«Время или где его взять»

Если Вы постоянно сталкиваетесь с нехваткой времени, то либо Вы чересчур занятой человек, либо у Вас просто проблемы с планированием. В любом случае есть несколько универсальных секретов, которые могут помочь справиться с этой проблемой.

Чтобы лучше и рациональнее распределять время постарайтесь составлять перечень дел, которые необходимо сделать в тот или иной день. Лучше будет, если у Вас будет ориентировочный план на неделю. Так же не лишним будет и ежедневник, в который Вы сможете записывать грядущие дела. Второе что нужно уметь – это распределять дела по важности. Желательно это делать заблаговременно и обозначать их по–особенному.

Если Вы – руководитель, и сталкиваетесь с подобной проблемой, то следует проанализировать, как работают Ваши подчинённые. Возможно, есть смысл дать возможность кому – либо из них проявить себя, взяв часть Ваших обязанностей на себя. Этим самым Вы освободите часть собственного времени. Так как часто появляются мелкие разовые задания и дела, которые совсем не обязательно выполнять самостоятельно. Но в таком случае следует вместе с правами делегировать так же, и ответственность, что бы качество выполненной работы не пострадало. Но перебарщивать также не стоит, так как, делегировав слишком много дел, Вы потратите больше времени на объяснение Вашим подчинённым нюансов каждого из дел, и не выиграете от этого ровным счётом ничего.             

Также особое внимание следует уделить телефонным звонкам: если в течение дня они Вас отвлекают от намеченного плана, то следует сократить по максимуму количество телефонных звонков и их длительность. Постарайтесь определить отрезок дня, в котором Вам меньше всего звонят и проведите этот отрезок в режиме без телефона. Также можно поручить секретарю, если он (она) у Вас есть, отвечать на некоторые звонки.   

Еще можно пересмотреть так называемые «приёмные часы». Если, например, двери Вашего кабинета постоянно открыты для коллег, то они могут злоупотреблять этим, и тем самым отвлекать Вас от важных дел. Если это происходит постоянно, следует установить так называемые «приёмные часы», когда Вы будете уделять время решению личных проблем коллег. А в остальное время без экстренной причины, запретить Вас отвлекать от работы.

Возвращаясь к теме дневника и списка дел, также необходимо обозначать хотя бы приблизительное время выполнения каждого из них. Если в этом вопросе Вы преуспеете, то это точно будет работать на экономию Вашего времени.

Запомните принцип: прежде чем начать новое дело, необходимо завершить старое. Как показывает практика, делая сразу несколько дел, ни одно не будет завершено вовремя и качество их будет не на должном уровне.