Шейнов В.П. 12 секретов успеха

Правило 7. Не умножайте количество бумаг на столе.

Обычно по 80% бумаг может быть принято решение с первого прочтения — стоит лишь немного подумать над каждой из них. Но реально «с первого захода» решение принимается в 20—40% случаев.
Более серьезные документы мы чаще всего откладываем в сторону, чтобы в спокойной обстановке принять по ним решение.
Однако обстоятельства нередко не отпускают на это времени и в итоге оказывается, что именно на более важные документы остается меньше всего времени. Важные дела становятся срочными чаще всего в результате именно такой практики.
Но даже если так и не произошло, руководитель при таком подходе неэкономно расходует свое время, дважды читая один и тот же документ.
Многие руководители неисполненные документы держат на столе, чтобы они всегда были перед глазами. Что греха таить, многие даже втайне гордятся заваленным бумагами столом, думая, что на посетителя он произведет впечатление чрезвычайной занятости обладателя стола.
На самом же деле такой стол говорит больше о неорганизованности его хозяина и незнании им законов психологии.
Вид стола не должен отвлекать от решения задач, намеченных на данный момент, поэтому для большинства бумаг место в столе или в шкафу.
Предметы же, постоянно находящиеся перед глазами, мы вскоре перестаем замечать. Но посетитель видит по «завалам» на столе, как велик ваш долг перед организацией. Особенно гнетущее впечатление производят пожелтевшие бумаги (на всякий случай помните, что под солнечными лучами бумаги желтеют в считанные дни).

Правило 8. Рационализируйте чтение.

Наиболее радикальное средство для этого - освоить специальную технику быстрого чтения (для этого имеются соответствующие пособия и курсы). Это позволит тратить на чтение документов л литературы в 3-5 раз меньше времени.
Издания, получаемые организацией. Фирмой имеет смысл класть на общее обозрение после просмотра их и разметки сотрудниками, коим это вменено в обязанности. Их задача — отметить те статьи, разделы, которые могут заинтересовать сотрудников фирмы. Выделение только ключевых слов или разделов публикаций сократит массу времени всем желающим ознакомиться с деловой периодикой.
Из приемов, экономящих время руководителя в части работы с бумагами, отметим следующие:
• первый просмотр входящей корреспонденции («сортировку») целесообразно производить не самому руководителю, а лицу, им назначенному (секретарь, помощник, заместитель, толковый подчиненный, претендент на выдвижение), который направит документ соответствующему подразделению. На этой стадии вместо подписи руководителя достаточно поставить факсимиле;
• поручите кому-то из подчиненных делать «разметку» документов, идущих к руководителю: подчеркнуть ключевые слова, отметить фразы и абзацы, наиболее важные или имеющие непосредственное отношение к данному руководителю. Такая «разметка» сэкономит время всем, кому предстоит работать с этим документом;
• поручите готовить для вас обзоры и рефераты новинок литературы по вашей специальности и по управлению. Это позволит вам не отстать от требований сегодняшнего дня, тратя минимальное время на процесс чтения. Особенно эффективна эта система, если вы подберете заинтересованного и добросовестного помощника и найдете возможность поощрять его творчество и находки.

Правило 9. Экономьте время на совещаниях,

Совещания необходимо собирать только при наличии двух условий:
• без него не обойтись;
• оно подготовлено.
Совещания — один из самых дорогостоящих видов управленческой деятельности и занимают они значительную часть рабочего времени руководителей.
Совещания займут меньше времени и станут более эффективными при выполнении, в частности, следующих условий:
• цели совещания сформулированы конкретно и повестка доведена до участников заблаговременно;
• круг участников — по возможности минимальный;
• каждому приглашенному руководителю разрешено присылать вместо себя своего заместителя (или специалиста) по рассматриваемому вопросу;
• заранее определена общая продолжительность совещания и отведено время на рассмотрение каждого вопроса;
• назначены ответственные за подготовку и прохождение каждого вопроса повестки совещания;
• подготовлены и заранее розданы участникам проекты решения по всем обсуждаемым вопросам;
• вопросы, оказавшиеся неподготовленными, снимаются решительно, причем в протокол совещания записывается замечание лицу, готовившему вопрос;
• председательствующий строго следит за регламентом, не допускает отклонений от темы, обеспечивает активность участников.

Правило 10. Используйте эффект 10 «мелочей».

1) Прежде чем отправиться куда-то по делам — позвоните туда.
Узнайте, есть ли нужный вам человек, часы приема, какие нужно иметь документы. Иначе многие посещения обернутся банальной потерей времени: то нужный человек отсутствует или не может принять, то необходимо иметь при себе какой-то документ и т.д.
2) Постарайтесь заменить посещение телефонным звонком.
В большинстве случаев личное посещение не дает никакого преимущества перед разговором по телефону. Уважающий себя и занятой человек не станет из-за 5-минутного разговора тратить два часа на дорогу и ожидание под дверью кабинета. Информацию можно получить по телефону и при решении бытовых вопросов. Например, узнать о наличии нужного товара в магазине, лекарства в аптеке. Сообщат все: и стоимость, и производителя, и все остальное.
3) Компонуйте однородные дела и телефонные звонки.
Старайтесь выезжать по делам по-возможности лишь тогда, когда в месте поездки (или в близлежащих) образуется несколько дел для вас То же и с телефонными звонками: позвонив в одно место, наберите сразу и других требуемых вам абонентов — это займет в целом меньше времени.
4) Не надейтесь на память, записывайте информацию, представляющуюся вам полезной. Помните: мы забываем 90% того, что слышим, 50% того, что видим, и 10% того, что делаем. Ваша большая информированность обернется, в частности, и выигрышем времени.
5) Используйте для работы и чтения время ожидания приема, в очереди, в дороге и т.д. Способность работать в любых условиях, используя для этого малейшую возможность, характерна для делового человека. Эта черта бросается в глаза особенно при наблюдении за нашими иностранными партнерами. Чтобы выполнить данный совет, нужно всегда иметь при себе какие-либо материалы для работы — на всякий случай (а случаев таких найдется сколько угодно).
6) Всегда носите с собой чистую карточку и карандаш для записи удачных мыслей (совет А. Маккензи). К сожалению, память наша такова, что мы забываем даже самые блестящие мысли (в том числе и свои). А они могут прийти в любое время суток в любой обстановке, так как мысль наша работает непрерывно (хотя и не всегда осознанно) над разрешением наших проблем.
7) Не тратьте время на сетования по поводу неудач.
Этим грешат многие — «поплакаться в жилетку» после досадного просчета, а особенно — в случае неудачного, стечения обстоятельств. Эта пустая трата времени не поднимает вашего престижа и не лечит рану, а только бередит ее.
8) Анализируйте свои привычки и наклонности, чтобы избавляться
от вредных. Этому весьма способствует: а) изучение своих рабочих
планов и отметок об их исполнении; б) обсуждение с близкими
людьми своего стиля деятельности.
9) Решив трудную задачу, наградите себя кратким отдыхом.
Насладитесь сознанием своего успеха. Положительные эмоции
вольют в вас новую энергию, которую вы употребите не на текучку, а на решение следующей важной задачи.
10) Не считайте, что методы и приемы вашей работы — самые
лучшие. Постоянно ищите способы экономии своего времени и вре-
мени своих сотрудников.
12.3. О применимости рекомендуемых правил

Всегда можно найти достаточно времени, если употреблять его хорошо.
И.Гете

Просмотрев перечень этих принципов и советов, вы, думается, согласитесь, что все они (исключая специфические производственные вопросы) применимы и вне работы, в повседневной жизни. В ней тоже не хватает времени, а отпущенное нам время мы часто расходуем бездарно.
Конечно, некоторые правила применительно к домашним условиям претерпевают изменения. Например, правило 5 может прозвучать так: «Как можно больше дел поручайте детям». Польза от этого (как и в случае с работой) двойная — и экономия времени, и воспитание.
Рекомендуемые принципы годятся как для управляющих, так и для исполнителей, поскольку руководитель заинтересован в наибольшей отдаче своей команды, то целесообразно внедрить эти принципы в своем подразделении. К тому же и самому руководителю легче совершенствоваться в более организованной среде.


Пожелания

* Время от времени просматривайте данные рекомендации,
освежайте их в памяти — до тех пор, пока они не станут для * вас постоянно действующими правилами. © Фиксируйте любые, даже на первый взгляд незначительные успехи, выразившиеся в выигрыше времени, — это ускорит усвоение вами приемов рационального использования своего времени.



12.4. Не будем медлить!

Самое важное в каждом деле — пересилить момент, когда вам не хочется работать.
И.Павлов

»
Одним из свойств человеческой психики является медлительность. Конечно, наиболее заметно она выражена у флегматиков. Однако трудно найти человека, который не помедлит, не пооткла-дывает на завтра, вместо того, чтобы сразу приступить к трудному или неприятному делу («вправить мозги» нерадивому и склочному работнику, заняться конфликтом подчиненных, подготовить докладную по запутанному вопросу и т.п.).
Специальные исследования показывают, что на счету этой нашей слабости — медлительности — больше потерянного, растраченного на мелочи времени, чем у любого другого фактора, снижающего эффективность труда руководителя.
Надежным противодействием медлительности служит неукоснительное следование изложенному выше правилу: «Беритесь прежде всего за важнейшие и за срочные дела». Однако, чтобы облегчить преодоление барьера отрицательных эмоций при переходе к неприятному делу, мы не ограничимся лишь формулированием этого правила, а рассмотрим эту ситуацию подробнее.
У медлительности есть две главные союзницы: а) привычки и б) инерция.


Привычки управляют нами
Изменить свои привычки трудно. Но если попытаться это сделать, то начать надо, конечно, с их описания. Это можно сделать, например, записав дела и обязанности, которые мы привыкли делать сразу, не задумываясь, и делаем это легко, как бы между прочим.
Конечно, такой список составляется не умозрительно (что очень трудно), а в процессе своей деятельности, как бы глядя на себя со стороны. Многие привычки подскажут вам ваши близкие, друзья, сослуживцы, чем значительно облегчат вашу задачу.
Особенно обратите внимание на привычку откладывать — какого сорта дела вы стремитесь отложить?

Инерция проявляется в том, что продолжать дело легче,
чем начинать новое.

Помня это, можно рекомендовать облегчить подход к новому делу тем, что начинать его с самого легкого шага. (Кстати, многие с детства помнят, наверное, антипсихологическую рекомендацию — начинать уроки с самых трудных предметов.) Думается, что не для одного школьника эта дополнительная трудность перетянула чашу весов в пользу футбола или кино. На традиционный вопрос родителей: «Почему до вечера не сел за уроки?», известен и ответ: «Не знал, как начать».
Если дело большое, а тем более — общественно значимое, то применяетсявторой способ — чисто психологический: начинать приучать себя к мысли, что не начать новое дело, откладывать его — просто нельзя. Достигается это сообщениями всем окружающим о том, что вы начинаете новое большое дело. После того, как все

кругом об этом узнают, уже неудобно перед людьми не начать — прослывешь болтуном.
Этот способ (как и все другие, здесь рекомендуемые) автор многократно проверил на себе. В частности последний прием использую постоянно, когда чувствую, что оттягиваю момент начала написания новой книги. Или когда ее создание затягивается, и конца книги не видно, а надо ускорить завершение работы. Результат: это уже 14-я книга, написанная за последние 5 лет.
Наиболее распространенные случаи: неприятное дело, сложное дело и неопределенная ситуация.
Рассмотрим каждый из этих случаев.

Неприятное дело
Такие дела чаще всего откладываются в надежде, что «обойдется» («образуется»).
Однако чаще не обходится, а усугубляется. Например, промедление с повышением оплаты труда приводит к конфликтам и потере наиболее ценных работников. Откладывание разрешения конфликта ведет к его разрастанию и углублению.
Порой достаточно задуматься об отрицательных последствиях не принятых своевременно должных мер, как сразу расхочется медлить.
Проанализировав свою работу, вы, вероятно, получите подтверждение тому, что 80% конфликтных ситуаций дают 20% подчиненных, а 80% неприятностей вы имеете от 20% дел. Именно этим подчиненным и этим делам необходимо больше внимания. Тем самым значительно уменьшится ваша «служебная задолженность».
Полезно установить себе срок (реальный) исполнения неприятного дела, записать его так, чтобы запись эта в течение дня неоднократно попадала в поле вашего зрения. Еще лучше сообщить об этом сроке окружающим.
Если дело особенно неприятное, можно в качестве «приманки» пообещать себе приз за его исполнение. Им может быть то, о чем Вы давно мечтаете, но все время отказываете себе в этом удовольствии (посвятить целый вечер чтению, побездельничать, купить наконец то, что очень хочется, но жалко денег, и т.п. — у каждого найдется приз для себя).

Сложное дело
Есть несколько приемов, облегчающих вхождение в дела, к которым не знаешь, как подступиться.
• Один из них - разбить задачу на подзадачи. Это дробление значительно облегчает поиск первого шага, самого трудного.

• Второй прием — начать е конца, Например, если дело должно завершиться подачей доклада руководству, то можно начать с попытки написать этот доклад. Сразу встанет десяток вопросов: кому адресовать, с кем согласовать, чьи интересы он заденет, какие возможны реакции различных служб на этот доклад, какие разделы он должен содержать, какие логически возможные варианты решения и т.д. Запишите все эти вопросы, сгруппируйте их - и первоначальный план действий готов.
• Третий прием — «метод десятимииуток». Вы обязуетесь (перед собой) 2-3 раза в день уделять по 10 минут этому трудному делу. Ясно, что за столь короткое время вы сможете лишь «отщипнуть кусочек» от стоящей перед вами глыбы: заказать в архиве, отделе информации, других службах необходимые материалы; поручить сотрудникам подготовить ответы на отдельные вопросы; решить, у кого можно проконсультироваться, кого можно привлечь в помощь, «озадачить их», поочередно поработать с каждым и т.д. (В других случаях алгоритм может быть иной, но идея, по-видимому, ясна.)
Очень часто мы ждем вдохновения. Но, как известно, «вдохновение — это на 90% потение».

Неопределенная ситуация
Принятие решения часто откладывается из-за неполноты имеющейся информации и опасения, что решение может оказаться ошибочным.
Действительным подспорьем здесь может стать «список тревог». Последующие обращения к этому списку показывают, что большая часть тревог оказалась напрасной. Это, с одной стороны, способствует решительности, а с другой — выявляет действительные опасности.

Заключение
Они бросились в бай и победили, когда подумали, что победят,
Тит Ливии
Заканчивая книгу, хочу обратить внимание читателя на следующие моменты.
1. Книга содержит огромный фактический материал, накопленный
многими практиками и исследователями предмета. Эти ценные наработ-
ки будут особенно полезны читателю, если он доведет полученные зна-
ния до уровня практических умений и навыков. То есть будет способен,
постоянно и не мешкая, применять их. Ведь ситуации очень часто требу-
ют мгновенной реакции и не оставляют времени на размышления.
Навыки же вырабатываются лишь в процессе многократного повторения приема. Поэтому постоянно ищите возможности применить полученные знания, а затем анализируйте успехи и неудачи. Увидите, что первых будет все больше, а вторых — все меньше.
2. Поскольку приемов много, то процесс выработки умений и навыков может затянуться. Из памяти же в это время будут улетучиваться полученные знания. Поэтому, наш второй совет — периодически просматривайте книгу, чтобы быть всегда готовым к применению изученных приемов.
3. Наиболее быстрый способ освоить материал, довести умения и навыки до автоматизма — пройти тренинг под руководством специалиста. Программа соответствующих практических занятий приведена в конце книги.
4. Успех сопутствует настойчивым. Кто не борется, тот уже проиграл. С первого удара дровосека не падает ни одно дерево. Десятки раз ударяет каменотес по каменной глыбе без каких бы то ни было видимых результатов. И вдруг после одного из ударов огромная глыба раскалывается. Ясно, что сокрушил ее не этот удар, а вся совокупность их, создававших микроскопические трещины. Так и в жизни: успех рождается целенаправленной настойчивостью.
5. Очень важно отношение к собственным неудачам. От них не застрахован никто. На большинство людей неудачи действуют демора-лизующе. И только сильные личности умеют «держать удар». Более того, неудачи их еще более мобилизуют. Напомним знаменитое высказывание Уинстона Черчиля — человека, успехам которого могут многие позавидовать: «Успех - это переход от одной неудачи к другой со все большим энтузиазмом». Он же сформулировал самое главное условие успеха в жизни; выступая на эту тему, он сказал самую краткую (вместо ожидавшейся пространной) речь: «Никогда. Никогда! Никогда!! Никогда не опускайте руки!!!»
6. Что способствует подобному умению не сдаваться перед трудностями, не теряться при неудачах? — Вера в свои силы, то есть уверенность в себе. Об этом красноречиво говорят вынесенные в эпиграф слова знаменитого римского историка Тита Ливия (именно уверенность, а не самоуверенность, отличающаяся отсутствием самокритичности). Уверенность в себе обоснованно растет вместе с ростом вооруженности знаниями.
Все у Вас получится!
Успехов Вам!