Ален Дэвид » Getting Things Done

Установка «вертикального» фокуса  

В большинстве ситуаций необходим только «горизонтальный» фокус. Однако иногда вам может понадобиться и более общая концентрация для того, чтобы взять процесс под контроль, определиться с выбором или удостовериться, что все принятые решения верны. Вот тут-то и понадобится «вертикальная» фокусировка. Умение продуктивно мыслить в «вертикальном» смысле – это вторая важная для интеллектуального труда способность.  

Итак, наша цель – избавить сознание от всех нависших проектов, но не упустить при этом потенциально полезную идею.  

Этот вид мышления не предполагает тщательной проработки.  

Большую часть времени вам придется думать неформально, то, что я называю «планирование на оборотной стороне конверта» – планирование в свободной форме или на салфетке в кафе вместе с коллегой, когда вы обсуждаете план мероприятий или структуру презентации товаров. На мой взгляд, это самый продуктивный и энергоемкий способ планирования. На самом деле вам может понадобиться разработать и формальную структуру или план, чтобы прояснить компоненты, согласования или приоритеты. Более детальная схема понадобится для того, чтобы координировать более сложные ситуации – если условия требуют сотрудничества по разнообразным проектам, например, или если надо набросать бизнес-планы, чтобы объяснить инвестору ваши действия. Но, как правило, вы можете быть очень и очень креативным, имея под рукой только ручку и бумагу и ничего более.  

Самая большая необходимость в проектном мышлении, которую я когда-либо встречал в деловом мире, не предназначена для формальных моделей. Обычно люди, которым такие модели нужны, их уже имеют или же могут получить их в курсе академического или профессионального обучения. Вместо этого я обнаружил, что модель концентрации на проекте – большой пробел для остальных. Нам нужны пути для обоснования и поддержки нашего пути мышления, не важно, насколько неформального. Формальные планерки и ломовые инструменты, (такие как софт) конечно, могут оказаться очень полезными, но часто участники подобных мероприятий испытывают необходимость провести другое заседание – встречу «на оборотной стороне конверта» – для того, чтобы охватить взглядом весь объем работ и взять его под контроль. Формальные и четко структурированные планерки имеют тенденцию, за исключением обсуждения основной цели проекта, проскакивать как бы мимо. Либо же они предоставляют недостаточно времени для мозгового штурма, развития мысли, о которую никто не считал перспективной и интересной. И, наконец, редко такие встречи приводят к серьезным подвижкам в решении насчет следующих шагов и назначению ответственных по различным аспектам плана проекта.  

Однако есть и хорошие новости: продуктивный способ обдумывания проектов и ситуаций, который приносит максимальную пользу при минимальных вложениях сил и времени существует. Оказывается, что это способ нашего естественного мышления и планирования, но не обязательно для нас он является нормальным. На мой взгляд, когда люди планируют более естественным образом в свободной форме, они не дают стрессу овладеть ими и достигают лучших результатов.  

Естественная модель планирования.  

Вы уже знакомы с самым классным и креативным планировщиком в мире – с вашим разумом. Вы сами и есть машина по планированию. Вы планируете, когда одеваетесь, обедаете, ходите по магазинам или даже просто болтаете. Несмотря на то, что этот процесс кажется хаотичным, вашему разуму необходимо проделать довольно сложную цепь ходов для того, чтобы что-нибудь реально осуществить. Чтобы виртуально выполнить какое-либо задание, ваш разум совершает пять шагов:  

1. Определение цели и принципов  

2. Видение желаемых результатов  

3. Мозговой штурм  

4. Организация  

5. Определение следующего конкретного действия  

Самый опытный в мире планировщик – это ваш мозг.  

Простой пример: планирование выхода в ресторан  

Вспомните, когда вы были в ресторане последний раз – что послужило поводом к тому, чтобы туда сходить. На то могло быть некоторое количество причин – желание утолить голод, встретиться с друзьями, отметить какое-то событие, подписать деловой контракт, романтическое свидание. Как только какой-то из этих поводов оформился, вы стали раздумывать над планом. Ваше намерение было вашей целью, и оно автоматически подтолкнуло ваш внутренний процесс планирования. Ваши принципы создали ограничения для вашего плана. Возможно, вы и не думали осознанно о ваших принципах, планируя поход в ресторан, но вы размышляли в их контексте: стандарты еды и обслуживания, доступность, удобство и комфорт – все это могло сыграть определенную роль. В любом случае, ваша цель и ваши принципы определяли как движущую силу, так и границы вашего плана.  

Как только вы вознамерились достичь цели, каковы были ваши первые реальные мысли? Скорее всего не «пункт II.A.3.b плана». Скорее уж ваши мысли были примерно такого содержания: «Итальянскую кухню подают в Джованни» или «За столиками у окна в Кафе Бистро очень хорошо и уютно». Возможно вы представили какую-то приятную картину того, что вы могли бы почувствовать или какой исход примет вечер – людей, которые будут с вами, или атмосферу. Это было ваше видение результата. Тогда как ваша цель была ответом на вопрос, почему вы пошли в ресторан, то видение было разъяснением, как это произойдет, что вы будете видеть, слышать и чувствовать, если ваша затея удастся наилучшим образом.  

Что делал ваш разум в тот момент, когда вы получили зрительный образ результата? «Во сколько мы пойдем»? «Сегодня открыто?» «Народу будет много?» «Какая погода?» «Переодеваться надо?» «Бензину в машине хватит?» «Мы сильно хотим есть?» Это был мозговой штурм. Вопросы – это часть естественного процесса, который случается при обдумывании некоего события, которое еще не произошло. Ваш сознание замечает пропасть между тем, где вы находитесь сейчас и тем, чего вы хотите достичь, и пытается этот «когнитивный диссонанс» устранить путем заполнения белых пятен. Это и есть начало фазы «как» естественного планирования. Мыслительный процесс несколько хаотичен и специфичен. Множество аспектов приближающегося ужина напрыгивают на вас. Конечно, вам не надо все это записывать на бумаге, но нечто подобное вы производите в уме.  

Когда вы набрали достаточное количество идей, вы не можете не начать их организовывать. Возможно вы подумали или сказали: «Для начала надо бы выяснить, открыт ли ресторан» или «Давайте позвоним Андресенам и спросим, пойдут ли они с нами». Как только вы набросали различные мысли по проекту, ваш мозг начинает автоматически рассортировывать их по компонентам, приоритетам и/или последовательности событий. Составляющие это: «Нам надо определиться с месторасположением и приглашенными». Приоритеты это: «Важно выяснить, действительно ли клиент хочет пойти на этот ужин». Последовательность это: «Для начала надо узнать, открыт ли ресторан, потом позвонить Андерсенам и только потом наряжаться».  

И, наконец (учитывая, что вы действительно решительно настроены по поводу проекта, в данном случае – ужина в ресторане), вы концентрируетесь на следующем действии, которое вам надо предпринять, чтобы первый пункт реализовался. «Позвонить и узнать, открыт ли ресторан, и заказать столик». Все пять фаз проходят сами собой естественным образом, какие бы задачи вы ни решали. Это ваш способ создавать новое – будь то ужин, вечерний отдых, новый продукт или новая компания. Вам необходимо что-то сделать, вы представляете результат, набрасываете подходящие идеи, сортируете их и определяетесь с реальной деятельностью, которая поможет эти идеи осуществить. Все происходит само собой, без особых усилий.  

Естественное планирование не обязательно является нормой.  

Так ли ваш IT-отдел готовится к установке новой системы? Так ли вы организуете свадьбу или планируете потенциальное слияние компаний? Вы прояснили основную цель проекта и донесли её до всех участников? Вы договорились насчет стандартов и линий поведения, которых вам следует придерживаться, чтобы проект был успешным? Вы спрогнозировали успешный итог и все вытекающие результаты?  

Вы просмотрели все возможные идеи – все, которые могли бы повлиять на результат? Вы определили стратегически важные компоненты и краеугольные камни? Вы определили все аспекты проекта, за которые можно было бы взяться прямо сейчас, каково следующее конкретное действие для каждого подпроекта и кто за это отвечает?  

Вы уже представили ошеломительный успех?  

Ответом на все эти вопросы, скорее всего, будет «нет». Наверняка есть ещё какие-то компоненты модели естественного планирования, которые вы не учли. Иногда на семинарах я просил моих слушателей взять да запланировать какой-то проект, используя модель естественного планирования. Они проходили все пять фаз за несколько минут, и были совершенно ошеломлены результатом по сравнению с тем, что они пытались делать ранее. Один джентльмен подошел ко мне после занятия и сказал: «Я даже не знаю, злиться на вас или благодарить. Я только что закончил бизнес-план, на который, как я думал, должны были уйти месяцы, и сейчас у меня нет совершенно никаких отмазок, чтобы не начать приводить его в исполнение!»  

Можете попробовать прямо сейчас, если хотите. Выберите новый проект, или проект, который застопорился, или просто какое-то полезное дело. Подумайте над целью. Подумайте: как бы вы хотели чтобы выглядел результат: как это скажется на вашей репутации и финансовом состоянии? Устройте мозговой штурм по потенциальным шагам, которые можно было бы предпринять. Организуйте ваши мысли. Определитесь со следующими действиями. Ну что, прояснилось ли то, то вы бы хотели получить и как этого добиться?  

Неестественная модель планирования.  

Для того чтобы подчеркнуть важность использования модели естественного планирования для сложных проектов, в которых мы участвуем, давайте сравним её с более «нормальной» моделью, которую чаще всего и используют. Я называю её неестественным планированием.  

Когда «Хорошая идея» оказывается идеей плохой  

Вы видели когда-нибудь, чтобы опытный менеджер начинал совещание с фразы: «Ну что, у кого есть по этому поводу хорошие идеи?» Что здесь не так? Прежде чем начинать рожать «хорошие идеи», надо прояснить цель, прояснить перспективы, собрать всю сопутствующую и необходимую информацию (мозговой штурм) и проанализировать её (организация). «Что же это, хорошая идея?» Этот вопрос уместен только тогда, когда вы уже обдумали 80 % проекта! Начинать стоит именно теперь – сейчас попрет креатив.  

Достигнуть результата сразу, что противоречит установке естественного планирования, не так-то просто. Люди нередко предпринимают такие попытки, но они не приводят ни к чему, кроме стресса и полной туманности по проекту. Если вы рветесь со своими «хорошими идеями» прежде, чем определена цель, перспективы, собрана сопутствующая информация и все плохие идеи, то вам не мешало бы охладить свой пыл.  

Если вы ждете появления хороших идей прежде, чем вообще какие-то идеи появились, они к вам и не придут.  

Давайте обвиним миссис Вильямс  

Если вы относитесь к нашему культурному слою, то ваши последние упражнения по планированию и организации вы скорее всего выполняли будучи классе в пятом или шестом. И если даже это не единственный опыт такого рода, который вы получили, скорее всего, он оказалось самым запоминающимся.  

Миссис Вильямс, моя учительница в шестом классе, учила нас организовывать мышление (это стояло у неё в учебном плане). Мы должны были научиться писать доклады. Но что мы должны быть написать, прежде чем написать хорошо структурированный, успешный доклад? Правильно – конспект!  

Приходилось ли вам это делать – сначала конспект? Бывало ли, что вы подолгу сидели перед пустым листом бумаги с римской цифрой I и думали, что конспектирование вперед действий – это не для вас? Возможно.  

Потом я все-таки научился писать конспекты. Только я сначала писал доклад, а уж потом делал конспект.  

Делать выводы просто, если сначала написал доклад.  

Вот эти-то знания по планированию и вынесли большинство людей из нашей системы образования. И я до сих пор вижу эти конспекты, написанные только для того, чтобы ублажить начальство. В деловом мире их часто называют «Цели» или «Основные положения». Но на самом деле они никак не связаны с тем, что люди делают или с тем, что их вдохновляет. Эти документы пылятся в ящиках стола или скапливаются в почтовых ящиках и никак не соотносятся с реальностью.  

Модель скоростного планирования  

Неестественная модель планирования – это то, что люди в большинстве своем считают «планированием» вообще. Однако оно почти всегда искусственно и мало соотносится с реальной работой, поэтому люди и не планируют. Они считают минуты до конца планерки или совещания по стратегическому планированию. Но что происходит, если вы не планируете заранее? Катастрофа! («Ты не купил билеты?! Я думал, ты собирался это сделать!»). Когда над вами уже повис меч, активизируются ваши модели скоростного планирования.  

Если вы уже в яме – переставайте копать.  

Уилл.  

На каком этапе все в офисе начинают сходить с ума? Аврал! Действуйте! Работай лучше! Нужны люди! Не отвлекайтесь! В этой стрессовой ситуации оказываются множество людей. Когда же сборище людей, гавкающих друг не друга, не могут спасти ситуацию, находится умник, который говорит «Надо все организовать!» (Теперь?) тогда люди начинают выделять структурные элементы проблемы и вешать на них ярлыки. Или перевыделять новые и перевешивать ярлыки.  

В какой-то момент они понимают, что простая перестановка компонентов проблемы ни к чему не приведет, тогда кто-то (ещё больший умник) говорит, что к этому надо подойти творчески. «Давайте устроим мозговой штурм!» И начальник спрашивает у всех, присутствующих в комнате: «У кого есть хорошая идея?» (Спасибо, миссис Вильямс). Когда же и это не приносит плодов, начальник может решить, что его подчиненные утратили всякую креативность мышления. Пора нанять консультанта! Если консультант толковый, то рано или поздно он задаст сакраментальный вопрос: «Так что вы здесь вообще пытаетесь сделать?» (цели, перспективы). Скоростное планирование – это противоположность естественной модели. Она всегда будет возвращаться к «вертикальной» концентрации. Будет ли применена модель естественного планирования – такого вопроса не стоит, стоит вопрос когда она будет применена и какой ценой.  

Не надо делать что-нибудь просто так. Надо делать с какой-то целью.  

Рошель Майер.  

Естественное планирование: Пять фаз.  

Не стоило бы говорить об этом, но я скажу ещё раз: эффективное обдумывание проектов и ситуаций может ускорить ход вещей, сделать их выполнение лучше и быстрее. Итак, наш разум планирует естественно: какой урок мы можем из этого извлечь? Как мы можем использовать эту модель, чтобы получить лучшие результаты?  

Рассмотрим каждую из пяти фаз естественного планирования.  

Цель  

Никогда не сложно спросить «зачем». Почти все, что вы сейчас делаете, может быть простимулировано или даже усилено при более внимательном рассмотрении конечных целей. Зачем вы идете на вашу следующую встречу? Зачем вы приглашаете друзей на шашлык на дачу? Зачем вам нанимать маркетингового директора? Зачем вам вообще бюджет?  

Это не что иное, как здравый смысл. Знать и понимать цели любой работы – это прямой путь к ясности, творческому развитию и успешному сотрудничеству. Но этот здравый смысл в большинстве своем игнорируется только потому, что для нас проще создавать вещи, попадаться к ним в ловушку и рвать всякие связи с реальными первичными целями.  

По личному опыту многих часов, проведенных в офисах очень непростых людей, я точно знаю, что вопрос «почему» игнорировать нельзя. Когда мне жалуются на невероятное число встреч, мне приходится спрашивать о целях этих встреч. Когда советуются, кого пригласить на совещание по планированию, я спрашиваю, какие у этого совещания цели. Пока не будут получены ответы на мои вопрос, нет никакой возможности внятно ответить на ихвопросы.  

Фанатизм – это удвоение усилий, когда вы уже позабыли о цели.  

Джордж.