Процедура "Анализ моментов, на которых мы теряем время"

Участникам ставится задача проанализировать, в какой степени они теряют время по нижеследующим пунктам

1. Потери времени при постановке цели

1.   Имею ли я систематический обзор задач, возникающих в сфере моей деятельности?

2.   Представляю ли я взаимосвязь моей работы с функционированием всего предприятия?

3.   Соответствует ли моя нагрузка моим возможностям?

4.   Соответствуют ли мои мелкие проблемы глобальной цели моей работы?

5.   Руковожу ли я своими подчиненными путем постановки конкретных целей (целеориентированный менеджмент)?

6.   Работаю ли я регулярно над собой? (новые идеи, знания, навыки.)?

2. Потери времени при планировании.

7.   Знаю ли я примерное распределение времени (в %) необходимого для выполнения предстоящих дел?

8.   Готов ли я к возможным трудностям при выполнении работы?

9.   Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов или помех?

10.   Принимаю ли я меры против помех, чтобы не отрываться от своей работы?

11.   Упорядочено ли мое расписание служебных визитов и командировок?

12.   Фиксирую ли я сроки, активность, задачи в дневнике времени?

3. Потери времени при принятии решений.

13.   Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней (стоит ли она временных затрат)?

14.   Устанавливаю ли я приоритетность дел в зависимости от их важности?

15.   Уделяю ли я отдельным делам нужное количество времени в соответствии с их значением (важностью и срочностью)?

16.   Контролирую ли я время звонки, посетителей или встречи, которые не имеют серьезного значения?

17.   Работаю ли я над серьезными делами, уделяя мелочам не больше времени, чем это необходимо?

18.   Могу ли я, когда это необходимо, освободить себя от рутинной работы?

19.   Решаю ли я главный вопрос при выполнении поставленной передо мной задачи?

20.   Способен ли я не отвлекаться на частные разговоры в промежутках между выполнением отдельных дел?

4. Потери времени из-за недостаточно четко организованной работы.

21.   Разумно ли я дозирую время работы над одной проблемой?

22.   Делегирую ли я полномочия?

23.   Располагаю ли я помощниками, которым мог бы поручить выполнение какой-либо задачи?

24.   Порядок ли на моем рабочем месте?

25.   Использую ли я технические средства облегчающие и ускоряющие мою работу?

26.   Интересуют ли меня вопросы систематического упрощения труда в сфере моей деятельности?

27.   Способен ли я своевременно исправлять и не повторять ошибки?

5. Потери времени при начале работы.

28.   Планирую ли я вечером предстоящий рабочий день?

29.   Болтаю ли я с коллегами прежде чем приступить к работе?

30.   Занимаюсь ли я в первую очередь личными делами?

31.   Читаю ли газеты в начале дня?

32.   Требуется ли мне в начале дня время, чтобы приступить к работе?

33.   Продумываю ли я дело, прежде чем начать его?

34.   Забочусь ли о достаточной подготовке моей трудовой активности?

35.   Откладываю ли я часто важные дела?

36.   Занимаюсь ли трудными проблемами в конце рабочего дня?

37.   Довожу ли я свои дела до конца?

6. Потери времени при составлении распорядка дня

38.   Знаю ли я свой личный трудовой ритм и график продуктивности?

39.   Знаю ли я суточные закономерности своей производительности?

40.   Соответствует ли мой рабочий распорядок этим ритмам?

41.   Планирую ли я благоприятное время дня для важнейших дел?

42.   Занимаюсь ли я в свои наиболее продуктивные часы не важными проблемами или рутиной?

7. Потери времени при обработке информации

43.   Выбираю ли я материал для чтения с учетом его важности?

44.   Пробегаю ли я информацию чтобы «схватить» главное и лишь потом знакомиться с деталями?

45.   Заканчиваю ли я беседу, звонок или совещание, если всякое продолжение кажется бесполезным?

46.   Перед разговором проверяю ли я цели свои и собеседников, чтобы исключить напрасную трату времени?

47.   Пишу ли я черновики своей корреспонденции?

48.   Использую ли схемы для рутинной работы?

СПИСОК ОСНОВНЫХ ВРЕМЯПОГЛОТИТЕЛЕЙ.

1. Нечеткая постановка цели

2. Отсутствие приоритетов в делах

3. Попытка слишком немало сделать за один раз

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения

5. Плохое планирование дня

6. Личная неорганизованность, заваленный письменный стол

7. Чрезмерное чтение

8. Скверная система досье

9. Недостаток мотивации, индифферентное отношение к работе

10. Поиски записей, адресов, телефонов, и т.д.

11. Недостатки кооперации или разделения труда

12. Незапланированные посетители

13. Неспособность сказать «нет»

14. Неполная, или запоздалая информация

15. Отсутствие самодисциплины

16. Неумение довести дело до конца

17. «Липкие»телефонные звонки.

18. Отвлечения

19. Долгие совещания

20. Недостаточная подготовка к беседам

21. Отсутствие связи или неточная обратная связь

22. Болтовня на частные темы

23. Излишняя коммуникабельность

24. Чрезмерность деловых записей

25. Синдром «откладывания»

26. Желание знать все факты

27. Длительные, бесполезные ожидания

28. Спешка, нетерпение

29. Слишком редкое делегирование

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.