Дмитрук Елена Владимировна. Разработка и совершенствование информационно-аналитического обеспечения ОУ

Информация выступает сегодня как один из главных ресурсов, наравне с материальными и кадровыми. Руководитель должен не только владеть актуальной, точной информацией, но и анализировать и эффективно использовать ее в управленческих решениях (Маневцова Л. М., Бабак С. А. Организация делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении. — М.: Академия, 2004. — с. 43.).

Информационно-аналитическая деятельность является одним из основных инструментов управления дошкольным учреждением. Информация нужна всем: руководителю, сотрудникам, родителям, населению микрорайона, заинтересованным организациям и т. д. Объемы поступающей информации постоянно увеличиваются, поэтому важна процедура отбора информации.

В зависимости от того, кто собирает, анализирует сведения и пользуется ими, можно выделить три уровня информации:

• административно управленческий (руководитель и его заместители)
• коллективно коллегиальный (коллектив)
• общественный (родители и дети).

Для сбора информации используются различные способы:

1. Изучение директивных, информативных, инструктивных, правовых, методических документов, на основе которых организуется деятельность ДОУ.
2. Анкетирование педагогов и родителей.
3. Изучение опыта работы других учреждений.
4. Наблюдение за деятельностью педагогов и детей.
5. Анализ документации, планов, воспитательно-образовательных программ, детских работ, статистических данных.
6. Социологический опрос.
7. Тестирование.

Проведение теста в целях выявления личностного статуса каждого члена коллектива помогает дифференцированно подойти к расстановке кадров по группам. В итоге формируется стабильный микроклимат в коллективе.

8. Мониторинг. Это организация, сбор, хранение, обработка и распространение информации. Проведение мониторинга формирует базу для принятия решений.

Мониторинг кадрового обеспечения дает возможность проанализировать укомплектованность ДОУ кадрами, рост профессионального мастерства, повышение квалификации, образовательный уровень педагогических работников.

Мониторинг социально образовательного уровня родителей и анализ полученных данных позволяет осуществлять дифференцированный подход к каждой семье.

В результате мониторинга здоровья детей, становится возможен индивидуальный подход в организации физкультурно-оздоровительной работы.

Мониторинг уровня развития детей по разделам всех программ ДОУ способствует изучению фактического состояния процесса их усвоения, обоснованности применения методик и приемов и выработке параметров для улучшения полученных результатов.

Объем поступающей в ДОУ информации велик. Одному руководителю невозможно ее собрать, обработать и проанализировать. Поэтому назначаются ответственные за сбор и анализ той или иной информации.

Очень важно, чтобы и руководитель, и подчиненные знали, для чего нужна информация, кому она адресована и где найдет применение.

Информацию получают из любых источников: книг, периодики, пособий, методических разработок, статистических данных, помогающих педагогам в их деятельности.

Информированность руководителя и сотрудников имеет большое значение по следующим причинам:

• самооценка сотрудника в значительной степени зависит от его информированности
• мыслительная деятельность сотрудников, направленная на решение поставленных задач, может получить толчок лишь в том случае, если они проинформированы о рамках и возможностях, в соответствии с которыми они действуют
• с получением информации у сотрудников возрастает готовность к труду, т. к. каждый из них чувствует в этом акте проявление уважения к нему лично
• уверенность в себе и производительность труда сотрудника зависят от того, насколько он информирован о процессе его социального обеспечения
• сотрудники могут уверенно выполнить задание только в том случае, когда перед ними поставили конкретную цель и дали точные указания по ее достижению

- информация лучше всего воспринимается подчиненными в тот момент, когда они ее ждут.

Сбор, уточнение, распространение информации происходит еженедельно на заседаниях административной группы ДОУ (заведующий, старший воспитатель, заместитель заведующего по ХЧ, старшая медицинская сестра). Если требует ситуация, проводятся пятиминутки. Информация, необходимая всему педагогическому коллективу, передается и используется на педчасах, педсоветах, общих и профсоюзных собраниях. Информация для родителей содержится в таких информационных источниках, как журнал для родителей “Страна детства”, уголок «Информация для родителей», реклама ДОУ, представленная визитной карточкой (вид и категория ДОУ, направления деятельности, спектр образовательных услуг); родительские уголки в группах, стенд “Меню на каждый день”.

После сбора и анализа информации следует принятие решения (через приказы, распоряжения, организацию деятельности, контроль, планирование и т. д.).

Система информационного обеспечения в ДОУ способствует рационализации труда руководителя и включает в себя несколько блоков. В каждом блоке определено содержание информации, когда, кто ее собирает и анализирует, где она используется. Хранится информация в ячейках (папках), каждая из которых имеет свое название и код (порядковый номер).

Блок “Нормативно правовая база управления ДОУ”

Данный блок представлен такими нормативно-правовыми документами, как Конституция РФ, федеральные и региональные законы, постановления Правительства РФ, государственные образовательные стандарты, приказы и инструкции федеральных ведомств, письма-разъяснения и методические рекомендации органов управления образованием и т. д.

Блок “ОДР” — организационные документы руководителя.

В блоке содержатся документы, регламентирующие деятельность учреждения:

• лицензия
• свидетельство о государственной регистрации
• свидетельство о государственной аккредитации
• договор с учредителем
• устав ДОУ
• программа развития ДОУ
• годовой план ДОУ.

Блок “К” — работа с кадрами. У этого блока увеличенная схема, поэтому эффективнее оформить данные в виде таблицы.

Подбор и систематизация материалов в методическом кабинете;

• система методической работы в ДОУ
• сведения о самообразовании педагогов
• передовой педагогический опыт.

Блок “ВО” — воспитание и образование.

• взаимодействие сотрудников с детьми
• развитие в игровой деятельности
• речевое развитие
• развитие в изобразительной деятельности
• развитие в музыкальной деятельности
• развитие в театрализованной деятельности
• развитие элементарных математических представлений
• развитие элементарных естественно научных представлений
• развитие экологической культуры
• развитие представлений о человеке в истории и культуре.

Блок “ВЗ” — взаимодействие детского сада с семьей, общественностью:

• сведения о составе семьи
• •сведения об изучении запросов родителей на образовательные услуги
• план работы с неблагополучными семьями
• план работы родительского комитета
• материалы по организации родительских собраний
• спонсорская помощь ДОУ
• материалы по организации дополнительных образовательных услуг
• материалы по организации групп кратковременного пребывания.

Блок “П” — преемственность в работе детского сада и школы:

• •договор о совместной работе
• планы совместных мероприятий для детей, педагогов, родителей
• диагностика развития детей, поступающих в школу
• анализ успеваемости выпускников детского сада.

Блок “МТО” — материально техническое обеспечение:

• •смета
• материально техническое обеспечение
• акт о состоянии пожарной безопасности
• акты СЭС
• сведения об оснащенности спортивного зала, музыкального зала
• паспорта оснащенности кабинетов
• акт готовности к новому учебному году.

Блок “З” — здоровье и здоровый образ жизни:

• показатели здоровья
• показатели физического развития и физической подготовленности детей
• результаты диспансеризации
• акты санитарно гигиенического режима ДОУ
• акты организации рационального питания
• план-график физкультурно-оздоровительных мероприятий
• результаты выборочной диагностики детей подготовительной к школе группы
• анализ работы по обеспечению охраны труда и безопасности жизнедеятельности детей и сотрудников.

В качестве одного из подходов совершенствования документооборота это создание локальной компьютерной сети ДОУ. Локальная компьютерная сеть (локальная сеть) — это связанные между собой в единую информационную систему независимые персональные компьютеры, серверы, принтеры, факсы и прочее телекоммуникационное оборудование.

Локальная сеть создается в учреждении для быстрого доступа к информационным ресурсам других компьютеров, а также к принтерам и иным периферийным устройствам. Она объединяет компьютеры, установленные на сравнительно небольшом удалении друг от друга (в одном помещении или здании). Объединение производится с помощью кабеля (электрического или оптического).

В небольших локальных сетях все компьютеры обычно равноправны. Работники самостоятельно решают, какие ресурсы персонального компьютера (диски, папки или подключенные принтеры) сделать доступными для своих коллег. Основным недостатком таких локальных сетей является слабая защищенность информации от несанкционированного доступа.

В целях обеспечения информационной безопасности один из компьютеров локальной сети может быть выделен в качестве сервера, на котором обычно хранятся наиболее важные сведения. Правила доступа к ним устанавливает администратор сети.

Подключенные к локальной сети компьютеры входят в папку Сетевое окружение. Каждый компьютер, подключенный к локальной сети, является сетевой папкой, содержащей в себе папки дисков. Если к дискам и папкам компьютера предоставлен доступ, то любой пользователь сети может использовать их как свои собственные (например, копировать, удалять или переименовывать папки).

Следует отметить, что доступ к системным папкам бывает неограниченным и ограниченным. К примеру, заведующий дошкольным образовательным учреждением (далее — ДОУ) может просматривать все доступные ресурсы, а старший воспитатель — только необходимые ему папки.

Содержание локального сетевого ресурса ДОУ

В локальной сети дошкольного учреждения можно создать следующие сетевые папки: "Управление", "Старший воспитатель", "Делопроизводитель", "Воспитатель по изобразительной деятельности", "Музыкальный руководитель", "Инструктор по плаванию", "Педагог-психолог".

Каждая папка будет содержать в себе подпапки, которые в свою очередь наполнены необходимыми файлами (документы). Использование материалов сетевых папок позволяет сотрудникам ДОУ работать эффективно и оперативно, постоянно взаимодействуя друг с другом и обмениваясь накопленным опытом.

Для формирования локального сетевого ресурса также необходимо:

• разработать единый классификатор для всех папок с указанием вложений (папка, подпапка, файл)
• перевести нужную информацию в электронный вид
• систематизировать материалы и разместить их в папках и подпапках в соответствии с классификатором
• установить четкий режим обновления информации (рекомендуется один раз в неделю)
• проводить мониторинг и регулирование входящей и исходящей документации (рекомендуется один раз в неделю).

Еще раз подчеркнем, что информация выступает одним из первостепенных ресурсов в деятельности руководителя и играет огромную роль в развитии ДОУ и упрочении его позиций.