|
|
Тамара Майлс. Исполнение в тайм-менеджменте. Прокрастинация и перфекционизмОкончание. Начало см: Третья «П» принципа тайм-менеджмента обозначает приведение в исполнение. Если вы составили план действий и определили приоритеты, пришло время действовать. Сначала вы планируете вашу работу, а затем воплощаете рабочий план в жизнь. Однако существуют факторы, не позволяющие нам достичь оптимального уровня при выполнении работы. Я называю их «похитителями времени». Они включают перфекционизм, многозадачность, прокрастинацию, непредвиденные паузы в работе, поиски вещей, (некоторые) встречи, а также ситуации, когда вы тратите слишком много времени на обдумывание вариантов решения. Это отвлекает нас от воплощения своего плана в жизнь. единственный способ справиться с «похитителями времени» — научиться их распознавать и выработать стратегии, чтобы им противостоять. ПерфекционизмМногие из тех людей, с которыми мне доводилось работать, — очень успешные руководители и предприниматели. Таким людям, как правило, присуще стремление к совершенству, что зачастую ведет к успешному, но условно оптимальному результату. Мы зациклены на том, чтобы все делать правильно. некоторые из нас могут даже впадать в ступор вследствие перфекционизма: если они полностью не уверены, как надо что-то делать, или сомневаются, что смогут сделать это достаточно хорошо, то предпочитают вообще за это не браться. Мы должны сконцентрироваться на том, чтобы делать необходимое на приемлемом уровне, вместо того чтобы стараться все сделать идеально. направляйте свой перфекционизм на то, что действительно первостепенно. Разумеется, вы стремитесь к совершенству, например в таких вопросах, как воспитание детей или подготовка какого-то важного события, потому что они имеют для вас огромное значение. Однако в большинстве случаев стоит сосредоточить усилия просто на том, чтобы адекватно выполнять нужные задачи. Майкл Фокс* определил это различие очень образно: «Я стараюсь не путать мастерство с совершенством. Мастерства я могу достичь, а совершенство — это удел господа Бога». *Майкл Джей Фокс (род. 1961) — канадо-американский актер, писатель, активист, продюсер, режиссер кино и телевидения. Прим. пер. Воспринимайте старание выполнять нужные задачи на должном уровне как стремление к мастерству, а не к совершенству. Или попробуйте принять на вооружение девиз: «лучше сделать, чем мечтать об идеале». ПрокрастинацияПрокрастинация переводится с латинского как «откладывание на завтра». Это неосознанное стремление отложить начало или завершение дела (или нескольких дел), имеющего приоритетный характер. Способность преодолеть прокрастинацию и взяться за выполнение важных задач может оказать самое большое позитивное влияние на вашу жизнь; это одна из главных отличительных особенностей наиболее успешных людей. Итак, как бороться с прокрастинацией? Прежде всего, важно понять, почему вы откладываете какие-то дела на потом. на это может быть несколько разных причин: — отсутствие ясности относительно сроков, ресурсов и стартовой точки;
В своей книге Eat That Frog* Брайан Трейси пишет: «на работе вам платят и повышают по службе за достижение конкретных, измеряемых результатов. Вам платят за то, что вы вносите ценный вклад, который от вас ожидается. Когда начинают смешивать деятельность и результат, это становится источником одной из самых серьезных проблем сегодня — неспособности выполнять свои обязанности». Когда мы заняты выполнением множества незначительных повседневных задач, на самом деле мы зачастую просто откладываем что-то другое. Мы избегаем работы над крупными проектами или важными задачами, за которые нам платят зарплату. Мы избегаем того, что могло бы стать самым большим нашим достижением. Трейси подчеркивает необходимость работы над тем, что для вас наиболее важно: «ваша способность выбрать самую важную задачу на данный момент, приняться за ее выполнение и завершить ее быстро и качественно повлияет на ваш успех больше, чем любое другое ваше качество или навык». если вы выработаете привычку четко выделять приоритеты и быстро (и качественно) завершать важные дела, большинство ваших проблем в области тайм-менеджмента просто исчезнут. * Издана на русском языке: Трейси Б. Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь. — М. : Манн, Иванов, Фербер. 2013. Прим. пер. Есть десять различных способов перестать откладывать дела. Я не открою для вас америку, вероятно, вы уже слышали об этих стратегиях, но стоит повторить их еще раз.
«Похитители времени» в тайм-менеджментеЯ переехала в СШа, когда училась в университете, и впервые в жизни мне пришлось самостоятельно о себе заботиться, в том числе покупать продукты. Я никогда не забуду, как я впервые пошла в супермаркет и там увидела отдел с кашами и сухими завтраками. Только представьте себе, целый отдел одних каш и хлопьев! Я обожаю хлопья. в Бразилии, где я жила раньше, у нас было всего два сорта: хлопья Frosted Flakes* или простые неглазированные кукурузные хлопья. вот и всё, и мы покупали то, что было. Просто в Бразилии не принято начинать день с хлопьев, традиционным там считается плотный горячий завтрак. Но я-то их обожаю, и я помню, что провела в этом отделе несколько часов: я читала этикетки на всех коробках и открывала для себя бренды, о которых даже не слышала раньше. Я хотела попробовать абсолютно все. *Frosted Flakes — сухой завтрак из кукурузных хлопьев в сахарной глазури производства компании Kellogg. Прим. пер. Оглядываясь назад, понимаешь, что в Бразилии, где выбор ограничивался двумя вариантами, было очень просто: ты покупаешь либо то, либо это. И гораздо сложнее принять решение о том, что именно купить, когда выбор настолько богат, хотя это и приятно для такого любителя хлопьев, как я. Как бы странно это ни звучало, но до того, как у меня появилось трое детей, отдел с хлопьями был тем местом, где я теряла счет времени. Иными словами, покупка хлопьев превращалась для меня в занятие, которое я условно называю похитителем времени. вот еще несколько подобных примеров и возможных способов этого избежать. Многозадачность в тайм-менеджментеПо мере того как усложняется современная жизнь, появляется больше возможностей выбора, больше задач, и каждый из нас стремится найти способы делать всё быстрее вместо того, чтобы задаться вопросом о необходимости выполнения всех этих задач. в попытке шагать в ногу со временем общепринятым выходом становится многозадачность. Однако если вы одновременно работаете над двумя или несколькими задачами или проектами, эффективность вашей работы над каждой из них в отдельности снижается. Исследователь Дэвид Мейер утверждает, что неспособность сконцентрироваться на одной задаче в течение длительного периода времени может обернуться для компании снижением эффективности от 20 до 40%. Результаты исследований по сканированию активности головного мозга свидетельствуют о том, что когда человек выполняет два дела одновременно, то на каждое из них приходится лишь половина его обычной мозговой активности. Таким образом, в случае многозадачности каждое из дел мы выполняем лишь наполовину. Мы физически неспособны делать две работы в одно и то же время: наш мозг не может одновременно концентрироваться на двух разных вещах. вместо этого у нас происходит оперативное переключение мозговой деятельности между двумя задачами, что приводит к стрессу и потере концентрации, поскольку мозгу требуется какое-то время, чтобы переключиться с одной задачи на другую и вернуть прежний уровень внимания. Многозадачность становится неэффективной и, в конечном счете, контрпродуктивной. В 2006 году компания Basex провела опрос, в ходе которого выяснилось, что 50% сотрудников во время телеконференций пишут электронные письма или сообщения. вероятно, вы и сами оказывались в ситуации, когда, разговаривая по телефону, пытались в то же время читать электронную почту. Чем сложнее задачи, над которыми человек работает одновременно, тем выше вероятность допустить ошибку и тем больше времени требуется на переключение с одной задачи на другую. Конечно, есть дела, которыми вы можете заниматься параллельно, например смотреть телевизор и заворачивать подарки или работать и слушать музыку. С музыкой или телевизором это может занять несколько больше времени, но это не столь важно, потому что не приведет к серьезным последствиям. но вот если вы пытаетесь проверять условия договора во время телефонного разговора с кем-то, существенно повышается вероятность ошибки, которая может сказаться на финансовой стороне вашего бизнеса. Мы только вредим себе, когда стараемся успеть сделать больше за меньшее время вместо того, чтобы делать то, что действительно нужно, в имеющийся у нас период времени. Многозадачность работает против вас, когда вы пытаетесь слушать свою голосовую почту, параллельно читая электронные сообщения, или во время деловой встречи изучаете документы, не относящиеся к теме встречи. вместо этого вам необходимо понять приоритеты, определить, какие важные задачи вы должны решить, и выполнять эти первостепенные задачи в порядке очередности. Повторю еще раз: управление временем не означает, что вы выполняете больше дел; это значит, что вы выполняете больше действительно важных дел. Воплощая в жизнь систему управления электронной почтой, о которой мы говорили в главе об организации электронного документооборота, вы будете проверять свою почту три или четыре раза в день в конкретный момент. Однако это не должно происходить во время разговоров по телефону или деловых встреч. если у вас появился соблазн заняться двумя задачами одновременно, вы должны либо полностью исключить одну из задач, либо занести ее в ваше расписание. в противном случае вы будете лишь напрасно терять собственное время, работая менее продуктивно, чем могли бы. Вам могут встретиться результаты недавних исследований, в которых утверждается, что многозадачность может быть эффективной. Однако то, о чем говорится в этих исследованиях, правильнее назвать термином «двухзадачность». Это понятие появилось пару лет назад и набирает популярность среди специалистов по вопросам управления временем. Данный термин означает, что вы начинаете выполнение определенной задачи, и этот процесс продолжается, пока вы переключаетесь на вторую задачу. вы можете делегировать первую задачу кому-то, кто завершит ее выполнение, пока работаете над чем-то другим. Том, CFO молодой технологической компании, отличается высокой продуктивностью и стремится к самосовершенствованию. С ним, как и со многими другими моими клиентами, мы работаем не над тем, чтобы повысить эффективность, а скорее над тем, чтобы усовершенствовать его сильную сторону. У Тома довольно широкий круг обязанностей, который охватывает многие области деятельности компании. его способ подготовки к важному заседанию совета директоров стал удачным примером двухзадачности в действии. Он создал структуру того финансового документа, который ему нужно было представить на совете директоров, и его главный бухгалтер внес туда все необходимые данные, в то время как Том занимался подготовкой других документов для совета. Двухзадачность предполагает, что ваше внимание не переключается постоянно с одного вопроса на другой и обратно — вы запускаете процесс выполнения одной задачи, в то время как работаете над другой. Здесь нет потери концентрации, а значит, нет риска допустить ошибку. вы запускаете одну задачу, а затем полностью концентрируетесь на работе над другой. Это нельзя назвать настоящей многозадачностью, когда вы пытаетесь параллельно заниматься двумя делами, а ваше внимание постоянно переключается с одного на другое. Отвлекающие факторыОтвлекающие факторы в тайм-менеджменте можно условно разделить на две категории. Первая — внешние факторы, когда нас отвлекает кто-то или чтото: например, кто-то заходит в ваш кабинет, звонит или присылает электронное сообщение. вторая категория — внутренние факторы, когда мы сами прерываем работу. например, вы проверяете почту не только в отведенное для этого время, идете налить себе чашечку кофе и смотрите что-то в интернете. Особенно часто это происходит, когда мы откладываем работу. Делаете вы это осознанно или нет, но эти факторы снижают продуктивность. Обратите на них внимание, и вы поймете, насколько сильно они влияют на вашу работу. есть несколько способов исключить или сократить внешние отвлекающие факторы, а также минимизировать время, которое вы проводите, общаясь с другими, что тоже мешает вашей работе.
Сложнее справиться с проблемой, когда вы сами слишком часто отвлекаетесь от работы, например постоянно проверяете электронную почту, Facebook или звоните кому-то. начните относиться к телефонным звонкам так же, как к работе с электронной почтой. выделите время в течение рабочего дня, когда вы делаете важные звонки или перезваниваете кому-то. если вы проверяете почту четыре раза в день, можете привязать к этому времени и проверку голосовой почты. Перезванивайте сразу в том случае, если разговор займет не более двух минут. если это долгий разговор, выберите для него время в расписании. Планируя свои телефонные звонки так, чтобы они не совпадали по времени с периодом максимальной эффективности, вы создаете логику рабочего дня и избегаете лишних отвлекающих факторов. вы сами принимаете взвешенные решения о том, как строить свой день и планировать время. Не позволяйте другим похищать ваш самый ценный невозобновляемый ресурс. Когда вас отвлекают окружающие или вы сами отвлекаетесь от работы, вы напрасно теряете время или позволяете другим красть его у вас. Избежать этого можно, создав и закрепив определенный распорядок дня — это один из лучших способов внедрить практику управления временем в повседневный рабочий процесс. Планируйте телефонные звонки на послеобеденное или наиболее удобное для вас время. если планированием телефонных звонков занимается ваш помощник, четко донесите до него свои предпочтения. Алекс руководит компанией в сфере маркетинга и связей с общественностью. У него несколько сотрудников. Специфика бизнеса требует, чтобы он ежемесячно созванивался со всеми своими клиентами. его рабочий день начинается очень рано, он встает около четырех утра и принимается за работу. Примерно в три часа дня он заканчивает, поскольку после двенадцатичасовой погруженности в работу сохранять концентрацию и продуктивность становится сложно. При этом его помощница назначает два или три телефонных звонка ежедневно. Последний звонок обычно планировался на 14:30 или 15:00, когда рабочий день алекса уже должен закончиться. После каждого звонка ему необходимо было делать записи и фиксировать содержание разговора. Однако к тому моменту он уже слишком уставал, а потому эта задача переносилась на следующий день, когда уже сложно восстановить в памяти детали разговора. алекс попросил помощницу назначать последний телефонный звонок не позднее чем на 14:00, и ситуация значительно улучшилась. Теперь он испытывает меньше стресса, а необходимость переносить работу на другой день отпала. в исключительных случаях или при работе с международным клиентом алекс целенаправленно может внести изменения в свое расписание и начать рабочий день позже. Это очень важный переход от той ситуации, когда что-то происходит независимо от вас, а вы на это реагируете и подстраиваетесь, к такому положению дел, когда вы совершаете осознанный выбор, контролируете свой рабочий день и сами распоряжаетесь своим временем. Украденное времяСегодня все чаще встречаются люди, которые крадут время. например, родители крадут время у своей семьи или сотрудники крадут время у компании. Вспомните, как часто в ресторане или кафе можно наблюдать такую картину семейного обеда: все члены семьи сидят за столиком и ждут, когда у них примут заказ, и тут муж или жена или даже оба выходят из-за стола и отвечают на телефонный звонок по работе. Может быть, вы проверяете электронную почту, сидя на стадионе и наблюдая, как ваш сын играет в футбол? Поступая так, вы крадете время у вашей семьи. Вы стараетесь всё успеть, но это мешает вам проводить время с близкими. У вашего рабочего дня нет четких рамок. Разумеется, случаются форс-мажоры, когда приходится постоянно отвечать на звонки или письма, но в большинстве случаев вы занимаетесь не столь важными делами. Сегодня это стало привычным способом ведения бизнеса, потому что у нас больше нет границы между работой и личной жизнью. Многие из моих клиентов-руководителей сначала отказывались воспринимать подобную критику и заявляли, что я не понимаю специфики их работы. Обычно я настоятельно просила их изменить привычный стиль поведения всего на одну неделю. При нашей следующей встрече они признавались, что их продуктивность и удовлетворенность работой резко повысились. Работа и личная жизнь переплетаются так тесно, потому что мы постоянно находимся на связи. Мы и шага не можем ступить без смартфона и ноутбука. Определяя приоритеты и планируя свои задачи, вы должны четко осознавать, где и когда будете находиться, чтобы полностью посвятить себя этому занятию и не красть время у чего-то другого, более важного. Это один из важнейших уроков тайм-менеджмента: полностью посвящайте себя тому делу, которым решили заняться в данный момент. если вы отдаете себе отчет в том, на что тратите время и каковы ваши слабые точки, вы уже на пути к повышению своей эффективности. Самое важное, что вы можете сделать, чтобы быть уверенным, что уделяете бо'льшую часть времени действительно важным задачам, — это привести в соответствие то, чем вы занимаетесь, с теми целями, которых хотите добиться. Основные выводы
Категория: Статьи » Психология Другие новости по теме: --- Код для вставки на сайт или в блог: Код для вставки в форум (BBCode): Прямая ссылка на эту публикацию:
|
|