3. ПРОВЕДЕНИЕ КОРОТКОГО СОВЕЩАНИЯ - Искусство делового общения - Л. Миникес

Это - повод продемонстрировать владение всеми навыками, описанными выше, - и еще некоторыми. А именно:

Во-первых, заранее продумайте повестку дня и заранее доведите ее до сведения предполагаемых участников совещания.

Во-вторых, важно правильно определить состав участников. В деловой практике существует так называемое "правило двух третей": каждый приглашенный на встречу

(совещание) человек должен владеть информацией, необходимой для принятия решения по каждым двум пунктам повестки из трех. Если предстоит решить, скажем, девять вопросов - каждый привлеченный к их обсуждению человек должен участвовать в решении хотя бы шести из них. Если один из собравшихся необходим для решения лишь двух из девяти вопросов, вам может оказаться удобнее  отдельно  встретиться   с  другой   группой

сотрудников - специально ради этих двух проблем.

В-третьих: если возможно, придите в комнату совещания первым. Это даст вам возможность по отдельности встретить каждого входящего человека и убедиться в том, что у него наготове все ресурсы, какими он располагает. Как вам известно, один лишь факт

присутствия на встрече тела некоего человека вовсе не гарантирует, что от него - от этого тела - будет хоть какая-то польза. Предположим, как раз перед тем как выехать на совещание, Сергей получил от крупнейшего клиента факс с отказом от годового контракта. Этот кризис поглотит большую часть сознания Сергея - и значительную часть его  подсознания. В такой момент он может не быть полезным участником встречи. Пара конкретных вопросов типа: "Что с тобой? Тебя что-то беспокоит?" могут дать вам

информацию о том, что этому человеку сейчас лучше находиться где-то в другом месте. Если так - может быть, вам стоит отпустить его, или хотя бы позволить уйти раньше.

Кроме того, момент приветствия явится также моментом установления раппорта с каждым входящим индивидуально - прежде чем вы войдете в раппорт со всей группой в целом.

В-четвертых, предоставьте каждому выступающему возможность выговориться до конца (естественно, в рамках регламента, если таковой определен). При этом тщательно следите за конкретностью высказываний и точным их соответствием обсуждаемому пункту повестки дня. Сложность здесь в том, чтобы усомниться не в личных качествах выступающего, а в уместности предлагаемой им/ею   информации.   Пресекайте   личные   нападки участников совещания друг на друга, замаскированные под деловые  выступления;  вообще  вопрос  по  поводу соответствия обсуждаемой теме - это хорошая реакция на любое выступление, связанное со скрытым мотивом.

Вас устроят два типа высказываний. Первое - информация; она должна состоять из цифр и фактов. Второе - предложение; из него должно быть понятно, чего конкретно хочет выступающий и каким, по его мнению, должен быть следующий шаг каждого из лиц, вовлеченных в решение данной проблемы.

В-пятых: суммируйте каждое важное решение по ходу обсуждения любого пункта повестки. Тогда участникам будет понятно, "где вы находитесь" по сравнению с "пунктом старта" и вашим желаемым результатом - а у вас будет возможность проследить за реакциями окружающих и принять решение по поводу возможных неконгруэнтностей или несогласий: разобраться ли с ними на месте или дать себе время на подготовку в ожидании

момента, когда они проявятся сами собой.

Кроме того, слова, выбранные вами для формулирования промежуточного итога, могут стать механизмом воздействия.

В-шестых, встреча завершается не формулированием окончательного решения, а определением ближайшего следующего шага (действия) каждого участника.

“А я говорю - луна, говорю, и звездочки, словно крошки...

Она говорит - то лампа горит и вьются над ней мошки. "

(Из нар. поэзии)