Шейнов В. П. Искусство управлять людьми.

елефоны, номера факсов и телексов отделений фирмы и расчетные счета.
Дальнейшие записи идут в следующем порядке: 1) дата отправления сообщения; 2) время отправления; 3) адресат (или фамилия); 4) номер факса адресата; 5) фирма адресата.
Далее следует стандартная фраза: «Количество страниц сообщения, включая первую страницу, —...», пробел заполняется от руки после изготовления всего текста;
стандартнаяфраза: «Если Вы получили не все страницы отправления, то позвоните, пожалуйста, потелефону... или
передайте по факсу...» (впечатываются соответствующие номера).
После этого пишут «Comments» (комментарии), вслед за ними — передаваемое сообщение.
Есть и другой стандарт оформления необходимой сопроводительной информации: 1) имя, фамилия отправителя; 2)
дата передачи сообщения; 3) адрес отправителя; 4) номер факса отправителя; 5) количество страниц сообщения,
включая первую; 6) имя, фамилия адресата; 7) фирма адресата; 8) стандартная запись: «Если Вы не получили...» (см.
выше); 9) текст сообщения.
Текст сообщения, напечатанный на компьютере (или пишущей машинке), подписывается отправителем. Каждую страницу текста обязательно нумеруют. Печать ставят только в том случае, если высылается документ. Ответное сообщение должно всегда начинаться с благодарности адресату за его послание.
Если составлен Протокол о намерениях, в конце его обязательно должна присутствовать фраза: «Настоящий Протокол сам по себе не служит юридической основой для коммерческих обязательств подписавших его сторон». Протокол излагается нафирменном бланке инициатора его составления.
Количество экземпляров — два или четыре. В последнем случае — по два экземпляра на каждом языке. Стороны могут иметь по одному экземпляру, если страницы билигновые, то есть текст на каждом листе в двух столбцах на обоих языках. В этом случае обеими сторонами подписывается каждый из столбцов. В подобных документах должен быть указан срок его действия (обычно в пределах года).
Письма и нотариально заверенные копии всех документов на двух языках (родном для вас, для партнера или на английском), отправленныефаксимильной связью, принято дублировать обычным письмом, чтобы адресат мог убедиться в их подлинности и представить, если необходимо, официальным властям. Отправляя факс, необходимо указать в сообщении, что подлинники материалов высылаются почтой.
Интернет и электронная почта
Развитие Интернета предоставило деловым людям и фирмам новые возможности коммуникации посредством электронной почты. Быстрая и относительно дешевая связь существенно облетает обмен информацией независимо от ее объема.
В деловом мире за рубежом признаком хорошего тона считают рассылку благодарностей партнерам: за крупную покупку, за содержательную беседу или выделенное для контактов время. У нас этому препятствовала малая скорость доставки почтовых отправлений. С появлением электронных средств связи «почтовая проблема» в значительной степени перестала быть препятствием для нормальной деловой коммуникации.
Однако новые возможности налагают и определенные обязательства как на отправителей, так и на получателей сообщений. У отправителей не стало уже отговорки на хлопотность написания и отправки благодарностей. А получатели любых сообщений должны в течение 24 часов (не считая выходных дней) ответить по e-mail хотя бы о получении сообщения. Исключение составляют случаи, когда переписка между партнерами имеет давнюю историю и у них уже сложились свои устойчивые традиции.
Если полученное сообщение содержит конкретные вопросы, на которые пока нельзя ответить по существу, формальный ответ желательно все равно дать, а в нем указать, когда ориентировочно можно ожидать более содержательного ответа. В духе времени и установка автоматического огвет-чика отправителю: «Ваше сообщение от получено. Благодарим.»
7.8. САМОПРОВЕРКА- ГРАМОТНЫЙ ЛИ ВЫ КОММУНИКАТОР Кроссворд
По вертикали:
1. Прежде чем начать выступление, нужно сделать...
2. Вступление к речи должно быть...
3. Продолжительность оперативных и инструктивных совещаний не должна превышать... минут.
6. Планирование совещания начинается с того, что определяется его...
7. В основу выступления должны быть положены... слушателей.
8. При прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие...
9. Позиция в общении, характеризующаяся рассудительностью.
ИЯпонская система принятия коллективных решений без проведения совещания.
12. Наличие часов на стене в помещении, где проходит совещание, способствует... его длительности.
13. Вид совещаний, требующих наибольшей подготовки.
15. Совещание — это работа коллективного...
16. Оптимальное число участников обсуждения — до. . человек.
17. Длительность совещания сокращает его основательная...
20. Наиболее оперативное средство передачи письменной информации — это...
По горизонтали:
2. Выступающий должен стараться смотреть на...
4. Отношение «Дитя»—«Родитель»
5. Восприятие выступления улучшается за счет удачной... 7. Наиболее короткий вид совещаний.
10. Лучшему восприятию речи способствует умеренная...
12. В основе выступления лежит одна или несколько... идей.
13. Отношение «Родитель»—«Взрослый».
14. При запрете курить на совещаниях их продолжительность сокращается в среднем на... процентов.
18. Длительность проблемного совещания не должна превышать... часов.
19. Один из видов совещаний — это... совещания.
21. Цены в договорах с французскими партнерами проставляли до введения евро в...
22. Какую силу имеют для американца наши устные обещания? 23.Человек запоминает в среднем... процентов того, что видит.
Глава 8. ИСКУССТВО ведения переговоров
Крупный успех составляется из множества продуманных и предусмотренных мелочей.
В. Ключевский
8 1. ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЕ ДЕЙСТВИЯ: ЧТО ВЫ О НИХ ЗНАЕТЕ?
Все что угодно может быть предметом переговоров.
X. Маккей
Правила, о которых идет речь ниже, являются универсальными. Действенны они не только в случае переговоров делегаций, но и делового разговора с партнером (в том числе зарубежным).