Шейнов В. П. Искусство управлять людьми.

его дня... «Текучка заела!» — одно из наиболее распространенных оправданий за несделанное.
Однако, как показали основательные исследования, проведенные в разных странах, включая и Россию, коэффициент полезной занятости в среднем не превышает 0, 65, то есть времени не хватает тому, кто не умеет его использовать. Вывод этот широко известен и стал аксиомой в деловом мире.
Именно поэтому деловые люди в Европе и Америке, хотя и перерабатывают систематически, предпочитают не афишировать это, дабы не быть обвиненными в неумении работать.
Опыт преуспевающих людей, способных делать более других, был тщательно изучен. Выявленные закономерности стали основой для разработки рекомендаций по организации рабочего времени, которые приведены ниже. Предлагаемая техника «управления» своим временем обеспечивает выигрыш во времени в среднем 25—30%. Некоторые из тех, кто ее использовал, успевали за день (и не только на работе) сделать вдвое больше дел. Но это, конечно, исключение. Выигрыш во времени, указанный выше, совершенно реален (и наиболее вероятен) для любого человека. Разумеется, при условии систематического применения рекомендуемых правил и приемов.
12.2 ВОСЕМЬ УНИВЕРСАЛЬНЫХ ПРАВИЛ РАЦИОНАЛЬНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ВРЕМЕНИ
1. Составьте план дня с указанием перечня дел в порядке их важности.
Это первое существенное звено в рациональной организации рабочего дня.
Один из парадоксов состоит в том, что, когда мы не жалеем времени на его планирование, его становится как бы больше.
В своем органайзере список неотложных дел записывайте в порядке их приоритетов: 1) важнейшие дела (по степени
важности); 2) срочные дела (по степени срочности); 3) текущие, несрочные дела (по степени важности); 4) «пока не спросят» (некоторые вопросы «умирают» сами собой).
Легко превратить эти записи в источник ценной информации для анализа расходования времени и последующих выводов.
Сделав дело и зачеркивая запись (например, сплошной прямой чертой), проставьте (хотя бы ориентировочно) затраченное на него время.
Если чего-то не доделали, подчеркните отрицательный результат волнистой чертой; если дело на поверку оказалось не вашим — пунктирной линией (у слабовольного таких дел может быть до 30 %). Каждый может выработать свои знаки. Эти записи откроют вам глаза на особенности вашего делового стиля и на имеющиеся резервы времени. К примеру, торговый агент обнаружил, что 65 % всех продаж: ему «удаются» при первом посещении клиентов, 30 %— при втором, и только 5 % — при последующих посещениях. Обнаружив это, он ограничится лишь двумя посещениями. Результат — увеличение числа продаж на 30%.
План лучше составлять с утра. Если составили его накануне, то утром проверьте себя («утро вечера мудренее»): за ночь треволнения предшествующего дня улягутся, мелочи отсеются, прояснится степень важности различных дел и вопросов.
2. Беритесь в первую очередь за важнейшие и за срочные дела.
Обычно 80 % времени отнимают дела маловажные, приносящие в копилку результативности работы не более 20 %. И наоборот, из десятка дел всегда найдутся два-три, сделав которые, вы уже будете довольны прошедшим днем. Если вопросы за вопросом уже «хватают за горло», они будут лишь лавинообразно нарастать. Их лучше решать в самом зародыше, тогда и времени на нихуйдет меньше.
Правда, есть опасность быть затянутым в пресловутую текучку мелких вопросов, большинство из которых к концу дня и вспомнить трудно.
Применительно к плану дня это выглядит так: 8 не давайте обстоятельствам уводить вас с намеченного пути. Переходите к менее важным и к менее срочным делам, только убедившись, что по делам более приоритетным сделано все возможное.
3. Не распыляйтесь, занимайтесь сиюминутно только одним делом.
Уподобьте себя песочным часам: пропускайте через свое сознание только один вопрос — важнейший для вас на данный момент времени и не переходите к другому, не закончив разрешения предыдущего. «Перескакивание» с вопроса на вопрос — это расточительство, поскольку вновь придется вникать в тот же вопрос. К томуже такое «перескакивание» пагубно сказывается на нервной системе: быстро нарастает утомление, ухудшается качество работы, увеличивается количество ошибок.
Чаще всего правило 3 нарушается, когда во время разговора с посетителем раздается телефонный звонок. Вот рациональный порядок действий:
• если разговор очень важен, трубку не поднимают;
• если разговор заканчивается, то, подняв трубку, скажите: «Одну минуту», положите трубку на стол и, только закончив разговор, приступайте к беседе с абонентом;
• если же до конца разговора далеко, то, спросив у посетителя: «Сколько нам нужно для разговора?», попросите позвонившего перезвонить через минут. Для посетителя это означает, сколько времени вы отводите еще на разговор с ним. Если указанного времени окажется недостаточно, вас опять отвлечет тот же абонент и вы окажетесь в неловкомположении. Следуеттакже учитывать, что, отводя малое время на разговор, выможетесоздать у собеседника впечатление его малозначимости для вас и тем самым обидеть его.
Кстати, отсрочка телефонного разговора нередко приводит к тому, что вопрос будет решен и без вашей помощи. Однако, подняв трубку, не выслушивайте, кто и зачем звонит, ибо при этом вы можете быть втянуты в разговор. Если же спросите и предложите перезвонить, у абонента может возникнуть впечатление, что с кем-либо другим вы поговорили бы (а иначе зачем получать информацию, кто звонит, если не можете говорить).
4. Спрячьтесь от текучки, уединитесь хотя бы на час.
Количество обращений в течение дня бывает столь велико, что невозможно вдумчиво (без помех) рассмотреть важнейшие дела, требующие, как правило, значительного времени.
Если у вас есть помощник (а тем более — секретарь), он может оградить вас от необходимости рассмотрения многих мелких вопросов (хороший секретарь «экономит» до 30 % рабочего времени шефа).
Наиболее эффективной при написании серьезного документа, решении важного вопроса является практика «закрытых дверей». Для этого достаточно запереться, включить автоответчик, а если его нет — попросту отключить телефон! Или уединиться там, где вас без подсказки сотрудников (в случае крайней необходимости) не найдут: в чьем-либо временно свободном кабинете, в библиотеке, в конференц-зале или другом свободном помещении. Иных эффективных способов уйти от текучки мировая практика не выработала.
При этом, как показывает опыт, за время уединения удается сделать именно то, что наиболее важно и необходимо на данный момент. Вы получите и наибольшие результаты, и будете удовлетворены рабочим днем с чувством исполненного долга, осознанием своей силы воли.
5. Старайтесь заменять посещения телефонным звонком.
В большинстве случаев личное посещение не дает никакого преимущества перед разговором по телефону. Уважающий себя и занятый человек не станет тратить время на дорогу и ожидание под дверью кабинета лишь с целью что-либо узнать (о необходимых для решения вопроса документах, о наличии нужного товара в магазине, лекарства в аптеке и т.п.).
Сообщат по телефону все, что вас интересует. Кстати, грубят при этом меньше, чем при личной встрече: ведь не знают, кто звонит. Особенно если звонящий говорит спокойно, с чувством достоинства, уважительно и кратко.
6. Рационализируйте чтение.
Наиболее радикальное средство — освоить специальную технику быстрого чтения (имеются соответствующие пособия и курсы). Это позволит тратить на чтение документов и литературы в 3—5 раз меньше времени. Издания, получаемые организацией, фирмой, имеет смысл класть на общее обозрение после просмотра их и разметки отдельными сотрудниками, коим вменено в обязанности отмечать те статьи, разделы, которые могут заинтересовать сотрудников фирмы. Выделение к