Глава 4. Контроль начинается с планирования - Искусство успевать - А. Лакейн

     "Мне кажется, что я трачу  так много времени на дела, которые  не столь

важны, а жизнь проходит мимо меня".

     "Мне надо столько всего сделать; времени же для этого у меня совершенно

нет".

     "Я устал, замучен, задерган. Мне кажется, что я  постоянно лезу в гору,

конца этому нет и я никогда не могу полностью расслабиться".

     Эти  заявления  я часто слышу от  людей,  которые говорили мне о  своих

проблемах со  временем.  Эти заявления объяснялись  общим желанием  каким-то

образом изменить их трудное положение: "Если  бы я только мог взять ситуацию

под  контроль",  "Если  бы  только я был похож на того-то  или такого-то,  у

которых, кажется, есть время на все и при этом сохранять душевное равновесие

и  бодрый настрой",  "Если бы я только мог делать  то,  что я  по-настоящему

хочу".

     Контроль  начинается  с планирования. Планирование  переносит будущее в

настоящее и позволяет вам что-нибудь сделать с ним сейчас.

     Планы составляют все:  одни  -  какое  кино  посмотреть завтра вечером,

другие  -  каких  друзей  посетить в  выходной  день,  где  провести  отпуск

следующим  летом.   Планы   составляют  большие   и  малые,  реалистичные  и

сомнительные, игривые и серьезные.

     Большинство  людей составляют  планы  бестолково, так  как  готовят  их

только под давлением обстоятельств. Возможно вы чувствуете, что на вас давит

работа, и вы вынуждены распланировать ваш день. Или у вас накопилось большое

количество  отпускных дней  и вы хотите  использовать их  наиболее  приятным

образом.  Такое одноразовое планирование имеет  как свои плюсы,  так и  свои

минусы. Если  вы  планируете  только  так,  то  вы  рискуете  лишиться плана

действий тогда, когда вам это особенно необходимо.

     Я  никогда не встречал кого-либо, кому  повредило  такое  планирование,

которое  я  хочу вам  порекомендовать.  Но зато я знал много людей,  которые

страдали от того, что не могли составлять подходящие планы.

     Обучаясь у профессионалов

     Рассмотрим,  в   чем  состоит  разница  между   любителем-фотографом  и

профессионалом. Человек, который использует свой фотоаппарат для того, чтобы

порой запечатлеть празднование дня рождения, красивый пейзаж или выход семьи

на лоно природы, сделает несколько снимков одной  сценки, а  потом  будет  с

нетерпением  ждать  результата. Довольно  часто его  ждет  разочарование. Из

дюжины снимков несколько получатся  расплывчатыми. На некоторых из них будет

видна  лишь  часть   чьей-то  головы,  а  на  других  улыбки  превратятся  в

нахмуренные лица. Автор снимков будет прав, если придет  к выводу,  что он -

плохой фотограф.

     Профессиональный фотограф действует по-другому.  Он  отснимет несколько

пленок.  Когда  они  будут  проявлены,  он   внимательно  изучит  полученные

результаты и обнаружит, что у него получилось еще больше плохих снимков, чем

у  нашего  любителя.  Но так  как  он  сделал  много  снимков, он  обнаружит

несколько снимков, которыми он будет вполне удовлетворен.

     После этого  он  идет  в фотолабораторию и начинает размышлять,  что он

может сделать для того, чтобы улучшить хорошие снимки. Он экспериментирует с

химикатами,  пока  не  получает несколько фотоснимков, которые ему  особенно

нравятся. Из них он  выбирает лучшие фотографии, а  затем, тщательно взвесив

их  достоинства и недостатки, выбирает ту, которая в конечном счете получает

премию.

     К этому же сводится разница между случайным и  серьезным планированием.

Человек,  который  прибегает  к  составлению планов лишь от случая к случаю,

получает  довольно  расплывчатое  изображение своих целей, а порой бьет мимо

цели. Он  не  удовлетворен  результатами. Ему  кажется, что его усилия  были

напрасными.  Он  приходит  к  справедливому  выводу о  том, что он  не умеет

планировать и перестает этим заниматься вообще.

     Человек же, занимающийся планированием серьезно, будет составлять много

вариантов плана.  Туманная и хаотичная  картина постепенно начинает обретать

очертания. Случайные изображения, на которых не удалось запечатлеть желанной

цели, постепенно отбрасываются.  Наиболее  важные стороны плана уточняются и

подвергаются  обработке,  так   что  их  изображение  становится  все  более

насыщенным, а задачи - осмысленными.

     С течением времени человек наблюдает за тем, как выполняются его планы.

Он  обращает  внимание  на  проблемы, возникшие  в  ходе  выполнения  плана,

различные трудности, с которыми он  столкнулся,  и вносит коррективы в план.

Так же  как и наш профессиональный  фотограф он постоянно вносит улучшения и

постепенно добивается совершенства в том, что он делает.

     Я знаю одного банкира, который поставил свое рабочее время под контроль

и теперь  он  проводит  больше  времени со своей семьей  на яхте.  Тщательно

распланировав  свое время,  он  обнаружил,  что  теперь  ему  гораздо  легче

предпринимать  новые  проекты и приспосабливать  каждодневные  дела  к своим

долгосрочным планам.  Его  умение планировать  - это не прирожденный талант.

Просто банкир вложил много времени и усилий в планирование.

     Знаете ли вы, как вам определять свои приоритеты?

     Часто планирование  и выбор альтернатив  - дело  нелегкое.  Они требуют

тщательного  обдумывания  и  принятия  решений.  Они  также требуют  от  вас

определения,  какими  принципами  вы руководствуетесь  в выборе приоритетов.

Жена  одного  талантливого  кинопродюсера  во   время   наших   консультаций

пожаловалась мне,  что  она много времени тратит впустую. Оказалось, что  ее

критерии в выборе приоритетов были связаны с потребностями семьи, в то время

как  она в глубине  души  хотела перестроить использование времени с  учетом

собственных потребностей.  Она постепенно поняла, что  как только  она будет

больше времени уделять своим потребностям, она будет ощущать больше удобства

в решении и семейных забот.

     Использование   различных   критериев  может  привести  к  различиям  в

приоритетах и вызвать противоречия между различными интересами. Однако, если

вы будете  отдавать себе в этом отчет, как это произошло с женой продюсера в

ходе наших консультаций, вы сможете с большей легкостью разрешить  возникшие

противоречия. Например,  учительница  занимается на вечерних курсах  с  тем,

чтобы повысить свою квалификацию. Ей небезразличны ее  ученики, но она также

хочет  повысить свой профессиональный статус. Что она  должна делать,  после

того как  она возвращается домой: проверять сочинения своих третьеклассников

или работать  над своей диссертацией  по сравнительной литературе?  Ее выбор

зависит от ее приоритетов, но что бы она ни выбрала, правильное планирование

позволит  ей  понять,  что  она  должна  разрешить  противоречие  между   ее

собственными потребностями и потребностями ее учеников.

     Многие люди  испытывают трудности с планированием, потому что они видят

в  нем  лишь  "обдумывание", а  под  последним они часто разумеют "взгляд  в

пустоту"  или "пустое  мечтание".  Им необходимо превратить представление  о

планировании в нечто конкретное.  Из опыта общения с тысячами людей я пришел

к выводу, что  гораздо  лучше рассматривать  планирование,  как  "письменную

работу", чем "мыслительную".

     В последующих  главах  вам будут предложено несколько  упражнений,  и я

попрошу вас написать ответы на некоторые вопросы.  Если вы будете записывать

ответы, вы  будете меньше заниматься пустыми мечтаниями, и это  поможет  вам

принять  более  правильные  решения. Я  называю время,  потраченное вами  на

планирование   -"Временем  Решений",  потому   что  именно  этим  занимается

планирование: принятием решений о том, что, когда и как следует вам сделать.

     В  ходе долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планирования, вы

должны:  1) составить  список,  и  2) определить  приоритеты. Все  предметы,

упомянутые вами  в списке, являются равноценными.  Как" только  вы составите

список, распределите дела в порядке их значимости для вас в настоящее время.

По  моему мнению ни  один список не  является полным,  пока он не показывает

порядок важности дел. Как только  вы составили такой  список, завершите  его

определением приоритетов.

     Это является азбукой планирования

     Используйте первые буквы азбуки для классификации значимости ваших дел:

напишите заглавную букву "А"  слева  листка бумаги и укажите здесь  те дела,

которые для  вас наиболее  важны. Соответственным  образом  в категории  "Б"

окажутся дела  "средней" значимости, а в группе "В" -  наименее значимые. По

мере  того,  как  вы будете  распределять их по колонкам "А", "Б" и  "В", вы

увидите,  что ваш выбор является отчасти  условным. Вы  не совсем уверены  в

том, насколько правилен ваш выбор. Но сравнение различных дел друг с  другом

позволит вам постепенно рассортировать их на три группы.

     Дела, оказавшиеся в  колонке "А", будут наиболее  ценными  для вас.  По

этой причине вам  следует уделить максимум своего времени, посвящая в первую

очередь свои усилия  делам  из  группы "А", затем  из группы "Б",  затем  из

группы "В". Принимая во внимание время дня и степень актуальности, вы можете

распределить дела из группы "А" по порядку - А-1, А-2, А-3, А-4 и т.д.

     Разумеется, такое  распределение  дел является  условным и  зависит  от

вашей точки  зрения (не забывайте, что вы и  только вы принимаете  решения).

Возможно,  что  дело  находится  в  группе  "А",  когда  вы  думаете  о  тех

преимуществах, которые вы получите  после завершения работы над ним. Однако,

оказавшись на  полпути и столкнувшись с трудностями, вы  обнаруживаете,  что

вам претят  те  неудобства, с которыми  связан ваш курс,  и вы бросаете свое

дело на  середине. Принадлежало ли это дело к классу "А" вообще? Даже,  если

вы сомневаетесь в  вашей прежней  оценке, не забывайте о  том,  что она была

вашей собственной. Вы - самый лучший судья в определении ваших приоритетов и

если  вы   не   удовлетворены,   полученным   результатом,  то   вы   должны

усовершенствовать   вашу   способность   решать,  что   является   для   вас

действительно самым важным.

     Такое распределение зависит  также и от  содержания вашего  списка.  Те

объекты, которые попали  в группу "А", обычно ярче выделяются  на фоне менее

значимых  объектов  из групп "Б"  и "В". На  художественном полотне внимание

привлекает  то, что  запечатлено  яркими красками и расположено  на переднем

плане. Объекты, оказавшиеся  в группе "А", должны получить основное внимание

в вашем списке.

     Этот порядок может со  временем изменяться. То, что сегодня вы включили

в группу "А",  вы  можете завтра перенести  в группу  "В",  или наоборот. Вы

должны   постоянно   определять  приоритеты  с   точки  зрения   правильного

использования вашего времени.  - Ваши приоритеты могут в дальнейшем меняться

в  зависимости  от  количества  времени,  которое  вы  решили  затратить  на

исполнение  того  или иного  предприятия. Возможно,  вы вполне удовлетворите

свое  начальство, потратив  на  выполнение  его задания  два часа  (если  вы

считаете, что его следует разместить в группе "В" среди ваших  приоритетов),

произведете  на него известное впечатление,  проработав четыре часа (если вы

считаете,  что  задание достойно  группы "Б"), добьетесь  резкого  повышения

вашего  авторитета  в его глазах,  сделав глубокие  общие выводы  на  основе

вашего  исследования за десять часов работы (возможно, что в  этом случае вы

включили эту работу в группу "А").

     Посвятив  несколько  минут на ваши  волнения  по поводу плохих  отметок

Бобби,  вы  может  быть  придумаете кое-что  полезное  для  того,  чтобы  их

исправить, но вы лишь впустую  потратите  время, если будете продолжать ваши

размышления, не получив дополнительной информации от Бобби и от его учителя.

     Разумеется, не стоит предпринимать больших усилий на выполнение задачи,

не  имеющей  большой   ценности.   С  другой  стороны,  ценное   предприятие

заслуживает того,  чтобы  вы потратили  на  него значительные усилия; Только

хорошее планирование  позволит вам извлечь максимум выгоды ценой минимальных

затрат времени.