организм энергией и не торопясь – мы будем более энергичны и уравновешенны в течение всего рабочего дня и сможем четче его планировать. Мы сможем легче переносить стресс.

Перепроверьте планы рабочего дня. Подготовьтесь к несу любым комфортным методом (АБВ-анализ, квадраты Эйзенхауэра, технические средства типа Эверноута или Гугл-календаря). Известно, что десятиминутная подготовка к рабочему дню может сэкономить до двух часов рабочего времени. Их нужно выиграть еще утром! И еще: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел (приезд проверяющего, выход из строя сервера, болезнь ключевого сотрудника).

Приступать к рабочему дню без раскачки. Выбросьте из жизни многоразовые перекуры, обсуждения последних новостей и сплетен, прогулки с чаепитиями. Эмоциональные связи, конечно, нужны, мы — не роботы. Но ведь их можно перенести на менее напряженное время (тот же обед).

Сразу — ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А (срочное и важное), все остальное может подождать или отпадет само собой.

Подготовьте рабочее место. Уберите все ненужные бумаги, журналы и буклеты. Закройте лишние программы на компьютере, мессенджеры и социальные сети. Сейчас мы решаем задачи группы А, и только их. Порядок на рабочем месте дает толчок к порядку в голове и способствует правильному планированию рабочего дня. И так будет совершено меньше импульсивных, отвлекающих дел (телефонный звонок, проверка почты, чтение новостей).

Удваивайте сроки. Сроки, установленные для решения задачи, очень часто даются безоговорочно. Нужно стараться приспосабливать их к своим интересам (планам, эмоциям, самочувствию) и стараться «выторговывать время». В идеале — просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения задачи. Научитесь находить обоснования для этого.

Отклоняйте неотложные проблемы. На любой работе всегда возникают неотложные обстоятельства и непредвиденные ситуации. Некоторые работы, кажется, только из них и состоят. Но правильно ли это для нормального планирования рабочего дня, да и здоровья вообще? Отвлечение на такие обстоятельства приводит к простою запланированных важных дел. Стоит ли реагировать — решайте в каждом конкретном случае, но решайте вдумчиво. Возможно, здесь помогут навыки делегирования, привлечение удаленных сотрудников, фрилансеров и консультантов.

Делайте паузы. Своевременно, регулярно и осмысленно. Во-первых, организм и психика отдыхают. В-вторых, всегда есть незапланированные промежутки времени (ожидание в приемной, малосодержательное совещание). Когда они появляются, старайтесь использовать эти минуты с максимальной пользой, в том числе и для отдыха.

Работайте «блоками». Сталкиваясь в течение рабочего дня с рутинной работой и мелочами, объединяйте однородные задачи в блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, деловые письма, прием посетителей занимают, на самом деле, больше времени, чем один блок в 60 минут. Потому что мы шесть раз производим подготовку к однотипной деятельности и шесть раз завершаем ее однотипно. Умение работать блоками – это высокое мастерство планирования рабочего дня.

Выкраивайте час для себя. Если используются основные упомянутые мной правила планирования рабочего дня, то это позволяет получить дополнительный, «золотой» час для себя. Речь идет о ежедневном резервировании одного спокойного часа, в течение которого нам никто не сможет помешать. Обязательно заносите его в план, когда научитесь получать за счет оптимизации рабочих процессов. Это существенно повысит производительность труда, поднимет самооценку и даже укрепит здоровье, переносимость стресса. Используйте этот час для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер. Например, обучение или установление новых прочных деловых контактов, или меры по повышению прибыли.

Не забывайте принцип Парето. Во время совещаний очень часто 80% решений принимаются за 20% времени. При проработке документа легко увидеть, что 80% его содержания располагаются на 20% объема текста. При беседе с коллегой или клиентом в 20% времени всего контакта помещается 80% смысла всей беседы. Отслеживайте свое время, время других людей (это тоже важно) и не жалейте сил на перепроверку планов с точки зрения смысловой нагрузки рабочего дня.

Завершайте все намеченное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, отправка писем, раздача мелких распоряжений) старайтесь завершить к концу рабочего дня. Возможно, для этого и стоит выделить те самые 40% времени, о которых я писал раньше. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять что-то неотложное.

План на следующий день. Правила планирования рабочего дня, пока они не вошли в привычку, требуют ежедневной работы. Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. И – не в ущерб сну и отдыху. Можно, например, по дороге с работы домой. Понятно, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром. Но – после досуга, сна, завтрака и приятных утренних ритуалов.

Источник.