Список дел, как инструмент планирования.

ВРЕМЯ- ДЕНЬГИ?

Как посмотреть ! В отличие отденег, время – невосполняемый ресурс , а значит , более драгоценный.

      По иронии судьбы , все мы умеем в той или  иной степени  управляться с деньгами . Время же остается неприрученной стихией, к которой останется только искать подходы, и хорошо, если  удаётся их найти.

Цейтнот? Цейтнот!

    Немногие счастливчики  хорошо организованы от природы. Все остальные борются с рутиной по мере сил, и случается , что рутина побеждает. Как известно , первое , что нужно сделать для решения проблемы,- это её определить. Неправильная организация жизни даёт о себе знать определёнными признаками.

- Постоянная спешка, суетливые потуги всё успеть не дают сосредоточиться на одной задаче.

- Дела наваливаются сплошной лавиной, так что их невозможно различить по степени важности и срочности.

- Проекты часто не удаётся завершить в срок , либо серьёзно страдает качество, в результате чего проекты возвращаются на доработку.

- Продолжительность  рабочего дня регулярно превышает положенные восемь часов.

- Секретарь не в курсе дел своего руководителя, а запланированные события не происходят в предназначенный для них срок.

- Руководитель выполняет работу своих подчинённых.

- Атмосфера в коллективе накаляется и становится невыносимой из-за постоянных конфликтов.

- Ухудшается самочувствие , возникает ощущение хронической усталости.

- Когда присутствуют все признаки , вывод очевиден: надо срочно менять сами принципы организации.

   «Вредные» списки дел.

Самый первый и очевидный  способ  упорядочить  свою жизнь  и работу – это планирование.  Кто из нас не пытался  начать день с просмотра списка дел и заканчивать его с  триумфальным  проставлением галочек?

    К сожалению ,это простой способ не всегда работает , а порой вредит больше , чем помогает. Профессор психологии Пичил Тимоти (Карлтонский университет, Оттава, Канада) провёл исследование , чтобы выяснить, почему списки дел не помогают нам в работе.

  Первое , что он отметил: состав списка дел, предпочитают почивать на лаврах. Сам  список кажется им великим достижением и даже снимает чувство вины  за НЕсделанную работу. «Таким образом  список , конечно же , не работает, - отметил профессор. – Если называть вещи своими именами , мы лжем сами себе». Сделав вид , что приготовились к работе, мы фактически тянем время . Нередко страх  перед сложной задачей заставляет нас ходить вокруг да около, даже если цель  действительно кажется важной.

   Популярный способ не приступать к запланированной работе- пытаться закончить все мелкие   рутинные дела перед  этим «ответственным шагом». Перелопатив чудовищный объем задач второй или даже третьей степени важности, мы создаем не только качественную иллюзию собственной занятости, но и замечательное извинение тому факту , что мы не продвинулись в нашем важном проекте ни на шаг. Тем , кому такая ситуация кажется узнаваемой, доктор  Пичил  советует составить списки , но работать с ними правильно: «Если нечто  важное на вершине  списка в течение продолжительного времени и статус  его не меняется, примите это как сигнал. Проверьте, нужно ли это делать вообще? Либо  сделайте дело незамедлительно, либо признайте, что делать его вы не будете никогда, и вычеркните из списка».

КАК ЭФФЕКТИВНО РАБОТАТЬ СО СПИСКОМ?

Цельный массив дела ,который высится над нами , словно непокорённая скала, способен парализовать даже самых отважных. Поэтому для начала стоит  разбить большие задачи на подзадачи. Специалисты по тайм-менеждменту  описывают этот процесс  прекрасной метафорой: если вы не можете даже  представить себе, как съесть слона , разделите его на  бифштексы. Удивительно, но более  длинный список  в реальности  становится  более лёгким для  исполнения . Каждая  следующая задача определена, и движение от одного решения к другому  оказывается  постепенным , посильным. Детальный  список полезнее тезисного.

   Не все дела одинаково приятны, от некоторых хочется удалиться  на максимальное  расстояние – если не в пространстве, то во времени. Эти неприятные  дела иногда называют «лягушками» и рекомендуют  назначать их на самое начало дня. Действительно провести неприятный  разговор с утра , значит, освободить свой день от напрасных терзаний.

  Другой способ не застревать над списком – награждать  себя маленькими «пряниками». Нет, речь не о традиционных шоколадках, выданных самим себе за вовремя сделанное  задание. Сделав  трудное или неприятное дело, можно заняться лёгким или интересным . Главное , соблюдать разумные пропорции: час на важное дело, полчаса – на не столь важное, но приятное.

  Явное достоинство списка в том, что в нём видны как  приоритеты, так и картина в целом . Если  станет очевидно, что на все дела списка ресурсов не хватит, придётся принять трудное решение и вычеркнуть  те из них, которыми можно пожертвовать  сравнительно безболезненно. Важно смотреть на вещи реалистично и помнить о возможности отказаться от непосильного груза.

(продолжение следует)