Организационные принципы распорядка дня руководителя

Организация вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».

Следующие планы и принципы должны послужить для вас импульсами для составления распорядка дня, но они не носят характера обязывающих рекомендаций. Оцените отдельные принципы исходя из того, насколько вы готовы их уже сейчас практиковать, просто иногда использовать или вообще отвергнуть.

Важно, чтобы вы нашли свой личный стиль. Для вас этот стиль самый лучший.

1. Начинайте день с позитивным настроением.
2. Хорошо позавтракайте и без спешки ­ на работу.
3. Начинайте работу по возможности в одно и то же время.
4. Перепроверяйте планы дня.
5. Согласуйте план дня с секретарем.
6. Приступайте к работе без «раскачки».
7. Вначале решайте ключевые задачи.

1. Хорошая подготовка к работе.

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления своих сил по мелочам. Вы сможете значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи будете сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос.

Зачем вообще это делать? Почему именно я? Почему именно сейчас? Почему в этой форме?

Перепишите эти вопросы на карточку и поместите их на видном месте на вашем письменном столе! Они помогут вам удержаться от ненужных дел в течение рабочего дня. Путем последовательного и планомерного труда можно добиться существенной экономии рабочего времени.

2. Влиять на фиксацию сроков.

Установленные ранее сроки исполнения работ очень часто принимают безоговорочно. Оговаривая сроки, которые плохо укладываются в ваши планы, старайтесь приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать» альтернативные варианты. Это часто получается легче, чем вы думаете.

3. Избегайте незапланированных импульсивных действий.

Активные и коммуникабельные руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, вызывают тем самым соответствующую позитивную реакцию на свои действия и вместе с этим негативные последствия для временного распорядка.

4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы.

На каждом предприятии и в каждом подразделении возникают какие-либо неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации.

Помните всегда о том, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводят к забвению на более или менее длительное время запланированных важных задач и к дополнительным затратам времени и средств.

5. Выкраивайте спокойный час.

Для выполнения важных дел требуется спокойная обстановка; это азбучная истина, но как воплотить ее в жизнь?

Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервирование одного спокойного или «закрытого» часа, в течение которого вам никто не может помешать. Таким образом, вы назначаете время, возможно самое важное для вас.

Занесите это время в свой план так же, как вы отводите время на совещания или на визит посетителей.

Подобный период никем не нарушаемой концентрированности существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира лучше всего с помощью секретаря или просто закройте дверь в свою комнату, предварительно предупредив, что «Вас нет на месте».

Используйте это время для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, например для повышения уровня своей квалификации или для других задач, которые зачастую тонут в суете дня.