Как повысить эффективность и продуктивность или как себя самоорганизовать?

Если посмотреть на современного человека, нетрудно заметить, что скорость и сложность дел с которыми сейчас нужно справляться в жизни кратно выросла с тем объемом дел которые нужно было выполнять еще 50 лет назад.

Люди спешат, но не успевают. Жизнь среднестатистического человека  заполняют различные месенджеры, соц. сети, электронная почта и еще десятки отвлекающих факторов, которые ежедневно наносят сокрушительные удары по эффективности и продуктивности. Между тем, личная эффективность и продуктивность – это и есть залог успеха, именно от них зависит уровень и качество Вашей жизни.

В сутках всего 24 часа. Успех — это эквивалент того, что вы успеете сделать за это время. Поэтому многие мечтают о 25-м и 26-м часах в сутках. Но, чтобы добиться успеха, не обязательно менять природный хронометр. Достаточно пересмотреть свой подход к работе именно этим в этой статье мы и займемся:

- Игра должна стоить свеч. Не стоит растрачиваться на бессмысленные и неважные дела. Представьте, сколько времени у вас появится, если вы исключите из своего графика рутинные и никому не нужные задачи.

- Работа на результат. Какова ваша цель? Чего вы хотели бы добиться к концу года? Удивительно, но мало, кто может четко ответить на эти вопросы. Определитесь, чего вы хотите (запустить стартап, получить повышение, увеличить заработок и т.д.) и уверенно идите к поставленной цели, уделяя работе над ней не менее трех часов в день.

- Чистота рабочего пространства. Наведите порядок на рабочем месте. Захламленный рабочий стол мешает вам сосредоточиться, ведь в атмосфере хаоса сложно фокусировать свое внимание на деталях предстоящей работы. Приведите в порядок бумаги и вынесите в архив ненужные папки. Это поможет вам систематизировать свои мысли и эффективно выполнить поставленную задачу.

- Состояние потока. Концепцию потока разработал профессор психологии Михай Чиксентмихайи. Согласно его исследованиям, состояние потока наступает, когда задача одновременно сложная, но решаемая и интересная. Если дело, которое вам предстоит сделать, слишком сложное, вы не знаете, как к нему подступиться, то вас охватывает тревога. Если, напротив, задача слишком лёгкая, вам становится скучно, даже браться не хочется.

Чтобы работать состояние потока найдите укромное место (кабинет или кафе неподалеку от офиса – не важно) и с головой погрузитесь в процесс. При этом однотипные задачи следует группировать вместе и решать их блоками.

- Однозадачность. Многозадачность не повышает, а снижает личную эффективность. А наоборот:

1 Она выматывает. Когда целый день хватаешься то за одно, то за другое, а результата не видишь, чувствуешь себя совершенно разбитым. Вместо удовлетворения от выполненных задач — разочарование и стресс.

2 Она бьёт по качеству. Делая несколько дел одновременно, высока вероятность допустить в одном из них (или в каждом) оплошность. В итоге придётся переделывать и нести убытки (временные, финансовые и прочее).

3 Она разрушает социальные связи. Чем больше потоков информации, тем сложнее ими управлять. Если вы пишете письмо партнёру и одновременно разговариваете с женой по телефону, то не удивляйтесь, когда услышите от обоих, что вы неискренний или невнимательный.

Для того, что бы быть более эффективным переключайтесь в однозадачный режим.

- Ежедневное планирование. Работа без конкретной цели – бессмысленна, поэтому прежде, чем приступить к ней, составьте план действий на день. Уделите 15 минут, чтобы набросать на бумагу свои текущие задачи, а затем проранжировать их. После этого можете смело приниматься за дело, ваши задачи будут систематизированы, а действия упорядочены. Многие воспринимают планирование, как пустую трату времени, но те, кто пользуется им, знают, насколько оно увеличивает профессиональную продуктивность.

- Правило двух минут. Если задача занимает менее 2 минут, просто сделайте её! Десятки вещей, которые можно сделать буквально за 2 минуты, мы откладываем на потом, раздувая из них целую проблему. Вынести мусор, ответить на сообщение, позвонить в справочную — список двухминутных дел можно продолжать до бесконечности. Да, не все на первый взгляд простые задачи в итоге занимают именно 2 минуты. Но чем меньше вы будете «собираться с духом», тем больше времени останется непосредственно на деятельность.

- Приоритетность. В сутках не так уж и много времени, чтобы все успевать, поэтому в работе важно расставлять правильные приоритеты. Старайтесь выполнять наиболее срочные и важные задачи в первую очередь.

- Информационный вакуум. Отключите телефон и не проверяйте входящие сообщения в вашей электронной почте. Если вы планируете приступить к выполнению сложного задания, постарайтесь максимально на нем сосредоточиться. Оградите себя от отвлекающих ваше внимание телефонных звонков, SMS-сообщений и электронных писем. Складывается впечатление, что на каждое из этих действий потребуется всего минут, но ход ваших мыслей будет нарушен. Поэтому на выполнение основной задачи вам придется затратить больше времени и усилий.

- Дедлайны. Многие воспринимают «крайние сроки» как нечто ужасное, так как, если в них не уложиться, будут неприятности. На самом деле дедлайны прекрасно дисциплинируют, а значит, помогают достигать целей. Принимаясь за то или иное дело, обязательно указывайте время его начала и окончания. Зная срок окончания работы, вам будет легче планировать и распределять свои силы и время. Но будьте осторожны – не ставьте дедлайны «с запасом». Помните: работа заполняет всё отпущенное на неё время (закон Паркинсона).

- Отдых превыше всего. Работать без перерывов могут только роботы, да и те со временем выходят из строя. Однако многие из нас чувствуют себя виноватыми, если, к примеру, «слишком долго» пьют кофе за обедом. Человек не может быть продуктивным на 100% в течение всего дня. Концентрация как мышцы — чтобы эффективно работать, нужен отдых. 15 минутный перерыв «перезагрузит» ваш мозг, и вы вновь будете готовы выполнять задачи с должной концентрацией и самоотдачей.

- Мелкая нарезка. Разделите большую задачу на несколько более мелких. Выполнение сложного задания, как правило, требует много времени и усилий. Чтобы справиться с поставленной задачей было легче, разделите ее на несколько промежуточных. Это поможет равномерно распределить ваши силы и на каждом из этих этапов видеть результаты от проделанной работы. Так процесс пойдет быстрее!

- Используйте технологии. Технологический прорыв в прошлом веке значительно облегчил возможность выполнения большего числа задач за меньшее время. Поэтому будьте восприимчивы к появляющимся новым тенденциям, устройствам и программам. Почему бы не воспользоваться источником повышения производительности.

- Магия цифр. Вы можете лучше влиять на ситуацию, когда понимаете ее через цифры. Следите за всеми показателями, которые имеют значение для Вас. Например от количества отработанных часов и составленных отчетов до производительности за час рабочего времени. Используйте систему отчетности, ПО для управления проектами, SharePoint, таблицы совместного использования Google Docs, планировщик или просто доску для записей, на которой будут отслеживаться важные командные показатели.

Следуя этим простым рекомендациям Вы можете повысить свою эффективность и продуктивность, работая меньше - достигать большего.

Если же вы хотите сформировать собственную систему самоорганизации которая позволяет лениться и не требует насилия над собой в этом Вам поможет программа: САМООРГАНИЗАЦИЯ ДЛЯ ЛЕНТЯЕВ БЕЗ НАСИЛИЯ НАД СОБОЙ.

Ну, а если Вы решили, прокачаться в самоорганизации по максимуму, тогда ознакомитесь с данной программой: ПРОДВИНУТАЯ САМООРГАНИЗАЦИЯ.

На этом все. До новых встреч. С уважением Дмитрий Потеев.