Шейнов В.П. 12 секретов успеха

Другие средства
В распоряжении председательствующего есть еще одно средство — регулировать направленность, деловитость выступлений. Для этого не следует допускать отклонений от существа вопроса, затягивания выступлений, стимулируя конкретность, содержательный анализ и реальные предложения. Если начало обсуждения выявило явную неподготовленность вопроса, то необходимо решительно снимать его с обсуждения с записью в протоколе замечания готовившему вопрос за проявленную халатность.


Не только что, но и как
Многое в процессе коллективного поиска решения зависит от тональности, в которой происходит обсуждение. Выступления некоторых участников могут отличаться излишней категоричностью, безапелляционностью в отношении как своих предложений, так и предложений, исходящих от других. Такой тон может нанести серьезный ущерб дискуссии, перевести ее в борьбу честолюбий и обид. Сами по себе безапелляционность, категоричность могут, с одной стороны, настроить против выступающего, а с другой — «похоронить» новый, неординарный подход к решению вопроса. Поэтому председательствующий должен следить за корректностью выступающих, с этой же целью можно регулировать и очередность выступлений.
Еще большая опасность подменять дело чувствами — резкими, бестактными высказываниями одних участников по поводу других. Председательствующий должен самым решительным образом пресекать их. Если же, тем не менее, выступающему удалось больно задеть оппонента, то председательствующему, заинтересованному в активном участии «пострадавшего» в дальнейшем обсуждении, целесообразно поднять его статус на совещании уважительным обращением к нему.

Кому где сидеть
Установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие напротив друг друга, и реже — сидящие рядом. Председательствующий, зная характеры приглашенных на совещание и их сложившиеся (точнее, несложившиеся) взаимоотношения, может, не привлекая к этому внимания, повлиять на рассаживание участников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто могут «сцепиться» и помешать конструктивной работе.

Регламент совещания
Соблюдение процедурных моментов упорядочивает ход совещания. Начинаться и заканчиваться оно должно в заранее назначенное время, чтобы не подрывать доверия к руководителю и к готовившим совещание.

Перерывы
Как уже отмечалось, при совещании длительностью более двух часов необходимы перерывы и устраивать их следует исходя из того, что оптимальное время непрерывной совместной умственной деятельности людей составляет не более 40—45 минут. Если число участников невелико, то целесообразны краткие перерывы через каждый час работы, а если приглашенных много, то через каждые полтора-два часа работы (это определяется большим временем на то, чтобы все желающие могли выйти, а затем успеть войти и занять свои места).
Несмотря на это, перерывы на совещаниях часто не соблюдаются вследствие того, что либо организаторы не воспринимают их надобность всерьез, либо хотят воспользоваться усталостью слушателей, когда они согласны на любое решение, лишь бы побыстрее закончить.

Деловитость выступлений

К сожалению, сравнительно немногие умеют сжато и ясно излагать свои мысли. Для этого необходима тщательная подготовка к выступлению: на основе систематизации и анализа материала отделить главное от второстепенного, найти причины, вывести следствие и, как результат, предложить конкретные меры, аргументированное решение.
Многие докладчики, выступая без подготовки, тратят первые минуты на произнесение слов, не несущих, как правило, никакой информации, а когда доходят до главного, то интерес слушателей уже пропадает. Поэтому задача председательствующего — не только соблюдать временной регламент, но и помочь выступающим более эффективно использовать предоставленное им время.


Регламент выступлений

Одна из задач председательствующего — не позволять нарушать регламент выступлений. Чтобы не злоупотреблять вниманием слушателеи, издавна применялись специальные приемы, например, в некоторых племенах выступающий должен был стоять на одной ноге и поэтому старался говорить покороче. В датском парламенте устроено специальное приспособление, поднимающее трибуну все выше и выше по мере того, как оратор продолжает речь по истечении отведенного ему времени. Смех и советы присутствующих являются столь неприятным аккомпанементом, что мало находится желающих испытать эту процедуру на себе. Существуют и другие способы, помогающие выдерживать регламент выступлений.
У нас это, как правило, одна из обязанностей председательствующего. Некоторые специалисты считают, что в связи с большой нагрузкой ему нужен помощник, который следил бы за соблюдением регламента. Например, когда осталось 3 или I минута и «время истекло», он делает знак выступающему и председательствующему (помощником обычно назначается кто-либо из участников, менее загруженный на совещании).
В помощь докладчику можно ставить песочные часы на 3, 5 или 10 минут, — в зависимости от принятого регламента выступлений.


Курение на совещаниях
Курение во время совещаний удлиняет их. Когда, например, в Польше ввели запрет на курение во время совещаний, то их продолжительность сократилась на 40 %. Стоит задуматься, не правда ли?


Нужны ли доклады?
Доклад по обсуждаемому вопросу нужен далеко не всегда. Во многих случаях достаточно размножить и заблаговременно,раздать участникам информационную справку, содержащую необходимый фактический материал и проекты решений. Такой порядок выгодно отличается от докладов, многие из которых подобны хорошему снотворному.
Если вы сочтете, что доклад нужен, то строить его рекомендуется по определенным рецептам. О том, как этого достичь, рассказано выше.


9.3. Телефон - друг и враг

Обуздай свой телефон.
П.Берд


Деловой телефон
Известный американский специалист по организации личной работы Ален Маккензи среди основных причин потери рабочего времени поставил на первое место нерациональное использование телефона. У 40% менеджеров телефон отнимает более двух часов в день.
Проверим себя по этой части. Укажите лучшие, на Ваш взгляд, решения в нижеследующих ситуациях.


Ситуации

1. Подняв телефонную трубку, Вы скажете:
а) «Говорите»;
б) «Да»;
в) «Слушаю (вас)»;
г) назовете свою фирму и затем «Добрый день»; ,
д) называете свою фирму и себя (фамилию или должность);
е) называете фирму, отдел, фамилию.
2. Спрашивают отсутствующего коллегу, Ваши ответы:
а) «Его нет»;
б) «Он вышел, перезвоните через полчаса»:
в) «Чем я могу помочь?»;
г) «Что ему передать?»;
д) «Он вышел. Вы можете оставить номер своего телефона?».
3. Вас просят передать информацию отсутствующему коллеге.
Вы:
а) увидев, расскажете ему;
б) напишете записку и положите на его стол;
в) попросите того, кто его наверняка увидит, передать со-
держание разговора;
г) предложите перезвонить.
4. До какого (по счету) звонка телефона принято поднимать трубку?
5. Какой ответ предпочтительнее:
а) «Могу ли я вам помочь?»;
б) «Чем я могу вам помочь? >.
6. Если вы не можете ответить на вопрос сразу, то говорите:
а) «Подождите у телефона, я схожу выясню»;
б) «Пожалуйста, перезвоните через...».
7 Позвонили во время обеда:
а) «Все обедают»;
б) «Никого нет»;
в) «Пожалуйста, перезвоните (тогда-то)»:
г) запишете информацию, номер телефона и перезвоните сами


Решения

1. Наилучший ответ — (е). Он лучше других экономит время. Им, во-первых, сразу отсеиваются нередкие ошибочные звонки. (Как часто приходится слышать «А вы куда звоните?») Во-вторых, он дает возможность позвонившему сразу'приступить к делу, так как тот будет знать, кто его слушает: секретарь, директор, специалист или охранник.