Психология совещания

- Эти совещания меня выматывают! А самое главное, нет никакой возможности не пойти! Просто целый день из жизни, раз в неделю!
- При этом, почему косячит один в отделе, а я должна оправдываться и переживать? У меня и неё было полно дел.
- Каждый понедельник, с самого утра... Я смотрю на одно и тоже. Одна всегда виновата, другой громче всех. И уже после собрания иду к шефу и решаю все дела.

Как же можно изменить свое поведение на внутренних собраниях, планерках и мозговых штурмах, чтоб это было интересно и эффективно? Иногда только со стороны можно заметить почему одни собрания эффективны, а другие нет. Поэтому смотрим и разбираемся.

Это статья не руководителей, организующих такие внутренние собрания, это статья для тех кто участвует в них.

Наш мозг так устроен, что когда мы говорим, мы не слышим собеседника. Если на встрече уйти в монолог, контакта между сотрудниками не произойдёт. Люди не услышат и не встретятся, единства и синергии команды не будет.

Ужасно, когда собрание похоже допрос. Звучит привычный вопрос "ПОЧЕМУ", потом обвинение, а далее нотация. В результате все устали, сил продолжать эффективно работать нет. После таких собраний, остаются деструктивные стыд и вина, которые в последствии перерастают в злость, раздражение, аппатию.

Ещё бывает, когда каждый уходит в свой монолог и совещание превращается в балаган, где прав тот, кто громче. Каждый участник пытается успеть сказать, донести истину, игнорируя соседа, а на самом деле, это может быть просто страх, что его могут перебить, остановить или высмеять.

Для подготовки к совещанию попробую учесть все нюансы, а заодно поделиться наблюдениям.

1. Подготовка. Доклад об успехах, напрашивается сам собой, но это монолог, а значит не подходит.

Наша письменная речь очень сильно отличается от устной, кардинально. В устной речи смысл разрывается, а стройные предложения прерывается вопросами.
Поэтому, доклад не учу, а лишь запоминаю тезисы, ну и вместе с ответами на возможные вопросы записал и вопросы к аудитории. Интерактив и диалог, то что доктор прописал!

2. Страх. Когда в процессе своей яркой и заряженный речи видишь скучающих в телефонах коллег, энергия падает до нуля. Карл, это провал!

Подготовленные вопросы могут не спасти от вещания. Иногда кажется, что аудитория враждебна, и не осознанно удлиняешь фразы. Чем длиннее фраза, тем больше ожидания, что перебьют и смысл будет утерян. Монолог - как защита от страха. В топку!
Было бы не плохо добавить в тест метафоры и шуточки. Но спокойная атмосфера появится только когда на собрании появится уважение, когда можно будет высказывать отличное от большинства мнение и не быть атакованным. И это уже задача руководителю.

3. Тело. На совещании буду присутствовать всем телом, а не только своей речью. Я в пространстве и являюсь её частью. А значит могу влиять на него. Хорошо всё-таки, что в прошлом году я прошёл курсы ораторского мастерства и публичного выступления. Сейчас самое время вспомнить навыки выступления на сцене, жестикуляция и перемещение. В ем советую. Если интересно, дам контакты! Отдельно про вентиляцию, чем больше углекислого газа в переговорной, тем быстрее наш мозг засыпает. Поэтому, если я вижу, что кто то начинает зевать - это намёк на проветривание.

5. Лидерство. В среднем ребёнок может сосредоточиться на задании минут 10, с развитием соц сетей, современный взрослый с большим трудом, но все-таки может выдержать 10 минутную подачу материала. А значит, у меня есть 10 минут захватить внимание коллег, стать в этот момент лидером. Для начала попрошу отключить тлф, выберем того, кто будет следить за регламентом и попрошу задавать вопросы по ходу выступления. Все вовлечены, плюс маленькие уступки дают большие права.

7. Принять осознанное решение слушать друг друга. Здесь в помощь тренинг для развития эмоционального интеллекта. А пока главный страх участников - как это, кто-то кроме меня может быть правым, с отличным от моего мнением? Настройка эмпатии, развивает способность разговаривать со всеми сразу. Когда каждый ведет диалог со всеми, при этом слушает и воспринимает всех сразу. Эмпатия позволяет вместе с передачей смыслов и эмоциий говорить в одном поле: «мы все одной крови», «мы делаем общее дело».
Убирается лишнее напряжение, передается только основное. Получается более экономная и емкая форма, чем монолог.

8. Паузы. Они есть. В хорошей паузе может быть три смысла:
а) в паузе смысл сказанного воспринимается слушателем;
б) пауза как многоточие, развивает и удлиняет ассоциативный ряд слушателя;
в) пауза создаёт то самое напряжение, привлекает внимание и распределяет акценты.

Я попробовал описать, что лично я считаю проблемой в любых внутренних совещаниях и как именно лично я решал бы эти задачи. Насколько эти задачи решаемы внутри организации, без настройки извне? Это зависит и от целей и задач. Но главное — эмпатия и что она даёт - легка и естественна, в отличие от монолога, авторитарного управления.
Работа по развитию эмпатии — благодарное занятие, которое приносит группе и организации реальные выгоды.

А как лично вы переносите совещания и что бесит лично вас на них?