Шейнов В.П. 12 секретов успеха

25. Многие используют так называемые «народные» способы:
1) набрав последнюю цифру, некоторое время не отпускать диск;
2) сделать паузу перед набором последней цифры. Предполагается, что во время паузы никто не сможет «прорваться» к абоненту, ибо вы его «заняли».
Это ошибочные посылки. Сигнал о набираемой цифре идет в сеть не тогда, когда мы закручиваем диск, а когда он возвращается в исходное положение. Поэтому указанные способы ничего, кроме потери времени, не дают.
Единственный способ дозвониться — беспрерывно набирать номер. Неоценимую помощь при этом оказывает автодозвои, имеющийся во многих новых аппаратах: вы работаете, а аппарат «трудится» за вас, без конца повторяя набор.
26. Ускорять обратное вращение диска ни в коем случае нельзя: сигнал о набираемой цифре может исказиться. Вместо «9» наберется «8», вместо «8» — «7» и т.п.
27. В разделе 5.5 приведено несколько таких способов, как в обычной, так и в телефонной беседе. Чтобы не повторяться, отсылаем читателя к этой главе.
Завершая этот раздел, хочется обратить внимание на то, что наше понимание друг друга при телефонных беседах хуже, чем при непосредственной встрече. В результате нередко возникают недоразумения. Вот пример одного из них.
Директор фирмы позвонил из другого города. «Завтра, приезжаю в II часов. Пришлите машину». Секретарь, принявшая звонок, предупредила шофера, чтобы в II вечера он встречал шефа
Назавтра в II утра позвонил директор и раздраженно спросил, почему его не встречают? Секретарь: «Иван Петрович, вы же всегда приезжали вечером, я и подумала, что в II вечера..,»
Комментарии излишни.
Телефон усугубляет недостатки речи. Особенно неразборчиво передаются числа и числительные.


10 телефонных «грехов»
1. Неясная цель разговора.
2. Импровизация вместо того, чтобы подготовиться к разговору.
3. Неблагоприятное время для звонка.
4. Долгий поиск номера абонента.
5. Звонок без предварительной подготовки необходимых материалов.
6. Предварительно не записаны ключевые слова, план разговора.
7. Не называется цель разговора.
8. Монологи вместо выслушивания ответов на поставленные вопросы.
9. Не ведется последующая запись делового разговора.
10. Неконкретные договоренности.
Многие звонят от растерянности, беспомощности, из тщеславия, в поисках «отдушины», из желания произвести впечатление занятости, избавиться от скуки и т.д.
А вы?
Итак...
Поставьте телефон на удобное место.
Припомните советы, которые только что прочли. Сделайте так, чтобы с вами всегда можно было связаться. И... тут раздается телефонный звонок. Желаем успеха!


9.4. Переписка

Мудр, кто знает нужное, а не многое.
Эсхил

Вопросы для самопроверки
1. Как пишется дата при отправке письма в Европу:
а) месяц, день, год;
б) день, месяц, год.
2. То же — при отправке письма в США.
3. Приняты ли в международной переписке сокращения написания дат типа 21.03.1996?
4. Где ставится исходящий номер на бланках при отправке письма за рубеж?
5. Какая дата (написания или отправления) ставится на письме?
а) написания;
б) отправления.
6. Где ставятся тонки в адресе и дате при отправке письма за рубеж?
7. Сколько интервалов отступают при печатании с красной строки?


Ответы
1. При отправке письма в Европу дата пишется так: день, месяц, год. Например, 21 марта 1996.
2. Письмо в США датируется следующим образом: название месяца, число, год. Например, MAY 3, 1996.
3. В международной переписке не приняты сокращения в написании дат. Название месяца пишется словом.
4. Исходящие номера корреспонденции за рубежом писать не принято. Поэтому исходящий номер ставится только на копии письма, остающейся у вас.

5. На письме ставится дата его отправления, а не написания.
6. При написании адреса и даты точки не ставятся нигде.
7. При печатании с красной строки отступают 5 интервалов.


Вопросы

8. Допускается ли перенос слов в тексте, предназначенном для
отправки за рубеж?
9. Где проставляется наименование адресата, адрес и обращение ?
10. Какими словами принято начинать письменное обращение?
11. В каких случаях при обращении к зарубежному партнеру можно указывать фамилию без имени и инициалов.
12. Какой максимальный объем письма принят для коммерческих предложений ?
13. Какова стандартная концовка делового письма 9
14. Какие слова в письме за рубеж пишутся с заглавной буквы ?


Ответы

8. За рубежом не принято делать переносов слов в тексте.
9. Наименование организации, фамилия адресата и адрес печа-
таются в левом верхнем углу листа, немного ниже даты. Еще ниже
на этой же стороне листа пишут обращение.
10. По-русски обращение должно начинаться словами «Уважаемый...» или «Дорогой»... По-английски — Dear Mr (Mrs), если адресат мужчина (женщина).
11. При обращении к зарубежному партнеру фамилия без инициалов пишется только в том случае, если перед фамилией указаны ученая степень и(или) ученое звание.
12. Принято, что деловое предложение, напечатанное через 1,5— 2 интервала, должно укладываться в 1—1,5 страницы формата А4.
13. Традиционно деловые письма заканчиваются словами благодарности за сотрудничество и надежды на его продолжение. И затем перед вашей подписью — «С уважением...», «Искренне Ваш...».
14. С заглавной буквы кроме собственных имен пишутся имена прилагательные, обозначающие национальную принадлежность (English, Russian); слова в названиях фирм; полные и сокращенные названия месяцев и дней недели; названия должностей; сокращения названий городов, государств, улиц, дорог; названия торговых марок и товаров.


Вопросы
15. В каком порядке подписывается конверт для зарубежного письма ?
16. Обязательно ли посылать перевод вашего письма на язык за-рубежного партнера?
а) да;
б) нет;
в) желательно.
17. Вы получили из-за рубежа факс с деловым предложением. Каким временем вы располагаете для ответа ?
18. В течение какого времени принято отвечать на письменный деловой запрос?
19. Каков срок ответа на телекс?
20. Должностное лицо посылает поздравление в другую фирму. Кому оно должно адресовываться ?
21. Можно ли использовать визитную карточку для поздравления? Если да, то как; если нет, то почему.
22. Означает ли отсутствие ответа в срок, что просто не готовы ответить?
23. Вы пишете деловому партнеру впервые. С чего вы должны начать ваше деловое предложение?
24. Если ваше письмо содержит более одной страницы, нужны ли какие-либо указания на это?
25. Как необходимо складывать листы с текстом письма: текстом внутрь или наружу? Какие письма не рекомендуется сгибать?

Ответы
15. Сначала пишут «кому», а затем — «куда»: фамилия адресата
(инициалы пишут перед фамилией) с обращением Mr (мистер)
или Mrs (миссис).
Если письмо неличное, указывается должность адресата. В случае отсутствия адресата письмо имеет право вскрыть тот, кто его замещает.
Следующая позиция — название фирмы. Затем номер дома, название улицы и города, штата (земли). В самом конце — почтовый индекс и название страны.
16. Желательно посылать письма на двух языках — родном и языке партнера. Это позволит избежать ошибок, связанных с языковыми особенностями.
17. На послание, полученное по факсу, следует отвечать в течение 48 часов, не считая выходных дней.
18. На письменный запрос принято отвечать в течение 10 дней. Если этот срок для Вас не реален, то сразу по получении надо известить об этом адресата. В этом случае Вы имеете право на ответ до 30 дней.
19. На информацию, полученную по телексу, необходимо отвечать в течение трех суток, не считая выходных.
20. Поздравление следует адресовать лицу, равной с поздравителем должности.
21. Визитную карточку можно использовать для поздравлений, рекомендаций, соболезнований и т.д. Как это следует делать, описано в разделе 7.2.
22. Отсутствие ответа в срок воспринимается однозначно: не ответивший — невоспитанный человек. Принято отвечать в любом случае, даже если ответить по существу нечего. В этом случае приносят извинения, что не в состоянии ответить на поставленный вопрос.
23. Если вы пишете партнеру впервые, необходимо представить, свою фирму, ее цели и задачи, виды деятельности и интересы. Еще лучше приложить буклет с подробной информацией о фирме. Его текст желателен на языке адресата либо на английском.
24. Если письмо содержит более одной страницы, то в конце каждой (исключая последнюю) пишется «продолжение следует». Страницы (начиная со второй) нумеруются арабскими цифрами.
25. Листы письма складываются текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, отправляя в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать пополам и даже вчетверо.