Список дел как инструмент планирования (продолжение)

ПО БОЛЬШОМУ СЧЁТУ.

Есть множество способов планировать свою жизнь в целом , так и один из её важных аспектов – работу.   Не стоит думать , что жизнь  и работу можно  планировать  независимо друг от друга. Повседневная деятельность только тогда  будет эффективной , а удовлетворённость жизнью – высокой, когда дела каждого дня в конечном итоге служат нашим жизненным целям.

  Чтобы выявить жизненные цели, составим три списка . Желательно написать  их на бумаге, от руки, причём писать быстро, чтобы список получался за две-три минуты, и ещё пару минут дать себе на уточнения. В таком режиме правое полушарие мозга , отвечающее за чувства и образы, работает более активно.

        Первый список- все жизненные цели, которые хочется достичь. Не страшно, если целей окажется так много, что жизни не хватит, чтобы их осуществить, -приоритеты расставим позже.           

      Второй список – цели на ближайшие пять лет.

      И , наконец ,третий список – что из намеченных планов мы хотим обязательно исполнить, даже если жить нам осталось полгода.

      Если все три списка схожи, значит , выбранные цели не противоречат друг другу. Если они весьма разнятся, стоит заново оценить цели.

    Теперь надо выявить приоритеты в первом списке. Это трудная задача, но можно попробовать пойти от обратного: присвоить самый последний номер тем целям, которым не жалко пожертвовать, и постепенно подниматься  к тем, от которых мы не откажемся ни в коем случае. Иногда в процессе выявления приоритетов обнаруживается , что уже сейчас  мы делаем то, что не вписывается в наши жизненные цели. Самое время спросить  себя: стоит ли продолжать движение по дороге, ведущей в нежелательном  направлении.

ШАГ ЗА ШАГОМ В ПРАВИЛЬНОМ НАПРАВЛЕНИИ.

   Самым важным целям присваиваем  категорию А, первым трём – А-1, А-2, А-3. Выделив по отдельному листу бумаги на каждую из целей , напишем списки дел, которые приведут нас к ним. Теперь можно создать списки  самых важных дел в приложении к следующей неделе: таким образом , цель «построить дом» перестанет быть абстрактным  видением из отдалённого будущего , а значит  начнёт «прорастать» прямо сейчас. Очевидно, что все дела за неделю сделать  невозможно, поэтому оставим ,например, по три дела из каждого списка.

    Подумаем обо всех остальных делах, которые нужно будет выполнить на следующей недели: менее важные составят список Б и ещё менее важные- список В. Минимизируем число задач, определив приоритеты в каждом  из списков. Теперь  соотнесём их с делами  категории А – вот так уже на следующей неделе мы будем заниматься не только текучкой, но и продвинемся на маленький шажок к нашим САМЫМ ГЛАВНЫМ ЖИЗНЕННЫМ ЦЕЛЯМ.

    Таким же образом  можно составить  планы как на всю жизнь или ближайшие десять лет , так и на завтрашний день. Важно сверяться со своими списками категории А и следить , чтобы каждый день хотя бы на один шаг к высоким целям был сделан.

    Конечно , в долгосрочной перспективе  наши возможности обуздать время , мягко говоря , незначительны. Тут поможет правило 40:60. В этом случае 60% времени будет распланировано, на долю 20% останутся спонтанные действия, которые мы совершаем по обстоятельствам , и 20%  придётся на время сюрпризов -  события и действия , которые мы никак не можем предугадать , а по этому и не будем пытаться.

ПРОМЕДЛЕНИЕ СМЕРТИ ПОДОБНО.

  Важные дела следует  выполнять в первоочередном порядке. Им  и только им  принадлежит  «зелёная улица». Для них  стоит отводить  самое  продуктивное  время дня, жертвовать  делами  категории Б и тем более В . Строго говоря , список В вообще можно  не воспринимать , пока не поступит  дополнительный сигнал о том, что дело из этой категории должно быть сделано.

  Нельзя откладывать самое важное  дело, а если это происходит, надо понять почему. Является ли дело А-1 по-прежнему важным? Если нет, переместим его в другую категорию. Если да, можно попробовать «метод швейцарского сыра» : лучше каждый день  «выгрызать» посильный  «кусок» дела, чем позволить себе завалить важный проект. Пусть это будут пять минут, но они определённо будут потрачены на проект А-1.

  Все способы хороши для победы над промедлением: обсудить свои проблемы с другими людьми, чтобы взглянуть на него с другой точки зрения; найти что-то интересное или полезное для себя в предстоящей работе; подбадривать себя даже за маленькие шажки; представить свои чувства в момент , когда проект будет завершен и «подкормить» себя этим энтузиазмом.

Очень  интересна сравнительно новая, весьма простая методика американского бизнес-тренера Дэвида Аллена. Главная идея его способа  планировать деятельность – успевать делать больше, а уставать меньше. Звучит  как полная фантастика. Однако , по заверениям тех, кто проверил  эти техники на себе, работает эффективно и быстро – на освоение  методик требуется месяца три.

  Чтобы эффективно работать со своими списками , нужно иметь все планы вне своей головы. При этом план текущих действий должен быть всегда под рукой, чтобы очередное по списку действие  можно было немедленно воплотить в жизнь либо уверенно, с пониманием общей ситуации, перекроить планы.

   ЭТАПЫ ПУТИ ПЛАНИРОВАНИЯ.

Группировать действия по контексту, что весьма непривычно. Например, если для осуществления каких-то проектов нужен компьютер и Интернет, эти проекты попадают в один список. Так же  формируются списки «звонки» или «на машине».

   Но ещё более революционным кажется его алгоритм выбора действия в настоящий млмент.

-Какие возможности для работы есть прямо сейчас (имеется ввиду контекст)

- Сколько имеется времени.

-Каковы самочувствие и работоспособность в настоящий момент.

- Приоритеты.

   Приоритеты на последнем месте – поначалу это кажется настоящей ересью. Однако, осмыслив такое  положение вещей, приходится признать его весьма здравым: что толку даже в архивных приоритетах, если на данный момент нет ни малейшей возможности их осуществить?

  Для всякого проекта надо уметь определять следующее действие – конкретное, физическое, которое сдвинет проект с места. Для выполнения любого проекта необходимо планирование. Наиболее естественной для человека моделью планированиея можно счесть такую:

- определить, зачем мы это делаем;

-что мы будем считать результатом – в самом лучшем , почти идеальном проявлении;

-как мы это сделаем (генерируем идеи, вырабатываем пути достижения цели);

-организация работы (что и когда будет происходить, в каком порядке);

- определяем ближайшие действия (каков будет самый первый шаг);

     Если на этом этапе проект выброшен из головы то есть, ваши дела просто текут рекой без напряжения и раздражения ,то планирование можно считать эффективным. Если он все ещё вертится в голове, в виде внутреннего диалога и сомнений, продолжайте работу над планированием по той же схеме .

     Попробовав различные подходы , можно найти оптимальный , для каждого –свой. Каким бы ни оказался подход, важен результат: если список дел перестал быть источником головной боли, а стал удобным инструментом, облегчающим работу, значит , мы на верном пути.