Шейнов В. П. Искусство управлять людьми.

льзуют обратную сторону визитной карточки для размещения информации о своей фирме и (или) о себе. Например: автор книги указал перечень 11 написанных им книг и заметил, что это значительно повышает интерес к его персоне со стороны получивших визитку.
8. В визитной карточке необходимо указать номер телефакса (или телекса). Кроме удобства пересылки документов здесь есть и еще одно обстоятельство: отсутствие факса воспринимается как признак незначительности лица (организации).
Факс можно за умеренную плату абонировать на Главпочтамте или в какой-нибудь организации, имеющей это средство связи.
9. Если такая связь есть, желательно указать. Не толькодля удобствапри возможномвизите. Наличие внутренней связи свидетельствует о солидности организации.
То же самое относится к числу указываемых на карточке служебных телефонов — чем больше, тем лучше.
10. Номер домашнего телефона целесообразно указывать лицам творческих профессий, работающим значительную часть временивдомашнемкабинете (писателям, преподавателям). Остальным этого делать не рекомендуется, ибо звонить домой по служебному делу допускается только в чрезвычайных случаях. В деловых кругах укоренилось мнение, что специалист, руководитель должен успевать сделать все необходимое в рабочее время.
Есть и еще обстоятельство, с которым в последнее время приходится считаться деловым людям. Визитка может попасть к криминальному элементу — «домушнику». Информацию с визитки он может использовать для своих «дел».
11. Название должности должно быть максимально информативным, отражая область полномочий. Например: «Зам. директора по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т. п.
12. Размер визитных карточек унифицирован: длина— не более 90 мм, высота — 55 мм. Визитки большего формата не помещаются в стандартную визитницу, поэтому их приходится обрезать.
Вопросы
13. При встрече двух делегаций в каком порядке вручают визитные карточки?
14. Что и где помещают на визитке, если ее посылают для а) рекомендации; б) поздравления; в) соболезнования; г) выражения благодарности или при отъезде из страны пребывания?
15. От какоголица (первого или третьего) делают надписинавизитке?
16. Где делают пометки на визитках, высылаемых в одном конверте нескольким лицам, работающим в одной организации?
17. В течение какого времени принято давать ответ по получении визитной карточки?
18. Какое количество своих визитных карточек должен иметь при себе деловой человек?
Ответы и комментарии
13. Первыми вручаютвизиткихозяева. Начинают обмен визитками руководители делегаций, затем ихзаместители и так далее по степени снижения статуса присутствующих.
14. Визитка может быть использована для нескольких целей. В случае заочного представления некоего лица адресату высылают визитные карточки рекомендующего и рекомендуемого. При этом на визитке первого пишут буквы «p.p.», на второй — ничего. В ответ в адрес представляемого лица посылают визитную карточку без надписей.
В случае поздравления пишут «p.f.»; в ответ высылают визитку с буквами «р.г.». Эти (и последующие) сокращения означают первые буквы соответствующих слов на французском языке.
Если поздравляют с Новым годом (Рождеством), то пишут «p.f. N.A.»; в ответ высылают визитку с буквами «р. г.». Соболезнование выражают на визитной карточке буквами «р.с». Ответ дают с надписью «р.г.». Благодарность выражают буквами «р.г.»; ответ не обязателен.
При окончательном отъезде из страны пребывания на визитке пишут «p.p.c». Ответ не дают.
Все надписи делают карандашом или чернилами в левом нижнем углу визитной карточки.
15. Другие надписи делают при наличии менее официальных отношений от третьего лица: «поздравляет», «благодарит», «рекомендует» и т.п.
16. Если несколько визиток высылают в одном конверте, то в верхнем левом углу каждой из них пишут фамилию лица, которому она адресована.
17. Ответ на полученные визитные карточки надлежит давать визитными карточками в течение суток.
18. Рекомендуется постоянно иметь при себе не менее 10 визитных карточек.
10.3. ЭТИКА ДЕЛОВЫХ КОНТАКТОВ
Благородный человек предъявляет требования к себе, низкий человек— к другим.
Конфуций
Подумайте, как вы ответили бы на предлагаемые ниже вопросы, а затем прочтите наши развернутые ответы и комментарии.
1. К вам пришел посетитель. Перед вашим столом несколько стульев. Приглашая садиться, укажете ли вы на конкретный стул?
Основное правило этики — создавать удобства другому человеку.
Посетителю должна быть предоставлена возможность самому выбрать место, где ему удобнее расположиться. Обычно на занятиях по этой теме почти половина присутствующих высказывают такие суждения: «Нужно указать на конкретный стул, вдруг он сядет далековато от меня», или «Он может сесть так, что мне будет неудобно с ним разговаривать». Здесь мы видим прямое нарушение основного правила этики.
Указывая на конкретный стул, хозяин кабинета подчеркивает свое превосходство (выражение «указать его |место» имеет и такой смысл), как бы акцентируя вни-1 мание на том, «кто здесь хозяин».
Бывают случаи, когда из психологических соображений приходится идти на нарушение данного правила. Например, руководитель вызвал на беседу злостного нарушителя дисциплины, с которым по-хорошему уже не раз говорил. В данном случае он с первых слов указывает приглашенному его место. Аналогично поступает следователь, ведя допрос всвоем кабинете.
2. Кто должен начинать беседу: хозяин кабинета или посетитель ? Какими словами это лучше делать? Начинать разговор без приглашения со стороны хозяина считается неэтичным.
Беседу с посетителем начинает хозяин кабинета словами: «Я вас слушаю» (или аналогичными).
Нередко, пригласив сесть, он хочет закончить какие-то свои дела. Посетитель должен подождать, пока хозяин не
освободится.
3. Хозяин кабинета говорит: «Слушаю вас» и при этом пишет (или читает). Начнете ли вы излагать свой вопрос ? Хозяин кабинета нарушает важнейшее правило этики: обязательное проявление внимания к другому человеку.
Но ведь не сделаешь замечания лицу, который будет решать твой вопрос. И многие начинают говорить, обрекая себя на верный проигрыш.
Смирившись с пренебрежительным отношением к себе, посетитель принижает свой имидж в глазах начальника, провоцируя и в дальнейшем такое отношение к себе и своему вопросу. На языке трансактного анализа это звучит так: руководитель занимает позицию «Родитель» (в данном случае отрицательная оценка им посетителя), посетитель — позицию «Дитя» (беспомощность). Такое распределение ролей (Д-Р) — «Недотепа» — уже провальное для посетителя. Другая ошибка: посетитель начинает говорить, не приводя самые сильные свои аргументы (о приемахубеждения мы говорили в главе 1). Хозяин кабинета слушает вполуха, то есть практически ничего не слышит. В итоге наиболее важные аргументы не сыграют своей роли, что также увеличивает вероятность того, что вопрос останется неразрешенным. Так как же сразу добиться внимания руководителя?
Помолчать. Это интригует, и столоначальники отрывают глаза от бумаг. Но есть и такие, которые повторяют: «Слушаю вас», продолжая заниматься своим делом. Тогда лучше