Куда уходит время?

Как говорил Винни Пух, время – оно как мед… оно если есть, то его сразу нет. Вернее, Винни говорил, конечно, просто про мед, но согласитесь, со временем в работе руководителя очень часто так и бывает. Пришел утром на работу раньше всех, не успел оглянуться – уже обед (а часто и его не заметил), а там уже – и сотрудники к выходу потянулись – у них, видите ли, рабочее время закончилось… При том объеме и разноплановости работ, которые приходится выполнять руководителю, - ему и правда мало 24 часов в сутках. Хотя утверждение, что при грамотно организованном времени на работу не должно уходить больше 6-8 часов в день, - тоже верно.

Именно поэтому и предлагаем разобраться, а куда же оно, время руководителя, уходит.

Статей потери времени, конечно, великое множество, и каждый из нас усердно пополняет этот список своими собственными «поглотителями», однако, обобщая, можно выделить несколько основных причин временных потерь руководящего звена:

- неправильно организованная система совещаний;

- обратное делегирование со стороны подчиненных;

- неверная расстановка приоритетов;

- неправильная организация рабочего места и информации;

- недостаток внутренней мотивации.

Посмотрим последовательно, а откуда эти причины берутся и как они выражаются в работе руководителя.

Итак, причина первая. Неправильно организованная система совещаний.

С высокой вероятностью можно констатировать, что Вы действительно теряете время в процессе совещаний в том случае, когда:

- Ваши рабочие пятиминутки и еженедельные/ежемесячные совещания занимают больше, чем 20 и 60 минут соответственно;

- на каждое совещание обязательно ожидаются все до одного опаздывающие;

- на совещаниях не установлен четкий порядок и/или не указан временной регламент выступлений участников (нет ограничений каждого выступления по времени);

- в процессе совещаний обсуждаются проблемы и решаются вопросы, касающиеся одного-двух присутствующих, в то время как остальные (да и Вы тоже) ничем не занимаются;

- совещание приходится приостанавливать из-за телефонных звонков, поступающих на городской телефон в помещении или мобильные телефоны участников;

- Вы сами присутствуете на совещаниях, на которых Вам нечего сказать (либо потому, что темы не Ваши, либо по любым другим причинам).

И действительно, то, что названо пятиминутками, в организациях постоянно превращается в занудные «полуторачасовки», а уж регулярные итоговые совещания иногда «съедают» по половине рабочего дня. Именно за это огромное большинство руководителей, в особенности в бюджетных организациях, и не любят совещания как класс.

В реальности же, регулярные совещания – отличный инструмент управленца, который направлен как раз на экономию рабочего времени, а также позволяет осуществлять контроль, стимулирование, передачу информации в рамках компании и, кроме всего прочего, поддерживать дисциплину среди сотрудников. Главное – верно организовать процесс, и тогда исключительная эффективность совещаний не заставит себя ждать.

Вторая причина. Обратное делегирование со стороны подчиненных.

Можно смело утверждать, что Вы подвержены обратному делегированию, и оно отнимает массу Вашего времени, когда:

- Ваши подчиненные очень любят обращаться к Вам с различными вопросами, в том числе на Ваш взгляд мелкими и незначительными;

- более двух часов в день Вы тратите на «сопровождение» работы подчиненных (если, конечно, речь не идет о только что пришедших в организацию новичках);

- сотрудники часто звонят Вам по телефону, когда Вы не находитесь в организации, или в выходные, если у Вас различный график;

- Вам часто приходится слышать комплементы из серии «Вы же такой умный, все знаете», «у Вас это получится однозначно лучше», «ну что для такого специалиста, как Вы, стоит такая мелочь»;

- в списке Ваших дел немало формулировок типа «помочь П.…», «решить с С. вопрос…», «найти для А….», и все эти аббревиатуры – имена Ваших подчиненных.

Особенно актуальным это становится, когда Вы давно работает со своим коллективом и отношения уже сложились, они очень хорошо знают, на чем Вас можно «поймать», и тем более сильно это проявляется, если Вы сами выросли из когда-то рядового сотрудника.

С обратным делегированием разобраться не всегда так просто, как кажется на первый взгляд, потому что решение данного вопроса требует часто перестройки сначала себя (привычек, стереотипов, взглядов), и только потом уже взаимодействия с подчиненными и их вредных привычек. Кроме того, на первом этапе стремление отказаться от обратного делегирования и отучить от него Ваших подчиненных, может не сократить, а даже увеличить время, потраченное на них, но на выходе, приучив сотрудников к самостоятельности, Вы получите значительную экономию собственных сил и времени.

Причина третья. Неверная расстановка приоритетов (уход в мелкие дела, текучку).

Потери времени связаны именно с неверной расстановкой приоритетов в делах, когда:

- все дела Вы планируете просто списком, не помечая последовательность их выполнения;

- в Вашем ежедневнике «переползают» изо дня в день серьезные, глобальные, важные дела, до которых никак не дойдут руки;

- Вы всегда в первую очередь занимаетесь теми делами, которые возникли прямо сейчас, не анализируя до конца их важность;

- занимаясь требующим концентрации делом, Вы то и дело вынуждены отвлекаться от него на решение более мелких вопросов;

- в Вашей организации не приняты «приемные часы» для решения вопросов посетителей и сотрудников, и/или таблички «не входить» при важных делах руководителя;

- Вы сами отвечаете на все телефонные звонки, поступающие в Ваш кабинет (и тем более смежные помещения), просматриваете электронные письма, приходящие в общий ящик, общаетесь лично с каждым менеджером, предлагающим рекламу, разработку сайтов и другие услуги, и отвечаете заглядывающим посетителям, куда им пройти.

А ведь расстановка приоритетов, наряду с постановкой цели – это один из важнейших рычагов управления временем в целом, ведь давно известно, что 20% наиболее важных дел приносят 80% результативности и успеха (принцип Парето), а задачей руководителя как раз и является безошибочно выделить эти 20% дел.

Безусловно, кроме отладки расстановки приоритетов, Вам, возможно, придется поработать над формулировками задач, временным нормированием, определением первого шага и целым рядом других деталей, но, хотя бы начав делить дела на несколько категорий по критерию важности, Вы сэкономите массу времени и сил.

Причина четвертая. Неправильная организация рабочего места и информации.

Вы теряете немало своего драгоценного времени из-за неверной организации рабочего места, когда:

- и вечером, и утром Ваш рабочий стол одинаково завален, чуть свободнее он бывает только во время отпуска;

- Вы часто ищете нужный документ на своем рабочем столе больше минуты;

- на папках с бумажными документами, с которыми Вы работаете, отсутствуют подписи, а внутри них – разделители и закладки;

- в корнях большинства электронных папок Вашего компьютера больше 10 подпапок или документов (исключение составляют алфавитные архивы по фамилиям или организациям, которые удобно хранить вместе);

- любой сотрудник Вашей компании без Вашего ведома может положить какую-то бумагу Вам на стол.

И действительно, заваленный рабочий стол руководителя частенько является не только предметом многочисленных шуток коллег и подчиненных, но и реальной головной болью его владельца.

Проверить, насколько эффективно работает организация рабочего места, предельно просто – поиск любого нужного Вам предмета (пусть это будет хоть степлер) или документа на рабочем столе, в рабочем столе, в стеллаже или в любой электронной папке не должен занимать более 30-40 секунд.

Пятая причина. Недостаток внутренней мотивации.

Ваше время неконструктивно тратится на самоуговоры и прочие мотивационные моменты, именно из-за сниженной мотивации к работе, если:

- первые ассоциации, которые появляются у Вас со словом «работа» можно отнести скорее к негативным, чем даже нейтральным или тем более позитивным;

- положа руку на сердце, каждое или почти каждое утро Вы идете на работу с неохотой и/или Вам просто не нравится цвет стен, пола, потолка, стола и т.п. в Вашем кабинете;

- в ежедневном списке Ваших дел большое количество «жаб» (то есть дел, которые неприятны, а потому их совсем не хочется выполнять);

- перед тем, как приступить к решению очередной задачи, Вам необходимо несколько минут настраиваться и даже заставлять себя;

- Вы с удовольствием отвлекаетесь на кофе, сигарету или личных телефонный разговор, вне зависимости от того, чем именно были заняты.

В реальности, если большая часть Ваших задач формулируется для Вас самих в терминах «надо», - уже можно говорить о недостатке рабочей мотивации. Задача-максимум в этом разрезе – научить себя мыслить в терминах «хочу» по отношению к работе.

Если, отвечая на высказывания в разных разделах статьи, Вы обнаружили сразу несколько «черных дыр», в которые может уходить Ваше время – ничего страшного, воплощайте меры по их ликвидации последовательно. Если не нашли ни одной, - попробуйте в течение двух недель проделать хронометраж – то есть просто записывайте все свои действия в процессе работы с точным (до минуты) указанием времени на каждое. Такие расчеты, даже если и не укажут напрямую причины временных потерь, будут отличным стимулятором для Вас в плане рабочего тонуса, ведь, как известно, регулярное измерение любого показателя уже влияет на его рост.

Врезки:

Как повысить эффективность совещаний:

1. Определите, какой вид совещаний Вам нужен (ежедневные пятиминутки, еженедельные или ежемесячные совещания для подведения итогов, проблемные совещания, жестко не привязанные к временной сетке).

2. Для каждого вида совещаний разработайте грамотный регламент (определите, кто должен присутствовать на совещаниях, в каком порядке они будут выступать, и какой будет тематика их выступлений), определите, когда удобнее его проводить (желательно, чтобы совещание не попадало на утро понедельника или вечер пятницы) и поставьте ограничения по времени.

3. Следуйте регламенту (начинайте своевременно, вне зависимости от количества присутствующих, ограничивайте выступающих, если они «заговариваются»).

4. Поручите кому-то вести протокол совещания, куда будут вноситься все распоряжения, данные в процессе совещания, со сроками и ответственными за их выполнение, а также интересные идеи, высказанные участниками.

Как победить феномен «обратного делегирования»:

1. Постарайтесь определить причину столь часто возникающего обратного делегирования.

К примеру, у Вас могут работать действительно низкоквалифицированные сотрудники. Или Вы неграмотно ставите задачи. Или Ваши подчиненные боятся взять на себя ответственность. Или они просто привыкли, что большую часть дел Вы выполняете сами. 2. Определите способ борьбы с выявленной причиной. Если способы работы с первыми двумя причинами (низкая квалификация кадров и неверная постановка задачи) лежат на поверхности (обучить сотрудником или обучиться самому методикам постановки задачи), то с двумя другими все серьезнее.

Боязнь сотрудников брать на себя ответственность за результаты выполнения задач часто вызывается чрезмерным преобладанием негативного поощрения над позитивным (то есть когда ругают гораздо чаще и серьезнее, чем хвалят). Подумайте, когда Вы последний раз произносили вслух похвалу, а когда выговор, и если вторых действительно больше, чем первых, для Вас это – прямой путь для обучения тому же оперативному управлению.

3. Боритесь. Так как чаще всего обратное делегирование все-таки связано с вредной привычкой сотрудников перекладывать на Вас свои дела (а делают они это по той простой причине, что Вы их охотно забираете), то работать с ней нужно долго и последовательно.

Не решайте за своих подчиненных их задачи, а отправляйте их делать это самостоятельно. Звучит это приблизительно так: «подумай еще сам, и приходи ко мне через… (обозначаете время) минимум с… вариантами решения».

Как повысить эффективность работы с приоритетами:

1. Выпишите на листочек (для помощи можно воспользоваться рабочим ежедневником) списком все задачи, которые сейчас стоят перед Вами.

2. Разделите их на три группы: категория А – самые важные дела, которые не терпят отлагательства. Категория В – дела, которые без потери эффективности можно сделать и сегодня, и завтра, и даже послезавтра, но если они будут выполнены сегодня, это освободит Вам время в будущем. Категория С – дела, которые должны быть выполнены когда-нибудь, в том случае, если останется время от дел первых двух категорий.

3. Выполняйте свои задачи в заданной последовательности.

Подобные действия желательно делать на каждый конкретный рабочий период (рабочий день, неделю, месяц). Кроме этого, в списки Вы можете включать как чисто рабочие задачи, так и личные дела (посещение врачей, спортзала, саморазвитие и т.п.). Если подобная расстановка приоритетов Вами давно освоена, Вы можете воспользоваться более сложными системами (например, матрицей Эйзенхауэра, в которой задачи делятся на несколько категорий согласно шкалам важности и срочности).

Как организовать рабочее место:

1. Введите для себя за правило регулярность уборки рабочего стола. Хорошо, если это будет пятница (или суббота, если у Вас шестидневная рабочая неделя) – чтобы, уходя с работы в конце недели и глядя на убранный стол, Вы чувствовали заслуженное удовлетворение от оконченной на данный момент работы.

2. Распределите все имеющиеся на данный момент на столе и в столе предметы и документы на три группы: нужное (то, чем Вы пользуетесь ежедневно), не нужное срочно (то, чем Вы пользуетесь не чаще раза в неделю) и совсем не нужное. Оставьте на столе только предметы первой группы, все остальное – уберите, причем постарайтесь рассортировать в ящиках стола, стеллажах и пр. таким образом, чтобы более часто используемые предметы и бумаги были и более доступными (лежали ближе).

3. Проверьте, чтобы количество документов в каждой папке/подпапке/лотке и пр. (причем здесь мы говорим и о печатных, и об электронных документах) не превышало девяти.

4. Используйте все возможные средства визуализации, которые помогут Вам быстро ориентироваться на рабочем столе, а также в стеллажах и ящиках (это могут быть крупные надписи, цветные закладки, разделители страниц, отдельно стоящие лотки для разных документов и пр.).

5. Введите четкие правила для коллег и подчиненных по взаимодействию с Вами через Ваш рабочий стол (электронный ящик, сервер и т.п.). Например, договоритесь, что класть документы на Ваш стол в Ваше отсутствие запрещается, или заведите специальный лоток для входящей документации, или договоритесь о специальных отметках для срочных бумаг (цветная наклейка). Как только правила сформируются и обкатаются, - требуйте их неукоснительного соблюдения.

Как повысить самомотивацию:

1. Найдите 20, а лучше 30 плюсов в своей нынешней работе. Можете даже написать сочинение в свободной форме, на тему «за что я люблю свою работу». Единственное условие – в это время Вы не обращаете ни малейшего внимания на минусы своей обожаемой работы, даже если они упорно пытаются показаться Вам на глаза.

2. Назначьте себе награду за успешно проведенный рабочий день или выполненную задачу. Она может быть любой (купите себе мороженое или шоколадку, разрешите сделать пятиминутный перерыв, позвоните любимому человеку, посмотрите вечером любимый фильм и пр.), главное, чтобы Вы могли сказать себе – это мне за….

3. Составляя список задач на день, неделю или месяц, выделите одну «жабу» (нелюбимое, давно откладываемое дело или разговор с неприятным собеседником) и выполните ее с самого утра (в понедельник, первого числа), чтобы она не «висела» над Вами дамокловым мечом, и остальной период прошел гладко. Обязательно похвалите себя за своевременное ее выполнение, отметьте его визуально или действием (к примеру, жирно зачеркните формулировку данной задачи в ежедневнике или с удовольствием скомкайте и выбросьте листочек с ее наименованием, который был прикреплен к монитору/ стеллажу/ ежедневнику).

4. Планируя свой день, обратите внимание на последовательность задач. Пусть более сложные перемежаются с более простыми, неинтересные для Вас – с новыми и любопытными, монотонные – с более динамичными. Не реже одного раза в час-полтора делайте себе регламентированный перерыв хотя бы на 2-3 минуты (исключение составляют периоды, когда Вы с «погружением» выполняете очень серьезное дело, требующее концентрации).

5. Если процесс еще не организован – обязательно займитесь спортом, чтобы позволить своему организму своевременно сбрасывать ненужное физическое напряжение.

6. Задумайтесь над оформлением своего кабинета или помещения, где проводите больше всего рабочего времени. Может быть, действительно пора сменить цвет стен или хотя бы привнести в него больше позитива? Разместите в пределах доступности взгляда смешные картинки с животными, яркие фотографии, вызывающие приятные воспоминания, цитаты известных людей, наполненные юмором. В общем, постарайтесь сделать так, чтобы Вам было приятно находиться в этом помещении.