Как все успевать, или Куда уходит время

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эф­фективно, может осуществить это желание. Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок.

1. Перенос принятия решения проблемы на завтра

Эта ошибка — самая распространенная. Главная причина такой ситуации — наша несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо решать сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное тут — начать, преодолеть свои сомнения, страх перед безотлагательным ре­шением. Как правило, мы прибегаем к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед нами задачи, проблемы или цели довольно туманны, если у нас нет ясного представления о том, чего же мы, собственно, хотим добиться. Почти всегда в такой ситуации помогает:

• письменная формулировка ближайших задач, определение сути проблемы.
• письменное изложение помогает сформулировать свои мысли и более отчетливо увидеть проблему;
• составление списка целей.

2.  Выполнение работы не до конца

Быть до предела занятым и работать хорошо, наверное, не одно и то же. Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их. С точки зрения повседневной произво­дительности, результативности труда и охраны собственной нервной системы куда полезнее окон­чательно решить только нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел, ко­торые все равно не удастся довести до конца. К тому же нерешенные проблемы тяжелым грузом ложатся на нашу психику. А вот каждое законченное дело дает чувство морального удовлетворения и душевной свободы.

3.  Стремление сделать все сразу

Одновременное решение нескольких проблем — это самый верный путь к стрессам и неврозам.

Многие привыкли громоздить на своем столе целую груду папок с бумагами. Эти папки постоянно у нас перед глазами, а в результате мысли наши все время скачут с одной проблемы на другую.

Глаз наш — это наш гид. Чтобы мысли не прыгали между делами, нужно прежде всего убрать все папки. На столе должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому

вопросу. Если мы имеем дело с трудной, многогранной проблемой, то очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой мы стремимся. Такая карточка должна постоянно стоять на нашем столе на самом видном месте. Это позволит «не потерять за деревьями леса» и сконцентрировать свои усилия на решении главного.

30 «ПОГЛОТИТЕЛЕЙ» ВРЕМЕНИ

1. Нечеткая постановка цели
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
7. Чрезмерное чтение корреспонденции.
8. Скверная система досье.
9. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе)

10.Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

11.Недостатки кооперации или разделения труда.

12.Отрывающие от дела телефонные звонки

13.Незапланированные посетители.

14.Неспособность сказать «Нет».

15.Неполная, запоздалая информация.

16.Отсутствие самодисциплины.

17.Неумение довести дело до конца.

18.Отвлечения (шум и др.).

19.Затяжные совещания.

20.Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

21.Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

22.Болтовня на частные темы.

23.Излишняя коммуникабельность.

24.Чрезмерность деловых записей

25.Синдром «откладывания»

26.Желание знать все факты.

27.Длительные ожидания (например, условленной встречи).

28.Спешка, нетерпение.

29.Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел. 30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.