Как избавиться от неорганизованности и навести порядок в своем режиме дня?

От способности правильно организовать свой режим дня зависит социальная успешность человека, количество времени на досуг и отдых, психоэмоциональное и физическое самочувствие. При этом личная неорганизованность может мешать как человеку, которому необходимо выполнять большие объемы задач в течение дня, так и человеку, у которого в распоряжении много свободного времени.

От чего зависит умение организовать свой порядок дня?

• Чтобы быть организованным человеком, необходимо в первую очередь ощущать течение времени. Ведь именно со временем связана организация дня, недели, месяца, года и т.д.
• Время в свою очередь связано с процессом или процесс со временем. Процесс имеет свое начало, средину и конец. Это означает, что процесс имеет свои границы – начало и окончание.
• Чтобы успевать выполнять много задач ежедневно, необходимо хорошо ощущать границы каждой задачи, иметь представление о структуре этой задачи, поэтапности или процессуальности ее выполнения.
• Для успешной организации любого процесса необходимо предварительно его спланировать или спланировать последовательность задач, которые нужно выполнить в течение какого-то времени. Планирование – одно из важнейших составляющих внутренней организованности.
• Сложные или крупные задачи важно уметь видеть в деталях, более мелких задачах или этапах выполнения. Другими словами, важно уметь разбивать крупные задачи на более мелкие. Лучше избегать браться выполнять крупные задачи целиком, это скорее создаст дополнительное препятствие в достижении нужного результата, отнимет дополнительное время, силы и добавит нагрузку на нервную систему.
• Также, для эффективной организации порядка дня необходимо уметь удерживать фокус своего внимания на выполнении текущей задачи. Все внимание должно быть отдано текущему процессу. Все отвлекающие факторы должны быть устранены. Тогда скорость и качество выполнения задачи возрастет в разы.
• Чтобы успевать выполнять достаточное количество задач в установленное время, необходимо взять на себя разумную ответственность за их выполнение. И это качество также связано с ощущением границ - где начинается и заканчивается ваша ответственность, и где находится ответственность других людей. Не следует также брать на себя ответственность за задачи, которые вашими не являются и, соответственно, не следует их выполнять.

Не следует обвинять обстоятельства в том, что вы что-то не успели или не смогли сделать. Ответственность за выполнение вашей задачи лежит только на вас. Например, перестаньте обвинять в своих опозданиях пробки на дорогах, лифты, сломанные часы и прочее. Вам на самом деле не перед кем оправдываться, кроме себя и обманываете вы в первую очередь себя, когда ищите внешние причины своим опозданиям. Найдите способ быть везде вовремя.

• Чтобы успевать выполнять большое количество задач в течение дня, необходимо вовремя отдыхать. Например, после каждой выполненной задачи отдыхать тридцать минут или десять минут в конце каждого часа. Необходимо отдыхать до того, когда появится чувство усталости, тогда на восстановление сил потребуется меньше времени и будет сохраняться положительный психоэмоциональный тонус.
• Задачи необходимо выполнять спокойно, без спешки. Внутренняя спешка создает дополнительное напряжение, мешает концентрации внимания и в последующем требует много времени на восстановление сил. В итоге – времени теряется на самом деле больше.
• Необходимо уметь создавать приоритеты для разных задач. Если задач стоит слишком много, следует выделять более срочные и более важные в первую очередь.
• Необходимо уметь начинать и доводить начатое до конца.

Один из лучших помощников в самоорганизации - ежедневник или электронный органайзер.

Ежедневник должен быть достаточно большого размера, чтобы в него можно было поместить всю необходимую информацию. Ежедневники уменьшенной формы не подойдут.

Ежедневник хорошо помогает в самоорганизации, особенно, если есть необходимость выполнять много задач ежедневно или этому нужно научиться. Кроме того, если записывать даже мелкие, несущественные задачи в ежедневник и выполнять их, этот способ организации дня помогает выйти из депрессивных состояний. Также, ежедневник помогает держать на контроле всю необходимую информацию, разгрузить свою память и облегчить жизнь для нервной системы. С ежедневником вы никогда ничего не забудете, если вовремя запишите всю информацию.

• Записывайте в ежедневник все задачи, которые необходимо выполнить в течение дня, недели, года. Можно писать план на месяц, неделю или год на отдельных страницах.
• Выполняйте в любом случае все, что написано в ежедневнике. Просто берите и делайте. Можно отдельно прописывать план выполнения сложных задач и действовать по схеме.
• Устанавливайте реальные, осуществимые сроки выполнения каждой задачи.
• Каждый день определяйте или перераспределяйте приоритеты для каждой из задач на текущий и на следующий день. Начинайте выполнять вначале наиболее приоритетные задачи, затем – менее приоритетные. Если становится тяжело включиться в выполнение какой-то крупной задачи, начните делать что-то мелкое и легкое, доведите это до конца и затем приступайте к более сложным задачам.
• То, что не успели сделать сегодня, переносите на следующий день. Но обязательно выполняйте все, что написали. Если что-то не получается сразу, уделите этому больше времени или отложите на другое более подходящее время (перепишите на другую дату в ежедневнике), однако обязательно доводите свои планы до конечного результата.
• Иногда, если что-то долго не получается или получается не так, как хотелось бы, тогда эту задачу стоит протестировать на реальную и выполнимую. Возможно, ее стоит откорректировать или даже удалить из списка задач.
• Позаботьтесь о пространстве, которое вас окружает. Устраните все мешающие осуществлению своей задачи факторы. Например, отключите в интернете социальные сети, почту, скайп, предупредите других людей, чтобы вас не беспокоили, отключите на время выполнения задачи телефон (позже перезвоните) и т.д. Создайте удобную для работы атмосферу: иногда для этого требуется музыкальный фон, иногда порядок или наоборот беспорядок окружающей обстановки, запахи и т.д.
• В ежедневнике также хорошо прописывать свой отдых и развлечения, выделять им отдельное время по тем же принципам, как и другим задачам.
• Подводите итоги сделанному. Каждый день должны быть хотя бы 2-3 задачи, которые вы довели до завершения. Также хорошо писать итоги месяца и года. Нет никакого смысла в планировании, если планы не доводятся до своей конечной реализации. Все начатое должно быть завершено.

Быть внутренне и внешне организованным человеком выгодно во всех отношениях. Можно больше успеть сделать, больше заработать, больше отдохнуть, больше радоваться жизни, больше времени проводить с близкими людьми и т.д. Для этого необходимо в себе выработать несколько основных важных качеств: чувство времени, ощущение границ, личная ответственность, планирование, внимание на текущей задаче, способность доводить запланированное до окончательного результата, способность своевременно отдыхать.

Тренинг "Тайм-менеджмент для женщин". 8 ноября, Киев