Ален Дэвид » Getting Things Done

§ Пусть у вас будет несколько свободных крючков и пустых папок в запасе, так чтобы вы могли быстро управляться с новыми приходящими папками.  

Прочищайте ваши хранилища хотя бы раз в год  

Регулярная прочистка вашего архива не даст ему зарости плесенью, это также потакает вашей прихоти держать все на видном месте «на случай, если понадобится». Вы знаете, что через несколько месяцев в любом случае все это будет пересмотрено, и вы можете принять повторное решение, что стоит хранить, а что можно и выкинуть. Как я уже говорил, я прочищаю мою систему, когда я жду, когда мне ответят по телефону.  

Я рекомендую всем организациям учредить День Разгребания Мусора, когда все сотрудники буду приходить на работу в драных джинсах, отключать свои телефоны и разгребать весь накопленный материал. У всех будет официальное разрешение потратить целый день на уборку. Здорово было бы поставить в план и Индивидуальный День Разгребания мусора где-нибудь на выходных или когда вы в отпуске, в конце года, или ранней весной, или прямо перед сдачей бухгалтерской документации, когда вы хотите завершить все финансовые дела уходящего года.  

И напоследок…  

Вы выделили время, организовали рабочее место, озаботились необходимыми инструментами и принадлежностями – словом, всем, чтобы начать внедрять технологию.  

Что теперь?  

Если вы решились выделить определенное время на организацию рабочего места, тогда вам надо сделать кое-что ещё, чтобы эта организация была эффективной – на время процесса обустройства избавьтесь от всех иных обязанностей. Если вам нужно-таки сделать супер-важный звонок или что-то забрать у секретаря, или поговорить с супругой – сделайте это сейчас. Или же решите, когда вы этим займетесь и поставьте напоминание, чтобы не забыть. Совершенно необходимо, чтобы все ваше физическое внимание было уделено процессу реорганизации.  

Почти без исключений, когда я начинаю тренировать людей, даже если они выделили время и деньги, они все равно не разделались с делами для того, чтобы выпасть из жизни на пару дней и заняться своим рабочим местом. «Ах, да, мне надо перезвонить этому заказчику на днях», говорят они, или «Я должен связаться с женой, спросить, купила ли она билеты на сегодня». Я полагаю, что если такое количество далеко не самых простых людей игнорируют ответственность перед собой, это явный показатель определенной нехватки зрелости нашей культуры.  

Разобрались? Отлично. Теперь самое время все ваше «разное» в одном месте.  

Глава 5. Сбор информации: собираем «разное»  

Я уже говорил об основной процедуре сбораинформации во второй главе. Эта глава более подробно повествует о том, как собрать все «разное», все незавершенные дела в одном месте. Это первый необходимый шаг на пути к «кристально чистому сознанию». Соберите хотя бы несколько дел помимо проектов, над которыми вы сейчас работаете, и вы уже сможете почувствовать себя лучше. Когда же вы соберете все, абсолютно все 100 %, у вас появится новая точка, из которой вы и будете двигаться к вершинам личной эффективности.  

Над этой частью организационного процесса я работаю с клиентом, как правило, часов шесть, правда, однажды мне попался такой, который ковырялся все 20 (я ему потом уже сказал «Ладно, вы общую идею поняли уже»). Сбор может занять больше времени, чем вы рассчитываете, но это при условии, что вы вознамерились сделать полный обзор, как рабочих, так и личных дел. Это ведь значит, что вам придется все облазить и все обшарить, в каждый угол заглянуть, и в машине проверить, и в лодке и ещё, где вы там обитаете.  

Если у вас в распоряжении наверняка есть часа два, то вы легко справитесь со сбором того, что на поверхности. А для остальных дел – для них напишите напоминания, что-нибудь вроде «Проверить в гараже» или «Заглянуть в ванную комнату».  

На самом деле, вам вряд ли удастся собрать 100 % дел за раз и потом это все удерживать. Скорее всего, в течение недели вы будете слишком заняты и не сможете зафиксировать все ваши идеи и обязанности где-то в одно месте (только не в голове). Однако, пусть это будет вашим эталоном для подражания, который и будет вас мотивировать поддерживать «чистоту в домике» ваших дел и обязанностей, будь они связаны с бизнесом или с личной жизнью.  

Готовы? Поехали…  

Вот несколько веских причин того, чтобы сначала все дела собрать, а уж потом начинать их обрабатывать:  

1. Вы сможете осознать и оценить объем ваших дел и обязанностей 2. Вы сможете увидеть «свет в конце туннеля», ну или хотя бы, какой длины этот туннель 3. Когда вы заняты обработкой и организацией, крайне нежелательно, чтобы бесформенная сущность «разного», рассредоточенного невесть где, вас тревожила некая.  

Как только все дела, занимающие ваше внимание, сосредоточены в одном месте, вы получаете все карты в руки – можете сконцентрироваться на цели и целиком контролировать ситуацию.  

Собрать разбросанные, где придется, предметы в одну кучу может оказаться не такой уж простой задачей. Большая часть этого «разного» не является жизненно необходимым, поэтому-то и валяется, где попало. Дело изначально не было срочным, да и до сих пор никак о себе не заявило, поэтому-то за него никто и не брался. Типа визитки, которую вы кладете в бумажник, чтобы потом связаться с этим человеком как-нибудь при случае; это модуль памяти от компа, завалявшийся в дальнем ящике; принтер, который вы вот уже полгода намереваетесь передвинуть в более подходящее для него место. Словом, это те вещи, которые висят над вами, но вы все ещё не решили, браться за них или же вовсе вычеркнуть их из всех списков. Но до тех пор, пока вы будете думать, что это могло бы пригодиться, они будут держать вас в своей власти и отнимать гораздо больше физической энергии, чем стоило бы на них потратить. Запомните: ощущение комфорта при незаконченном деле возможно только если точно знать, что именно вы не делаете. Самое время начать. Выгребите все из корзины с вновь приходящими документами, возьмите стопку чистых листов и давайте…  

…начнём!  

Физический сбор  

Первое, что надо сделать, так это осмотреть окрестности на предмет наличия каких-либо неоконченных дел или предметов, которые лежат не там где надо или не так, как надо, и сложить все это к вам в корзинку с приходящей информацией. Среди прочего встретятся и неоконченные дела и дела, требующие принятия решения для дальнейшего продвижения. Они тоже должны отправиться в корзинку – потом вы разберетесь и с ними.  

Тренируйтесь замечать все, что лежит не на своем месте.  

Что должно оставаться неприкосновенным  

Самый лучший способ определить, что именно должно попасть в вашу корзинку – это определить, чего там быть не должно. Вот четыре категории вещей, которые должны остаться на своих местах именно в таком виде, в каком они сейчас и находятся.  

§ Канцелярские принадлежности  

§ Сопутствующие материалы  

§ Элементы декора  

§ Оборудование  

Канцелярские принадлежности… это все то, чем вы часто пользуетесь. Визитки, марки, стэплеры, желтые клейкие листки, блокноты, скрепки, стержни для ручек, шаблоны документов, ластики – все в таком роде. У многих людей на работе есть личный ящичек с освежающими мятными конфетками, салфетками и так далее.  

Сопутствующие материалы… это все, что вы храните, «на всякий случай», например, мануалки по софту, меню их ближайшего ресторана, расписание уроков вашего ребенка. В эту категорию попадает телефонная и адресная книга, любой материал по проектам, тем, справочники, словари, энциклопедии и альманахи.  

Элементы декора… это фотографии ваших близких, картинки на стенах, смешные магниты на доске, это могут быть и plaques, mementos и комнатные растения.  

Оборудование… это, очевидно, телефон, компьютер, факс, принтер, мусорная корзина, мебель и видеомагнитофон.  

Наверняка у вас найдутся вещи, которые попадают в эти категории – в основном все ваши канцелярские принадлежности не требуют по отношению к себе каких-то отдельных действий. Все остальное должно оказаться в корзинке. Случается, однако, что некоторые вещи, которые вы отнесли бы к одной из перечисленных категорий, все-таки нуждаются в особом внимании потому, что они до сих пор не настроены так как положено.  

Например, многие держат в ящиках такие материалы, которые уже сто лет как просрочены, или просто их должно упорядоченно разложить где-нибудь в другом месте. Вот они-то и должны отправиться в корзинку. Или вот ещё пример: если ваш ящик с принадлежностями переполнен всяким хламом и поломанными предметами или – это тоже считается как неоконченное дело, с которым надо бы разобраться. Вы храните самые свежие фотографии ваших детей? На стене висит именно та картина, которую вы хотели бы там видеть? Эти напоминания актуальны? Подходит ли вам мебель? Настроен ли компьютер специально под вас? Комнатные цветы не зачахли? Одним словом, все ваши принадлежности, окружающие предметы должны попасть в корзинку, если только они находятся в неположенном месте или если они в неподобающем состоянии.  

Несколько замечаний о сборе:  

§ На стадии сбора, вас подстерегают несколько ловушек:  

§ Все ваши неоконченные дела за раз в корзинку не поместятся, их больше, чем она может вместить  

§ Вы окажетесь на грани полного погружения в расчистку и организацию  

§ Кое-что вы уже собрали и организовали  

§ Вы рискуете пробежаться только по самым важным делам, которые вы хотели бы иметь на виду  

Что если предмет слишком объемный, чтобы помещать его в корзину?  

Если вы физически не можете запихнуть что-то в корзину, тогда напишите заметку об этой штуке и её-то и поместите в лоток. Например, если дело касается постера на двери вашего кабинета, просто напишите «постер на двери». И поставьте там дату. Это даст вам пару преимуществ. Если в вашей системе организации попадается несколько заметок подобного рода, то не лишне будет знать, когда именно каждая из них была сделана. Вообще, это чрезвычайно полезная привычка – всё кругом датировать: клейкие листки, которые вы передаете ассистенту, голосовую почту, заметки, которые вы делаете в ходе телефонного разговора. Три процента случаев, в которых эта информация окажется полезной, того стоят.  

Что если стопка бумаг слишком большая и не помещается в корзинке?  

Скорее всего, вы рванетесь собирать и насобираете гораздо больше, чем может уместиться в корзинке. Ну, если так случилось, то сложите все это в стопки вокруг лотка или даже на полу, под ним. В конце концов вы постепенно разберете их, обработаете и организуете все. Тем временем не поленитесь убедиться, что эти стопки и прочие предметы на столе и в округе не перепутаются.  

Выкидывайте сразу  

Если вы видите хлам невооруженным взглядом, выкидывайте его без колебаний. Для некоторых моих клиентов процедура сбора неоконченных дел стала первым разом, когда они прочистили основной ящик своего стола.  

Если же вы не уверены, что вещь, найденная вами может на что-нибудь сгодиться, положите её в корзинку. Что вы не должны делать, так вы не должны позволять вещам брать вас в плен – не пытайтесь порешать все дела на месте. Вы сделаете это позже, когда вещь уже будет в корзинке, к тому же выбор такого рода делать проще, если вы уже увлечены процессом сортировки. Основная цель – собрать в корзинку все как можно быстрее так, чтобы наверняка разделаться со всем лишним и четко представить себе план боевых действий.  

Будьте осторожны с особо усердной чисткой и организацией!  

Как только люди начинают заниматься сбором неоконченных дел дома или на работе, они становятся жертвами вируса чистоты и организации. Это не страшно, если впереди у вас достаточно времени, например, целая неделя. Иначе, вам придется разбить весь процесс на части и расписать для этих частей напоминания, например, «Расчистить четыре ящика в шкафу» или «Навести порядок в личных ящиках». Чего вы не должны делать, так это нестись сломя голову вниз по кроличьей норе и подбирать отдельные дела, а потом не иметь возможности установить целостный контроль над процессом. Это может занять больше времени, чем вы думаете, тогда как вы хотите выйти на финишную прямую и поразбирать все дела как можно скорее.  

Как поступать с делами, которые уже включены в списки и числятся в ежедневниках?  

Возможно, у вас уже есть некоторые списки и какая-то организационная система. Но если вы ещё не срослись с системой организации рабочего процесса, как с родной, я все же рекомендую поместить эти списки в корзинку с прибывающей информацией и рассматривать их как отдельные дела, которые надо завершить. Вы наверняка захотите, чтобы система ваша была последовательной, и вам будет совершенно необходимо все переоценить с этой точки зрения.  

«Но это мне терять нельзя ни в коем случае!..»  

Частенько в процессе сбора дел мы натыкаемся на какую-нибудь бумажку и документ, которые заставляют нас воскликнуть «Боже мой! Как же я об этом позабыл! Мне обязательно надо с этим разобраться!» Это может оказаться напоминанием об ответном телефонном звонке, который нужно было сделать два дня назад, или какие-то заметки, оставшиеся со встречи с партнерами, с делами, которые надо было уладить несколько недель назад. И вот мы уже не хотим складывать этот листок или документ в общую корзинку потому, что боимся его потерять.  

Если такое случилось и с вами, спросите себя, действительно ли надо с этим разобраться до того, как вы выполните работу по организации неоконченных дел. Если это так, то лучше разрулить это сразу же, чтоб оно уже на вас не давило. Если же нет, положите этот лист в корзину и продолжайте собирать. Скоро вы все это обработаете и организуете, так что не волнуйтесь – ваш супер-листок не затеряется.  

Если вы не можете разрулить это дело прямо сейчас, однако напоминание о нем мигает красной лампочкой, тогда создавайте где-то неподалеку от лотка с приходящими бумагами «срочную стопку». Это, конечно, не лучший выход, но придется им воспользоваться. Помните, что как только вы мало-мальски разберетесь со своими делами, на поверхность всплывет срочная задача, требующая немедленного решения.  

Начните со своего рабочего стола  

Готовы? ОК. Начинайте перебирать вещи а рабочем столе, и те из них, которые требуют завершения, перекладывайте в корзинку (или в лоток). Частенько прямо под рукой находится немереное количество вещей, с которыми надо разобраться. Некоторые люди используют свой рабочий стол как корзинку. Если и вы решили пойти этим путем, то будьте готовы к тому, что к началу разбора информации вы будете окружены несколькими стопками документов. Начните в края вашего стола и исследуйте каждый его квадратный сантиметр. Как правило, на пути встречается следующее:  

§ Стопки писем и заметок  

§ Бумажки с телефонными номерами  

§ Чужие визитки  

§ Заметки со встреч и совещаний  

Старайтесь не поддаваться искушению сказать себе: «Ну, я знаю, что в этой стопке, я её тут и оставлю». В таком случае они так и останутся нетронутыми, поэтому сейчас им самое место в лотке с приходящими документами.  

Пока вы возитесь на столе, задайтесь вопросом, не поменять ли что-нибудь из канцелярских принадлежностей. Телефон нормально работает? Как насчет компьютера? А сам стол? Если что-то требует изменений, напишите себе напоминание и положите его в корзинку.  

Ящики стола  

Затем переходите к ящикам стола, если таковые имеются. Требует ли их содержимое особого внимания? Есть ли там документы или записи, с которыми надо разобраться? Может быть, там есть что-то, чего там быть не должно? Если вы ответили утвердительно хотя бы на один из этих вопросов, сложите документы, которые требуют доработки, в корзинку или напишите себе напоминания о них и тоже сложите. Если вы сомневаетесь, заниматься вам ящиками стола сейчас или оставить это на потом, то для ответа прикиньте время, которым вы располагаете и количество «разного», которое вам надо перебрать.  

Горизонтальные поверхности  

Продолжайте осматривать ваш кабинет, собирая вещи с полок, шкафов и тумбочек, если они лежат в неположенном месте. У вас будут скапливаться стопки журналов, статей, вырезок, конвертов, папок с сопутствующими проектам материалами. Собирайте все.  

Возможно, у вас есть справочные материалы, которые вы уже использовали или же отложили. Если это так, и если вы можете переложить их в папки вашей системы хранения справочной информации, и это не займет у вас много времени, так и сделайте. Прямо сейчас. Однако подумайте, не понадобится ли он вам в скором времени снова. Если да, то положите в корзинку и его – потом разберетесь.