Ален Дэвид » Getting Things Done

На стеллажах  

Теперь посмотрите на стеллажах. Что там? Туда же можно свалить горы документов и справочных материалов, подходит оно и для хранения других «разностей». Может, там есть что-то сломанное? Частенько бывает и такое. Соберите всякие безделушки и мелкие подарки на память, которые, в общем-то, не сильно много значат. Генеральный менеджер одной страховой компании, например, прямо-таки разбушевался в процессе выкидывания мелкого мусора, который скапливался у него на протяжении нескольких лет.  

Подумайте, так ли важны для вас ваши безделушки.  

И опять же, если какое-то из этих мест совершенно вышло из под контроля и им надо обязательно заняться, напишите себе напоминание и положите его в корзинку.  

Полы, стены, полки.  

Может, на магнитной доске есть что-то, что надо доделать? Может, на стенах висит что-нибудь непотребное? Как насчет картин, постеров и прочих декоративных вещей? Что там на открытых полках? Книги, которые надо прочеть или подарить? Каталоги, мануалки или переполненные скоросшиватели, содержимое которых давно просрочено или требует какого-то особого внимания? Какие-нибудь кучи или стопки бумаг на полу? Просто перетащите их в корзину – разберетесь позже.  

Оборудование, мебель  

Может вы хотите что-то изменить в обстановке офиса, сменить или переставить мебель? Все ли работает как надо? Лампочки все на месте? Если что-то надо доделать, вы знаете, как с этим поступить – напоминание и в корзинку.  

Другие места  

В зависимости от того, что вы уже обследовали в процессе сбора, вы можете проверить таким образом и другие места, где вы что-либо храните. Если вы действительно намерены очистить сознание, то было бы правильно прочистить везде.  

Некоторые мои клиенты приглашали меня домой с тем, чтобы я помог им разобрать неоконченные дела и там. Частенько они позволяли «не такому уж важному делу» в их домашней жизни поймать себя в ловушку, эта ерунда все силы и высасывала.  

Не позволяйте «не такому уж важному» делу отнимать всю вашу энергию дома.  

Интеллектуальный сбор: Прочистка сознания  

Когда вы уже собрали все неоконченные дела вокруг вас, вам, возможно, захочется очистить и вашу оперативную память. Что ещё занимает ваше сознание и в то же время, не попало в той или иной форме в корзинку? Вот тут-то нам и понадобится стопка чистых листов бумаги.  

Я рекомендую вам записывать каждую идею, каждый проект, каждую мысль, каждую штуковину, которая требует внимания на отдельном листе бумаги. Можете сделать длинный список на одной странице, но гораздо эффективнее расписать все на отдельных листах. Скорее всего, вам не придется хранить все эти листы вечно, но держать их под рукой в процессе сортировки весьма полезно.  

Вам потребуется от двадцати минут до часа на то, чтобы расписать все, что занимает ваше сознание, но это только после того, как вы разобрались со всем остальным. Вы заметите, что в дела вспоминаются разнобой – мелкие, крупные, личные, рабочие – безо всякого порядку.  

Работайте над количеством. Лучше перестараться, чем упустить что-то. Хлам вы всегда сможете повыкидывать позже. Возможно, первая мысль, которая придет вам в голову – «Спасти озоновый слой», а потом «Купить еду для кошки». Собирайте все. И не удивляйтесь, что стопка бумаг в корзинке стремительно растет.  

«Триггер»-список  

В деле прочистки сознания неплохо было бы завести список «Триггеров незаконченности», чтобы можно было просматривать его пункт за пунктом и проверять, не забыли ли вы чего. И помните, если вам что-то вспомнится, запишите это на листок и положите в корзинку.  

Список «Триггеров незаконченностей»  

Рабочее  

Начатые, но неоконченные проекты  

Проекты, которые надо начать  

Поручения Обещания другим  

Начальник Партнеры  

Коллеги  

Подчиненные  

Другие сотрудники  

Люди «со стороны»  

Заказчики  

Другие организации  

Специалисты  

Связи  

Внутренние Внешние  

Отправить самому или ответить:  

Телефонные звонки  

Голосовая почта  

Электронная почта  

Факсы  

Письма  

Заметки  

Другая письменная работа – закончить предоставить к рассмотрению  

Отчеты  

Выводы Обзоры  

Предложения  

Статьи  

Промо-материалы  

Мануалки Инструкции  

Редакторская правка  

Встречи, которые надо назначить запросить  

Кому надо знать о каких решениях?  

Внимательное прочтение Просмотр  

Финансы  

Наличные деньги  

Статистика  

Бюджеты  

Прогнозирование  

Прибыль и убытки  

Баланс  

Кредиты  

Планирование Организация  

Формальное планирование (цели, задачи, перспективы)  

Текущие проекты (следующие ступени)  

Проекты, которые вот-вот начнутся  

Бизнес Маркетинговые планы  

Предложения по организации  

Предстоящие события  

Встречи  

Презентации  

Организационная структуризация  

Новое оборудование  

Установка новых систем или оборудования  

Командировки  

Банки  

Получение денег  

Платежи  

Мелкие суммы  

Администрация  

Юридические вопросы  

Страхование  

Личное  

Стратегии Методики  

Заказчики  

Внутренние  

Внешние  

Маркетинг  

Продвижение  

Продажи  

Обслуживание покупателей  

Системы  

Телефоны  

Компьютеры  

Офисное оборудование  

Другое оборудование  

Принадлежности  

Системы хранения  

Архивы  

Инвентаризация  

Комплектующие  

Офис Рабочее место  

Организация офиса  

Мебель  

Декор  

Ожидание…  

Информация  

Делегированные задачи Проекты  

Критичные для проектов завершения подзадач  

Ответы на:  

Письма  

Заметки  

Звонки  

Предложения  

Реквизиты  

Компенсации  

Мелкие суммы  

Страхование  

Заказанные вещи  

Отремонтированные вещи  

Билеты  

Решения других  

Профессиональное развитие  

Тренинги Семинары  

Вещи, которые надо выучить  

Информация, которую надо отыскать  

Навыки, которые надо попрактиковать выучить:  

Компьютерерная грамотность  

Аудио Видео тренинги  

Резюме  

Дополнительное образование  

Выяснить – вызнать о чем-то…  

Рабочий гардероб  

Личное  

Начатые, но неоконченные дела  

Проекты, которые надо начать  

Поручения Обещания другим  

Супруг  

Дети  

Семья  

Друзья  

Специалисты  

Одолженные вещи  

Дела: другие организации  

Сервис  

Гражданская активность  

Добровольные  

Связи, которые надо наладить поддерживать  

Семья  

Друзья  

Специалисты  

Сделать самому или ответить на:  

Телефонные звонки  

Письма  

Открытки  

Предстоящие события  

Особые события  

Дни рождения  

Именины  

Свадьбы  

Выпускные  

Праздники  

Каникулы  

Отпуск  

Путешествия на выходных  

Общественные события  

Культурные мероприятия  

Спортивные мероприятия  

Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы – дела, которые надо переделать  

Места, которые надо посетить  

Люди, с которыми надо встретиться пригласить их куда-то  

Местные развлечения  

Администрация  

Финансовые  

Счета  

Банки  

Инвестиции  

Займы  

Налоговые сборы, пошлины  

Страховка  

Правовые вопросы  

Хранение  

Ожидания чего-либо…  

Почтовый заказ  

Ремонт  

Компенсации  

Возвращение долгов  

Медицинская информация  

Запрошенные ответы  

Дела по дому  

Земельные  

Имущество в собственности  

Узаконенное  

Недвижимость  

Районирование  

Налоговые сборы, пошлины  

Строители Контрактники  

Обогрев Очистка воздуха  

Сантехника  

Электричество  

Крыша  

Сад  

Подъезд к дому  

Стены полы потолки  

Декор  

Мебель  

Оборудование  

Электрические лампочки  

Кухонные аксессуары  

Стиральная машинка Сушка  

Места, которые надо организовать Почистить  

Компьютеры  

Программное обеспечение  

Комплектующие  

Сеть  

CD-ROM  

Интернет Электронная почта  

Телевизор  

Видеомагнитофон  

Музыка Диски Кассеты  

Фото Видео  

Телефоны  

Автоответчик  

Спортивные принадлежности  

Чуланы Одежда  

Гараж Сарай  

Ремонт автомобиля  

Инструменты  

Багаж  

Домашние животные  

Здоровье  

Доктора  

Дантист  

Специалисты  

Увлечения  

Книги Звукозаписи Пленки Диски  

Поручения  

Хранилище комплектующих  

Аптечка  

Магазин  

Банк  

Штуки для уборки  

Книжный  

Сообщество  

Соседи  

Школа  

Местная администрация  

Гражданские ценные бумаги  

Инвентаризация содержимого корзинки  

Если ваша голова высвободилась от всех рабочих и домашних заморочек, тогда ваша корзина, должно быть, ими переполнена до краев. Кроме предметов и бумаг в вашей корзинке так или иначе должны присутствовать и все электронные письма, и все голосовые сообщения, оставшиеся без ответа. Туда же должны попасть и те дела из вашего ежедневника, для которых вы ещё не определили следующего конкретного действия.  

Я рекомендую своим клиентам записывать голосовые сообщения на бумагу и складывать в корзинку, а ежедневники туда кидать целиком – частенько им бывает нужна основательная ревизия. Если вы используете наладонник, Microsoft Outlook или Lotus Organizer, для каких-то иных записей помимо телефонной книги, я советую вам распечатать ваши тамошние календари и «to-do» – списки и тоже уложить в корзинку.  

Электронные письма лучше все же оставить как есть, потому как вне компьютера с ними работать сложновато.  

Но все эти материалы не должны оставаться в корзинке  

Когда вы с этим управились, можно переходить к следующему шагу. Оставлять все это в корзинке нельзя, потому как через некоторое время, сознание того, что дела (и какие именно дела) не двигаются, вновь начнет давить на вас. Пожалуй, основная причина неохоты, с которой люди берутся за сбор информации в корзинку – это неимение хорошей отлаженной системы последующей обработки и организации этой самой информации. Это и есть тема следующей главы: «Опустошаем корзинку».  

Глава 6. Обработка: Опустошение корзинки  

Теперь, когда все, достойное вашего внимания, собрано в корзинку, пора эту корзинку разбирать. Опустошение вовсе не подразумевает выполнениенеоконченных дел и доведение подвисших проектов до завершения. Это значит, что каждое дело, каждый предмет, каждый документ надо будет проидентифицировать и решить, что с ним дальше делать.  

Вот желаемые результаты этого процесса:  

1. Все ненужное будет выкинуто  

2. Все дела, требующие менее двух минут, будут выполнены  

3. Все, что можно делегировать, будет делегировано  

4. Все дела, занимающие более двух минут, будут отсортированы и помещены в вашу упорядоченную систему напоминаний  

5. Все крупные проекты, вытекающие из документов, скопившихся в корзинке, будут проидентифицированы  

Диаграмма иллюстрирует процесс целиком. В центральной колонке представлены все шаги процесса обработки и принятия решений насчет следующих конкретных действий.  

В этой главе подробно рассматривается как раз-таки первая колонка – движение от переполненной корзинки к решениям о конкретных действиях. Естественная организация действий, рождающаяся сама собой в ходе этого процесса будет очевидна. Например, вы вытаскиваете из корзинки листок с напоминанием и понимаете, что вам надо было позвонить Андре, но сделать это можно только на неделе, когда она будет в офисе, тогда вы просто занесете напоминание об этом в ежедневник на понедельник.  

Прежде чем приступить к обработке и организации неоконченных дел, я рекомендую вам прочесть эту и следующую главу. Это избавит вас от лишних действий. Процесс обработки, как правило, представляет из себя переключение между простым принятием решений на стадии обработки «разного» и более хитрой задачей вписывания этих решений в индивидуальную организационнную систему клиента наилучшим образом.  

Первое, что надо сделать (после того, как мы собрали все неоконченные дела в корзинку) это проверить работоспособность программного и аппаратного обеспечения. Например, многие из моих клиентов предпочитают использовать ежедневник в наладоннике. Потом они синхронизируют его с Outlook, по которому они получают корпоративные расписания и почту. Мы очищаем (распечатываем и удаляем) все, что они пытались ранее организовать в своих ежедневниках, и перетаскиваем все это в корзинку. Потом определяем для себя некоторые рабочие категории, например, «Звонки», «Поручения», «Повестки дня», «На компе» и т. д. Когда мы начинаем копаться в нашей корзинке, у нас нет возможности сразу сесть за компьютер и вписать все действия непосредственно в систему организации, которой мы впоследствии и будем руководствоваться.  

Если вы ещё не определились с личной системой напоминаний, не беспокойтесь об этом. Можно начать и с простых листов бумаги. А уж проапгрейдить ваши инструменты успеете.  

Правила  

Лучший способ изучить эту модель это следовать ей. Вот несколько основных правил:  

§ Обрабатывайте сначала основные пункты  

§ Обрабатывайте по одному пункту за раз  

§ Никогда не перекладывайте дела обратно в корзинку  

Начинайте с верхнего в стопке документа  

Даже если вторым документом в стопке лежит адресованная лично вам записка от президента страны, а первым – какое-то малозначащее письмо, сначала надо обработать именно его! Это, конечно, гротескный пример, я привожу его здесь, чтобы подчеркнуть важность этого принципа: соблюдайте строгую очередность. «Обрабатывать» не значит «тратить время». Это значит, решить, с чем вы имеете дело и принять решение насчет следующего конкретного действия.  

Обрабатывать вовсе не значит «тратить время».  

Ускоренный просмотр это вовсе не обработка  

Большинство людей просматривают свои корзинки на предмет только самых срочных или самых интересных дел. «Ускоренный просмотр» иногда может оказаться полезен (я им не пренебрегаю). Возможно, вы только что вернулись с деловой встречи, а через пятнадцать минут вам уже надо быть на конференции. Тогда вы и проверяете, не запрятаны ли где-нибудь мины, которые могут взорваться: смотрите, например, прислал ли вам заказчик письмо с утверждением вашего предложения.  

Но это вовсе не обработка, это экстренный просмотр. Вы должны привыкнуть обрабатывать каждый документ в порядке строгой очереди. Если же вы станете пренебрегать этим правилом и обрабатывать только то, что вам заблагорассудится, вы очень скоро собьетесь и куча дел в вашей корзине так и останутся нетронутыми, система ваша развалится и неоконченные дела опять расползутся по всему столу, а то и офису.  

LIFO или FIFO?  

Теоретически вы должны перевернуть вашу корзину вверх дном, чтобы содержимое оказалось ровной стопкой на столе и обрабатывать то, что лежит на самом верху (то есть то, что изначально было на дне корзины). На самом деле, если на обработку вы готовы потратить какое-то более или менее приличное количество времени, то в общем-то безразлично, с какого края начинать. А если вы возьметесь разгребать переписку, вы и сами поймете, что целесообразно начать с последнего письма.  

Ваша корзинка это лишь перевалочный пункт для документов и материалов, а никак не склад и вечное хранилище.  

Обрабатывайте по одному документу за раз  

Возможно, вы заметите за собой желание вытаскивать из корзинки документ, и, не имея ни малейшего понятия, что с ним потом делать, тут же хватать документ, лежащий под ним и сосредотачивать внимание уже на нем. Возможно, он кажется вам более привлекательным потому, что вы уже знаете, что с ним делать и вам не надо раздумывать, что это за штуковина и куда её приткнуть. Однако, это небезопасно. То, что у вас сейчас в руках имеет все шансы попасть в стопку «э-э-э…» на краю стола и быть начисто вытесненным более интересными и важными делами.  

Многие также любят вытащить из корзинки всю стопку, положить её перед собой и только тогда начать перебирать. Несмотря на то, что я поощряю желание расправиться со всем за раз, я все-таки настоятельно рекомендую вам вытащить только один документ. Концентрация на одном единственном документе в каждый момент времени только ускорит весь процесс. А если вас и отвлекут (что тоже не редкость), вам не придется потом возвращаться к разрозненным кускам каких-то документов и материалов, лежащих в беспорядке перед вами.  

Многозадачное исключение  

Однако из правила обработки одного документа за раз есть одно весьма редкое исключение. Человеку, обладающему определенным типом личности, действительно необходимо хоть на секунду отвлечься от дела для того только, чтобы принять по нему верное решение. Если мне удается определить таких людей с первого взгляда, я, как правило, рекомендую им заниматься параллельно двумя или тремя делами. В таких условиях им проще принять решение или сделать выбор. Но помните, что это всего лишь исключение и работает оно только в том случае, если вы привыкли управляться с каждой из задач очень быстро и на принятие любого решения у вас уходит не более двух минут.