Как управлять временем?

О том, как управлять временем, написано множество книг – их еще часто называют пособиями по тайм-менеджменту. К сожалению, эти произведения иногда пишутся людьми, которые не особо задумываются над самой темой – они лишь честно отрабатывают свой гонорар, пытаясь продать книгу как можно большему количеству людей. Но ведь хочется услышать хорошо работающие советы об управлении временем!

Принципы эффективного тайм-менеджмента полезно знать не только начинающим карьеристам, но и домохозяйкам (особенно молодым мамам!). Именно поэтому в данной статье я собрала кажущиеся мне самыми эффективными советы об управлении своим временем.

9 шагов к управлению временем

“Можно ли управлять временем?” – вы бы не удивились, если бы этот вопрос прозвучал в одной из фантастических сказок. Однако им задаются совершенно реальные люди, для которых становится важным успеть сделать в своей жизни как можно больше интересных и полезных дел. Итак, как управлять своим временем?

Шаг 1

Планируйте свой день

Есть мнение, что если потратить пятнадцать минут на подготовку к рабочему дню, это сэкономит вам около двух часов чистого времени. Помните о том, что план – это не какие-то там жестко заданные рамки, за которые нельзя выходить, – это всего лишь желаемые очертания для предстоящих событий. В жизни все может быть: подруга опоздает, работа над проектом затянется или вы вдруг решите, что более срочной является работа над иным вопросом. Чтобы у вас не было авралов и ощущения, что вы ничего не успеваете, помните о “золотом правиле успешных людей”: расписывайте лишь 60% вашего времени, а оставшиеся 40 % зарезервируйте для неожиданных или срочных дел. В случае, когда такие дела не появится, потратьте это время на обучение, саморазвитие или отдых.

Шаг 2

Расставляйте приоритеты и уделяйте внимание лишь важным для вас вещам

Это главный секрет того, как управлять своим временем. После того как вы определились с планами на день, необходимо определиться с тем, что нужно сделать в первую очередь, а что – во вторую. Можете попробовать разделить все ваши дела на четыре группы:

• важные и срочные;
• важные и несрочные;
• неважные и срочные;
• неважные и несрочные;

Если утро для вас не самое продуктивное время, начните день с неважных, но срочных дел. Придя в себя, принимайтесь за важные и срочные дела, например, встречи с клиентами или написание отчета. Даже если вы не сможете выполнить все то, что запланировали, самое важное и срочное будет сделано, и это принесет вам удовлетворение.

Шаг 3

Объединяйте похожие задачи в рабочие блоки

Например, в первой половине дня вы встречаетесь с людьми – с клиентами, коллегами и начальством, а во второй – работаете с документами. Это сэкономит вам кучу времени, которое вы могли бы потратить на “погружение” в каждый тип деятельности и привыкание к нему. Однако следите за тем, чтобы эти блоки не слишком затягивали – если вы будете половину дня заниматься однообразной деятельностью, это будет слишком монотонно и снизит вашу продуктивность. 

Шаг 4

Используйте принципы активного отдыха

Активный отдых – не обязательно занятие спортом (хотя может быть и такое). Суть такого отдыха – в переключении внимания и смене деятельности. Слишком долгая концентрация внимания на чем-то одном утомляет, поэтому через каждый час устраивайте небольшую пятиминутную передышку. Главное, поймите, что отдых – это не вылазка в социальные сети, а восстановление сил и энергии. Сделайте зарядку, пройдитесь, перекусите – но не забудьте сменить обстановку при этом. Или можно вступить в противоречие с предыдущим блоком, комбинируя по очереди дела разной направленности - возможно, для вас это будет более комфортным.

Шаг 5

Устанавливайте конкретные сроки для всех своих дел

Размытые границы типа “скоро сделаю” или “мне нужно еще немного времени” расхолаживают и снижают эффективность вашей деятельности. Вместо это более четко формулируйте задачи и устанавливайте для себя регламент – “сделаю к пяти часам” или “мне нужно еще сорок минут”. Кроме того, пунктуальность поможет вам ожидать того же и от остальных, что будет еще одним важным вкладом в то, как управлять своим временем.

Шаг 6

Ориентируйтесь на свои собственные жизненные цели

Все предыдущие советы могут не работать в том случае, если вы не знаете, чего хотите от жизни. Составьте для себя список того, что является для вас важным и чего бы вы хотели достичь. И старайтесь делать то, что будет приближать вас к вашим целям или соответствует вашему пути. Это поможет  обнаружить те дела, которые вы выполняете автоматически, а они на самом деле вам не нужны.

Шаг 7

Не отвлекайтесь на всяческие мелочи

Коллега спешит поделиться с вами свежими идеями, подруга просит совета, да еще и экран ICQ беспрерывно мигает? Неудивительно, что в таких условиях вы мало что успеваете. Если добавить к этому типичные поглотители времени типа серфинга по интернету и раскладывания пасьянса, то вы ужаснетесь, сколько часов тратится впустую! Для того чтобы понять, как управлять своим временем, попробуйте в течение одного дня каждый час записывать все, чем занимались, с точностью до пяти минут. А потом подсчитайте, сколько времени у вас уходит на продуктивную работу, а сколько вы теряете впустую. Это будет наглядным примером и действительно встряхнет вас.

Шаг 8

Крупные дела разбивайте на более мелкие

Бывает очень сложно заставить себя приступить к решению сложной или очень масштабной задачи, особенно если результат отсрочен во времени. Например, написание диплома – это же каторга! Но если попробовать раздробить его на небольшие задачи, такая цель перестает быть неподъемной: сперва напишите план, потом найдите литературу, потом попробуйте писать по главе в несколько дней и т.д. … Поскольку после каждого этапа вы будете видеть результат, вам будет субъективно легче заниматься решением данной проблемы. И не будет тратиться очень много времени на то, чтобы заставить себя заниматься ею.

Шаг 9

Не затягивайте с принятием решений

Безусловно, думать над тем, что ты делаешь, надо. Но превращать процесс принятия решений в затяжной вовсе не обязательно. Если у вас возникают сложности, воспользуйтесь классическим рациональным методом: напишите все возможные варианты на листе бумаги, укажите все их плюсы и минусы. И не забудьте учесть ваши чувства и склонности - это зачастую бывает важнее рациональных аргументов. И принимайте решение, которое будет максимально откликающимся у вас. Может быть, сперва оно покажется вам далеким от идеала, но самое главном в том, что начнется движение.

Надеемся, что, прочитав эту статью, вам стало немного понятнее, как управлять своим временем. Да, эти советы не являются каким-то новым словом, многое из них понятно интуитивно. Но нельзя забывать, что важно не просто что-то понимать, но и воплощать это в жизнь.