СЕКРЕТАРША И ЕЕ ШЕФ - Преуспевать с радостью - Николаус Б Энкельман

Секретарша начальника - центр любой фирмы. Если она работает умело, то во многом разгружает своего шефа, оказывает помощь сотрудникам фирмы, предоставляя определенную надежную информацию, и поддерживает других секретарш, предупредительно сотрудничая с ними.

Если секретарша работает плохо, то много суетится, все путает, передает шефу неверные сведения, тормозит работу всей фирмы и обращается со всеми как суровая самодержица.

Если вы работаете секретаршей, посмотрите на себя и свою работу критически, все ли функционирует как следует, хорошо ли отлажено взаимодействие с другими сотрудниками.

1. Не берите на себя смелость устанавливать распорядок рабочего дня своего шефа.

Не указывайте ему, не успев переступить порог его кабинета, что должно быть сделано, возможно, шеф наметил на этот день совершенно иной план. Не напоминайте ему без конца, что еще нужно выполнить.

2. Неуравновешенность.

Способствуйте тому, чтобы шеф имел возможность сконцентрироваться на одном вопросе, и не сбивайте его с толку своим неуравновешенным поведением и перескакиванием с одной мысли на другую.

3. Контакты.

Не стремитесь обращаться к шефу с каждой мелочью, а готовьте сразу несколько вопросов, требующих его решения, излагая их ему в порядке важности. Будьте кратки, точны, немногословны.

4. Подготовка к разговору с шефом.

Приготовьте все документы и материалы, которые могут понадобиться, чтобы разговор привел к выработке определенного решения.

5. Затягивание.

Способствуйте тому, чтобы принятие решения не затягивалось.

6. Принятие принципиальных решений.

Вносите предложения, помогающие выработать принципиальные окончательные решения, вместо того, чтобы получать промежуточные и вновь возвращаться к тем же вопросам.

7. Отвлечение.

Старайтесь исключить все, что могло бы отвлечь вашего шефа и этим затянуть решение каких-либо вопросов. Обеспечьте своему шефу возможность в определенные часы работать без помех. Предоставьте ему право распоряжаться своим временем. Действительно берегите время своего начальника.

8. Порядок.

Создайте в своем рабочем кабинете образцовый порядок, чтобы в случае необходимости шеф мог бы сразу же найти то, что ему требуется.

9. Ненужное.

Все ненужное уберите из своего рабочего кабинета.

10. Обзор, и свободные рабочие площади.

Следите за тем, чтобы в поле зрения шефа находились только те вещи, с которыми он должен работать.

Решающий принцип  эффективной организации труда: выполнять по порядку одно за другим, при этом все выполненное сразу же убирать со стола на место.

11. Шеф был в отъезде...

Когда шеф снова возвращается на рабочее место, то на несколько часов оградите его от посетителей. В это время он должен определить по степени важности очередность накопившихся в его отсутствие дел.

12. Когда шеф дает поручение...

Активно и сосредоточенно слушайте его. Перечислите все поручения в порядке их важности и срочности выполнения, чтобы удостовериться, что все понято правильно.

13. Кто звонил? Кто приходил?

Чтобы шеф мог адекватно и быстро реагировать, нужно собрать вместе все сообщения о посетителях или звонивших: когда, кто, по какому вопросу, была ли просьба об ответном звонке, по какому номеру телефона.

14. Номера телефонов.

Действительно ли только один раз понадобится определенный номер телефона? В случае сомнения надо немедленно записать его, чтобы позже он всегда был под рукой.

При возникновении новых деловых контактов, не откладывая, зафиксируйте адреса фирм и их номера телефонов.

В случае необходимости шеф должен иметь возможность сам без задержек найти все эти данные. 15. Звуковое лицо фирмы.

Вежливо и дружелюбно отвечайте на телефонные звонки. Голос должен быть жизнерадостным и четким. Ни в коем случае не допускайте пренебрежительного  тона. Отвечайте по телефону любезно, по-деловому, выражая постоянную готовность помочь.

При общении со звонящими не допускайте разграничения по классовому признаку.

У звонящих должна оставаться уверенность, что фирма еще долго будет оставаться передовой, молодой и процветающей.

16. Обещанные ответные звонки.

Обязательно сдерживайте обещание. Славьтесь своей надежностью.

Следите за тем, чтобы и шеф позвонил, если обещал  это сделать.

17. При большой нагрузке...

Делайте все по порядку: одно за другим.

Установите небольшие перерывы, чтобы удостовериться, соблюдается ли нужный порядок и выдерживается ли план. Установите очередность дел по степени их важности. Сохраняйте спокойствие.

1 8. Работа с почтой.

Должна быть безупречной, никаких послаблений. Чаще справляйтесь с написанием слов в словарях. Если возникают затруднения со знаками препинания, надо взяться за эту тему и проштудировать ее как следует.

Обращайте внимание на стиль переписки и правильность содержания.

Полученные письма внимательно прочитывайте и отвечайте на все поставленные в них вопросы.

В письмах давайте только проверенные сведения, не допускайте расплывчатых неточных сообщений. Проверяйте, все ли приложения к письмам в порядке. Точно соблюдайте правила оплаты почтовых отправлений, не наклеивайте марки просто на глазок.

Если шеф в отъезде, отправьте промежуточное сообщение до получения дальнейших распоряжений.

Во входящей корреспонденции важные сведения отметьте люминесцентным фломастером.

19. Делайте записи...

Не откладывая. Память не всегда так надежна, как этого хотелось бы.

Фиксируйте все идеи шефа в специальной картотеке.

20. Соблюдение сроков.

Как можно оперативнее просите шефа назвать вам все назначенные лично им сроки договоренностей, встреч и бесед.

21 . Больше действовать.

Меньше разговаривайте.

Не затягивайте выполнение дел: выполняйте их сразу.

22. Собственная речь и манера держать себя.

Ухоженный аккуратный вид. Дисциплинированное поведение. Дружелюбный настрой.

23. Сохранение тайн.

Никому не передавайте сведения конфиденциального характера. Не берите на себя руководство "внутрифирменной службой связи". Не проявляйте таланта при производстве и распространении слухов и сплетен.

Не оставляйте лежать открыто никаких документов, составляющих тайну.