ДЕЛЕГИРУЙ ЭТО! РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ ПОМОГАЕТ ДОСТИЧЬ БОЛЬШЕГО

По разным причинам многим людям крайне важно делать все самим. Но практика показывает, что гораздо эффективнее работать сообща: так можно сэкономить личное время и достичь лучшего результата. С какими бы обязанностями вы ни сталкивались в работе и жизни, единственно верный способ одолеть неприступные горы – вооружиться поддержкой.

ДЕЛИМ ДЕЛА

В тайм-менеджменте (практике управления временем) есть такой инструмент – «матрица Эйзенхауэра», или «матрица приоритетов». В ее основе лежит принцип распределения дел по важности и срочности. По этим двум критериям все задачи можно разделить на четыре категории:

1. ВАЖНЫЕ И СРОЧНЫЕ ДЕЛА

В идеале эта графа должна быть практически пустой. Аврал – показатель того, что распорядок вы организовали неправильно. Пока это не отразилось на психическом и физическом здоровье, пора перестраивать свой режим. А уж если по работе вам приходится постоянно разрешать кризисные ситуации, особенно важно уравновешивать профессиональный стресс столь же яркими, но приятными впечатлениями в остальной жизни.

2. ВАЖНЫЕ, НО НЕ ОЧЕНЬ СРОЧНЫЕ

Эта графа требует своевременных действий и тщательного планирования, чтобы дела из нее не начали перетекать в первую категорию. Здесь хранится все то, что вам особенно интересно и актуально, но до чего могут никак не доходить руки из-за обилия задач в пункте 1.

3. НЕ ВАЖНЫЕ, НО СРОЧНЫЕ

Дела из этой графы неожиданно нарушают стройный распорядок и отнимают время и силы. Именно на этом этапе стоит задуматься, кому бы перепоручить ремонт компьютера, кого бы послать делать сто ксерокопий буклета, кто вместо вас может забрать костюм из химчистки и т. д.

4. НЕ ВАЖНЫЕ И НЕ СРОЧНЫЕ

Идейные карьеристы называют эту категорию «пожирателями времени» – это все то, чем человек занимается, чтобы отвлечься от работы. Если вы ставите личную эффективность во главу угла, с этой графой пора расправиться. Но для психического равновесия все-таки важно оставлять часть личного времени на развлечения, семью, домашнюю рутину или хотя бы на отдых в тишине.

Матрица Эйзенхауэра наглядно демонстрирует вашу организованность. Если в какой-то из категорий беспорядок, на разгребание которого не хватает времени и сил, пора браться за третью категорию задач. Может быть, есть шанс нанять ассистента или попросить о помощи кого-то из знакомых?

ОДИН В ПОЛЕ НЕ ВОИН

Самая наглядная ситуация для делегирования – управление людьми. Бизнес «одного человека» для клиентов и партнеров – это не столько повод для восхищения вашим трудолюбием, сколько потенциальный риск. Звучит цинично, но предприниматель обязан держать в голове сценарий «упавшего кирпича»: если завтра по непредвиденным обстоятельствам вам придется выпасть из процесса, будет ли кто-то поддерживать ваш бизнес на плаву?

Руководитель, который во всем полагается только на себя, похож на Зайца из басни Эзопа: он тревожится и суетится, пытается успеть все и сразу. Если его спросить, есть ли у него свободная минутка, он почти всегда ответит: «Я занят». Такой управленец недооценивает значимость распределения обязанностей и поэтому круглосуточно тонет в работе.

Метафорой более успешного варианта лидерства из персонажей Эзопа будет соперник Зайца – неторопливая Черепаха. Такой стиль руководства предполагает методичность, поэтапную работу и использование коллективного разума. Такой менеджер учитывает сильные стороны и интересы своей команды. Он знает, как раскрыть потенциал каждого сотрудника, чтобы вместе они подняли бизнес на новый уровень. Это требует доверия и храбрости, но гораздо более плодотворно, чем пытаться сделать все идеально в одиночку.

В современном бизнес-консультировании считается, что команда – это отражение мысленных установок ее лидера. Поэтому все чаще делается упор на проведении менторских программ, на взаимопомощи и разделении ответственности. Когда сотрудники видят, что вы цените их достоинства и готовы оказывать поддержку, они достигают гораздо большего – а значит, компания в целом улучшает показатели.

КОМУ ПОРУЧИТЬ СРОЧНЫЕ ДЕЛА

Рассматривая кандидатуру помощника, держите в голове перспективы его развития. Чем больше функций вы в будущем сможете переложить на эффективного ассистента, тем больше времени останется у вас на выполнение тех самых не срочных, но важных дел: на планирование развития бизнеса, налаживание стратегического партнерства (или на организацию идеального дня рождения для ребенка).

Ищите не только исполнительных, но и инициативных сотрудников.
Исследуйте потенциал своих подчиненных и коллег, вдохновляйте их на профессиональное и личное развитие.
Начинайте с небольших поручений и давайте помощникам возможность проявлять себя без вашего вмешательства.
Предоставляйте окружающим свободу выбора и учитесь им доверять, даже если это поначалу может привести к неудачам.

ЗАЧЕМ НУЖНО ДОВЕРИЕ?

Очень многие люди не только не умеют делегировать свои задачи, но еще и отчаянно пытаются контролировать все и всех вокруг, не оставляя никакого простора для случайностей и нарушения планов. Такие люди полагаются во всем только на себя и тщательно следят за тем, как их сотрудники или даже члены семьи справляются с самыми мелкими поручениями. Такая склонность к гиперконтролю оборачивается тем, что такого человека совершенно выбивают из колеи любые обстоятельства, на которые он не в силах повлиять.

Посмотрите на ситуацию и на себя в ней более широко. Если вы единолично принимаете решения, они всегда субъективны, а найти правильный путь для вашей компании или семьи можно, только учитывая разные мнения, даже противоречивые, неуместные, нелепые. Чтобы не оставаться в замкнутой системе, где нет места для развития и творчества, участвуйте в дискуссиях, спрашивайте совета, устраивайте мозговые штурмы и опросы. Сами увидите, как чужое мнение обогащает вашу точку зрения.

Страх того, что вас могут подвести, вполне понятен. Но если вы поджидаете подвоха даже в обыденных жизненных ситуациях и принуждаете окружающих жить по заданному вами сценарию, это может ранить их. Вспомните древнюю истину: ваша свобода кончается там, где начинается свобода другого человека. Первый шаг к более доверительному отношению – выйти из зоны комфорта и поставить себя в ситуацию, когда от вас ничего не зависит. Если вам удастся пережить на собственном опыте, что жизнь не рушится, когда вы отпускаете поводья, это станет первой вехой на пути изменения личных установок.

Чем больше дел вы сможете делегировать другим людям, тем больше времени останется у вас на собственную жизнь. Ваши коллеги и сотрудники должны видеть, что ваша жизнь не сводится к работе. В конце концов, компания платит вам зарплату не за усталость и хронический стресс, а за вашу трудоспособность, за идеи и навыки.

Проявлять себя эффективно можно только тогда, когда в вашей жизни есть место увлечениям, радостям, отдыху. Берегите те драгоценные минуты, которые вы проводите с семьей и друзьями. Чаще занимайтесь тем, что подпитывает вас и заряжает новыми силами, – именно такие дела помогают вам оставаться собой. И эти приятные мелочи жизни точно не стоит делегировать никому другому.